Dokumentumkezelés cikkek


Melyiket válasszam a sok vállalatirányítási szoftver közül?

Melyiket válasszam a sok vállalatirányítási szoftver közül? 

Még a kisebb cégeknél is elképesztő mennyiségű adat keletkezik, s ezeket a hatályos jogszabályoknak megfelelve kell kezelni, hogy közben a cégvezetés is képes legyen átlátni az adattömeget és azok alapján felelős döntéseket hozni a holnapra vonatkozóan. Az okos ügyvitelhez integrált vállalatirányítási szoftverek kellenek. Csak számlázóprogramokból közel száz elérhető a hazai piacon.
Kis befektetéssel megelőzhető lenne a baj

Kis befektetéssel megelőzhető lenne a baj 

Május óta él a GDPR, de a Fellowes által megrendelt kutatásból egyértelműen kiderült, hogy a cégek negyede még mindig nem foglalkozik az uniós adatvédelmi rendelettel. Pedig a tavaly megmaradt költségkeretből egy pár tízezres beruházással már sokat tehetünk cégünk biztonságáért.
GDPR: semmi változást nem hozott a cégeknél

GDPR: semmi változást nem hozott a cégeknél 

Május 25-e óta egységes EU-s rendelet szabályozza az uniós tagországok cégeinek adatkezelési szokásait. A rendelet alapvetése az, hogy a személyes adat védendő érték, a törvény betartását pedig még a legkisebb cégeknek is igazolniuk kell, hogy megfelelően kezelik, tárolják és semmisítik meg a náluk lévő adatokat. De vajon a rendelet bevezetése után változtak-e a cégek adatkezelési szokásai? Egy friss, a Fellowes által megrendelt kutatásból kiderült, hogy a kkv-k közel harmada vagy nem hallott a GDPR-ról, vagy nem tudja, hogy az rá is vonatkozik.
Iratmegsemmisítőt NEM ír elő a GDPR

Iratmegsemmisítőt NEM ír elő a GDPR 

Május után komoly büntetésre számíthatnak azok a cégek, amelyek nem megfelelően kezelik a náluk lévő adatokat, ugyanis az új rendelet a magánszemélyeknek sokkal nagyobb betekintést és jogokat ad az adataik kezelésével kapcsolatban.
Digitális dokumentumokkal a GDPR-nek is könnyebb megfelelni

Digitális dokumentumokkal a GDPR-nek is könnyebb megfelelni 

Nagyjából két hónapja maradt felkészülni a magyar vállalkozásoknak a GDPR-re, különösen a sok személyes adatot kezelő szakmák kerülhetnek bajba. Az új rendelkezéseknek nem könnyű megfelelni, de a digitális dokumentumkezelés sokat segíthet mindebben.
Felelőtlenül és sokat nyomtatnak a hazai cégek

Felelőtlenül és sokat nyomtatnak a hazai cégek 

Egy tipikus magyar vállalkozásnál alig tartják számon, hogy melyik munkatárs mit és mennyit nyomtat, az elhasznált papírok mennyiségét pedig nem is lapszámban, hanem doboznyi kiszerelésben mérik, miközben előfordul, hogy az elrontott, de bizalmas szerződések hátoldalát már gyerekek használják rajzolásra.
Előbb-utóbb mindenkinek nemet kell mondania a papírra

Előbb-utóbb mindenkinek nemet kell mondania a papírra 

A digitalizáció és a mobilizáció kell, hogy kapja a legnagyobb hangsúlyt a kis-és középvállalkozásoknál. Mindezek a jövőben a költségcsökkentés és a hatékonyságnövelés legfontosabb elemeivé válhatnak cégmérettől függetlenül.
Búcsút vennének a papírmunkától a cégek

Búcsút vennének a papírmunkától a cégek 

A kis- és középvállalkozások több mint 80 százaléka elbúcsúzna a papírhasználattól főként a számlázás, a pénzügyi jelentések készítése, jogi formanyomtatványok és humánerő-nyilvántartások menedzselése terén – derült ki a Xerox friss kutatásából.
Több időt töltünk a nyomtató előtt, mint szabadságon

Több időt töltünk a nyomtató előtt, mint szabadságon 

Egy átlagos magyar irodai dolgozó évente legalább 19 napot pazarol el a lassú vagy alacsony hatékonyságú eszközök miatt. Többet, mint amennyit a legtöbb ember nyaralással tölt – derült ki a Sharp kutatásából.
Rezsicsökkentés: a munkahelyről lopjuk a papírt...

Rezsicsökkentés: a munkahelyről lopjuk a papírt... 

A nyomtatókban a megbízhatóság, a nyomtatás minősége és ára a legfontosabb. Otthon, hivatalos iratokat, fotót, receptet és iskolai dolgokat nyomtatunk a leggyakrabban - nem ritkán munkahelyről „hazavitt” papírral és patronnal.

Multifunkciósra állnak át a vállalatok 

Az európai vállalatok egyharmada tervezi a jövőben, hogy papíralapú folyamatait felváltva digitális megoldásokat vezet be. Az átállásban a sokoldalú multifunkciós készülékek töltik be a legfontosabb szerepet, mivel lehetővé teszik az irodai dokumentumkezelés optimalizálását, jelentős erőforrásokat takarítva meg ez által a vállalati szektor szereplőinek.

Erre kell figyelni, ha könyvelőt váltunk 

Az új év, sokszor az üzleti év lezárását is jelenti, és vannak, akik ennek apropóján könyvelőjüktől is elbúcsúznak. Ennek fordítottja is előfordulhat, amikor is a könyvelőnek lesz elege ügyfeléből, és felbontja a köztük lévő szerződést. Kérdés, miként kell ezt lebonyolítani úgy, hogy a vonatkozó szabályoknak is eleget tegyünk, és a felek mindegyike számára megnyugtatóan záruljon le az ügy.

Bizalmas iratok a kukában: jobban kell ügyelnünk 

Még mindig egyáltalán nem figyelünk oda a megfelelő papíralapú adatkezelésre és iratmegsemmisítésre. A kb. 200 kg átnézett hulladékból 37 kg tartalmazott visszaélésre alkalmas adatokat, köztük olyan érdekes iratok kerültek elő, mint például magyarországi tartózkodási engedélykérelem vagy egy külföldi nagyhatalom hazánkhoz írt diplomáciai levele – derül ki a Fellowes cég megbízásából készült friss kutatásból.

Olyat is tudnak a takarítók, amit nem kéne 

Túl sok mindent árul el rólunk a szemetünk – derült ki a Fellowes friss kutatásából, amelyet takarítócégek körében végeztek el. A vizsgálati eredmények azt mutatják, hogy a szakszerű megsemmisítés hiányában bizalmas, személyes, illetve fontos üzleti adatokhoz lehet hozzáférni takarításkor.

Házon belül van a nagy gond a legtöbb cégnél 

Egyre nagyobb károkat okoz a cégeknek az adatlopás, ráadásul a hackerek akár már a fizikai gépekben is képesek kárt tenni. Ugyanakkor még mindig kevés figyelem fordul a "házon belüli" biztonsági kockázatokra, pedig itt is lehet nagy galiba.

A múlt században ragadtak a cégek 

Meglehetősen kaotikus képet mutat a dokumentumok kezelése a vállalatoknál. Van, ahol megvalósulni látszik a papírmentes iroda, de sok esetben alig van különbség a mai, és a múlt századi iratkezelési módszerekhez képest – derült ki a a Quattrosoft Kft kutatásából.

Harmadával olcsóbb is lehet a nyomtatás 

A vállalatok túlnyomó része egyszerűen nincs tisztában a nyomtatással kapcsolatos költségek nagyságával, összetételével, illetve eloszlásával. Pedig itt jelentős költségeket lehet lefaragni és közben a hatékonyságunkat is növelhetjük.

Tovább terjed a felhő 

A Barracuda IT-szolgáltató cég előrejelzésévben a felhőalapú adattárolás további elterjedését jósolja 2015-re, enélkül ugyanis egyre nehezebb lesz a munkaerő megtartása, de versenyben maradnak még a legősibbnek számító szalagos tárolók is.

Ha költségekre ügyelünk, a nyomtatókra is figyeljünk 

A legtöbb cég még mindig nem rendelkezik semmilyen nyomtatási stratégiával és sokszor csak megbecsülni tudják, hogy mennyit is költenek havonta papírra, tintára, karbantartásra. Pedig egy kis odafigyeléssel kézben tarthatók a költségek.

A dokumentumkezelés is a felhőbe tart 

A dokumentumkezelési is megbolygatta a gazdasági világválság. Az előrejelzések szerint, forgalmukat a gyártók nagyobb tudású eszközeikkel, illetve dokumentumkezelési szolgáltatásaikkal tudják újra fellendíteni a következő években.

Így nem lesz gondunk a könyvelővel 

Amíg hazánkban több mint ötvenféle adó és járulékfizetési kötelezettség vonatkozik a cégekre, addig bizony egy jó könyvelő sokat megér egy vállalkozásnak. Viszont ehhez nem árt megkönnyítenünk a munkáját. Mutatunk néhány tippet, hogyan!

Gyorsabban, olcsóbban, zöldebben 

Vajon mi lehet az oka annak, hogy Magyarországon még nem tudott elterjedni az elektronikus dokumentumkezelés? Miért van az, hogy a vállalatok nagy része továbbra is minden hivatalos iratot kinyomtat és csupán elenyésző százalékuk jött rá; mennyi időt, energiát és főleg pénzt takaríthatna meg, ha áttérne az elektronikus dokumentációra?

Nem kell a garázsban tárolnunk a cég iratait 

Sok cégnek okoz fejfájást, hogy hol tárolja azokat a dokumentumait, vagy tárgyait, amelyekre a normál üzletmenetben nem, vagy csak ritkán van szüksége. Egy teljes raktár kibérlése túl nagy költség, az irodában pedig csak a helyet foglalja. Ezért egyre népszerűbb már hazánkban is a sajátraktár.

Félnek, nem értik, nem törődnek vele 

A magyar vállalkozások nem sietnek az olyan digitális irodai megoldások bevezetésével, mint az e-dokumentumkezelés, az e-számla vagy a mobileszközök. Vannak, ahol ezt üzleti folyamataik összetettségével magyarázzák, máshol arra hivatkoznak, hogy a virtuális iroda nem olcsó mulatság. Előnyei pedig vitathatatlanok: csökkenti a költségeket, növeli a hatékonyságot, és ami a legfontosabb: kritikus helyzetekben időt takaríthatunk meg vele.

Öt év múlva mindenkinek lesz okostelefonja – ezért nagy üzlet a digitalizálás 

Mind inkább megkerülhetetlen szerepet kap az üzleti dokumentumok digitalizációja, ami jelentősen átrendezi a bevételek alakulását is. A Wintergreen legfrissebb előrejelzése szerint 2020-ra megduplázódik az a jövedelem, amit a piaci szereplők elérhetnek ezen a területen.

Félnek és nem értik a felhőt a magyar cégek 

Keveset nyomtatnak a magyar cégek, a legnagyobb költségeket mégis a számlázás és az adminisztrációs folyamatok generálják. A magyarországi cégek mégsem bíznak a felhőmegoldásokban, amelyekkel csökkenthetnék költségeiket.

Sok kicsi sokra megy: takarékoskodjunk a nyomtatópapírral! 

Egy átlagos irodai dolgozó évente közel 10.000 oldalt nyomtat ki. Ha összeadjuk valamennyi munkatárs papírfogyasztását, egy közepes vagy nagyobb vállalatnál már szabad szemmel jól látható tételt jelent a könyvelésben a papír beszerzésének költsége. Olyan funkciókat mutatunk be, amelyek megkönnyítik az irodai munkavégzést, azonban a felhasználók kevéssé ismerik, vagy nem általánosan elterjedt a használatuk.

A papírkosárba szórjuk a pénzt 

Egy szervezeten belül nap, mint nap rengeteg dokumentum keletkezik. elektronikusan, mégis csupán egy részük jár be később digitális életutat, többségük ugyanis papírra kerül, és sokuk egyszerűen a papírkosárban végzi.

Amikor a kisebb is elég 

Sok vállalatnál kihasználatlanok maradnak a nagyméretű nyomtatók, miközben „láthatatlan” költségeik folyamatosan jelentkeznek a szervezetben.

Nyomtatóban is az olcsót keresik a kkv-k 

Tradicionális szemlélet jellemzi a magyar kis- és középvállalkozásokat a mindennapi irodai eszközök terén, így a nyomtatók használatánál is – derül ki a KutatóCentrum és az Epson felméréséből. A cégeket jellemzően a költséghatékonyság motiválja.

Van olyan terület, ahol leelőzzük versenytársainkat 

Meglepő eredmény: adatvédelemben a magyar kkv-k megelőzik a német, angol és francia versenytársaikat, a magyar cégek a legnagyobb előrelépést a dokumentum menedzsment területén az alkalmazottak képzésére vonatkozó intézkedésekkel és a velük folytatott kommunikációban érték el.

Időzített bomba ketyeg a vállalati szemétben 

Egy hulladékgyűjtő telepen kutatók 763 kg szelektíven gyűjtött papírhulladékot néztek át, amelyből 173 kg bizalmas jellegű, visszaélésre alkalmat adó irat került elő, amihez bárki hozzáférhetett volna. Ez azt jelenti, hogy a kidobott szemét 23 százaléka – megsemmisítés híján – az adatlopás veszélyét és jelentős jogi kockázatot is hordoz. Hasonlóért 10 milliós bírságot is kiszabtak már.

Korai temetni a hazai nyomtatópiacot 

A romló piaci viszonyok ellenére nem kell temetni a magyar dokumentumkezelési szektort. A darabszámok csökkenése, a használt gépek felülreprezentáltsága az új beszerzések ellenében, illetve a nem eredeti kellékanyagok iránti fokozódó kereslet valós problémákat jelentenek, ugyanakkor új fejlődési irányok is mutatkoznak.

Az elavult folyamatok hátráltatják a dolgozókat 

A munkavállalók 82 százaléka gondolja úgy, hogy az elavult munkahelyi gyakorlatok visszafogják őket. A Ricoh Europe által kiadott tanulmány rávilágít arra, hogy az európai vállalatok számára kihívást jelent lépést tartani a technológia generálta változásokkal.

Hogyan válasszunk dokumentumkezelő rendszert? 

Csökkenő hatékonyság, hibás iktatások, a hibák következtében elvesztett anyagok, vagy rosszabb esetben ügyfelek – mind olyan problémák, amelyeken segíthet, ha a cégben figyelmet fordítanak a dokumentum menedzsmentre. Az erre szolgáló szoftverek kínálata hatalmas, segítünk, minek alapján érdemes dönteni.

Az eredmény az, ami igazán számít az ügyfeleknek 

A Ricoh szerint a dokumentum folyamatok fejlesztése meglepő mértékű, akár tíz százalékos bevétel növekedést eredményezhet az olyan stratégiailag fontos területeken, ahol a költségcsökkentés tradicionálisan elvárt, mint pl. kereskedelem és marketing, ügyfél kommunikáció, szerviz és szolgáltatás, új termék kifejlesztése, számlafeldolgozás.

Tonnányit spórolhat  

Egy átlagos közepes méretű vállalat évente több tonna papírral kevesebbet használhat, ha elektronikus dokumentumkezelő rendszert használ. A csökkenő papírfelhasználás nem csak helyet takarít meg és az  iroda-ellátási költségeket csökkenti, hanem a bolygó jövője szempontjából is fontos.

Ugrásszerű fellendülést hozhat az elektronika 

Az elektronikus adat- és dokumentumkezelés a kkv-k hatékonyságának és eredményességének ugrásszerű fellendülését hozhatja magával. Ennek elősegítésére külön szakmai osztályt hozott létre a Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara. 

Egyre népszerűbb a digitális dokumentum-menedzsment 

Egyre nagyobb az érdeklődés a hazai vállalatok körében is a professzionális digitális dokumentumkezelési szolgáltatások iránt. Az üzleti siker szempontjából nagyon fontos, hogy a lényeges dokumentumokhoz gyorsan és megbízható módon hozzá lehessen férni, mégis sok vállalatnak a fizikai és az elektronikus iratok archiválása és elérése is problémát jelent. A dokumentumok kezelésének tekintetében a két talán legfontosabb tényező az elérés és a költség. Ha a szervezetek megoldják, hogy irataikhoz bármikor költség hatékony módon hozzáférjenek, azzal lényegesen csökkenthetik a működési hiányosságokat.

Hogy ne vesszen el egy dokumentum sem… 

Miközben az üzleti siker szempontjából nagyon fontos, hogy a lényeges dokumentumokhoz gyorsan és megbízható módon hozzá lehessen férni, mégis sok vállalatnak a fizikai és az elektronikus iratok archiválása és elérése is problémát jelent. A dokumentumok kezelésének tekintetében a két talán legfontosabb tényező az elérés és a költség. Ha a szervezetek megoldják, hogy irataikhoz bármikor költség hatékony módon hozzáférjenek, azzal lényegesen csökkenthetik a működési hiányosságokat.

Hogyan spórol milliókat a Főtáv? 

Ötnapos szakmai bemutató sorozat vette kezdetét a mai napon a FŐTÁV Zrt. székhelyén, amely során az ELO - Elektronikus Leitz Iratkezelő - rendszerrel ismerkedhetnek meg a meghívott vendégek és szakemberek. A Magyarországon elsőként a FŐTÁV Zrt.-nél bevezetett elektronikus iratkezelő és archiváló rendszer használata is hozzájárult a fővárosi távhőszolgáltató vállalat működési hatékonyságának javításához. A szakmai napok során a résztvevők a gyakorlatban tapasztalhatják meg az ELO rendszer működését.

Heti öt órát veszítenek az irodisták! 

A vállalatok 48 százaléka a szervezeten belül létrehozott üzleti információk több mint felét rendszertelenül kezeli - derül ki a Canon felméréséből. Az AIIM által közelmúltban készített, Európára, Közép- és Dél- Amerikára, Közel-Keletre, Afrikára, Ázsiára és Ausztráliára kiterjedő kutatása során közel 500 főt kérdeztek meg az üzleti dokumentumkezeléssel, illetve vállalati tartalomkezeléssel kapcsolatban. A Canon legújabb felmérése rávilágít a vállalatok dokumentumkezelési hiányosságaira ezen keresztül az optimális dokumentumkezelő rendszerek bevezetésével járó előnyökre.
Feliratkozás a Piac & Profit Online magazin hírlevelére
Privátbankár
Mfor
Piac és Profit

Professzionális online sales és marketing vezetőt keresünk!

Részletek

Privátbankár
Mfor
Piac és Profit

Munkatársakat keresünk!

Online lapcsaládunk bővítéséhez újságírókat, szerkesztőket keresünk.

Részletek

Költségkímélés

Keddtől új világ kezdődik a rollereseknek

Keddtől új világ kezdődik a rollereseknek  

Holnaptól mintegy 50 ezer e-rollerrel már csak kötelező biztosítással lehet közlekedni a hazai utakon.

Adózás

Itt vannak a nyári adóváltozások

Itt vannak a nyári adóváltozások 

Múlt héten megjelentek a Magyar Közlönyben az adótörvényeket érintő évközi változások, ennek apropóján a PwC összefoglalta a legfőbb pontokat. 

Jogi kisokos

A háborúra hivatkozva magasabb bírságot fizethetnek a cégek

A háborúra hivatkozva magasabb bírságot fizethetnek a cégek  

Augusztus 1-től 13 százalékról 15 százalékra emelkedik a Gazdasági Versenyhivatal (GVH) által kiszabható bírság összegének felső határa.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo