Még a kisebb cégeknél is elképesztő mennyiségű adat keletkezik, s ezeket a hatályos jogszabályoknak megfelelve kell kezelni, hogy közben a cégvezetés is képes legyen átlátni az adattömeget és azok alapján felelős döntéseket hozni a holnapra vonatkozóan. Az okos ügyvitelhez integrált vállalatirányítási szoftverek kellenek. Csak számlázóprogramokból közel száz elérhető a hazai piacon.

Május óta él a GDPR, de a Fellowes által megrendelt kutatásból egyértelműen kiderült, hogy a cégek negyede még mindig nem foglalkozik az uniós adatvédelmi rendelettel. Pedig a tavaly megmaradt költségkeretből egy pár tízezres beruházással már sokat tehetünk cégünk biztonságáért.

Május 25-e óta egységes EU-s rendelet szabályozza az uniós tagországok cégeinek adatkezelési szokásait. A rendelet alapvetése az, hogy a személyes adat védendő érték, a törvény betartását pedig még a legkisebb cégeknek is igazolniuk kell, hogy megfelelően kezelik, tárolják és semmisítik meg a náluk lévő adatokat. De vajon a rendelet bevezetése után változtak-e a cégek adatkezelési szokásai? Egy friss, a Fellowes által megrendelt kutatásból kiderült, hogy a kkv-k közel harmada vagy nem hallott a GDPR-ról, vagy nem tudja, hogy az rá is vonatkozik.

Május után komoly büntetésre számíthatnak azok a cégek, amelyek nem megfelelően kezelik a náluk lévő adatokat, ugyanis az új rendelet a magánszemélyeknek sokkal nagyobb betekintést és jogokat ad az adataik kezelésével kapcsolatban.

Nagyjából két hónapja maradt felkészülni a magyar vállalkozásoknak a GDPR-re, különösen a sok személyes adatot kezelő szakmák kerülhetnek bajba. Az új rendelkezéseknek nem könnyű megfelelni, de a digitális dokumentumkezelés sokat segíthet mindebben.

Egy tipikus magyar vállalkozásnál alig tartják számon, hogy melyik munkatárs mit és mennyit nyomtat, az elhasznált papírok mennyiségét pedig nem is lapszámban, hanem doboznyi kiszerelésben mérik, miközben előfordul, hogy az elrontott, de bizalmas szerződések hátoldalát már gyerekek használják rajzolásra.

A digitalizáció és a mobilizáció kell, hogy kapja a legnagyobb hangsúlyt a kis-és középvállalkozásoknál. Mindezek a jövőben a költségcsökkentés és a hatékonyságnövelés legfontosabb elemeivé válhatnak cégmérettől függetlenül.

A kis- és középvállalkozások több mint 80 százaléka elbúcsúzna a papírhasználattól főként a számlázás, a pénzügyi jelentések készítése, jogi formanyomtatványok és humánerő-nyilvántartások menedzselése terén – derült ki a Xerox friss kutatásából.

Egy átlagos magyar irodai dolgozó évente legalább 19 napot pazarol el a lassú vagy alacsony hatékonyságú eszközök miatt. Többet, mint amennyit a legtöbb ember nyaralással tölt – derült ki a Sharp kutatásából.

A nyomtatókban a megbízhatóság, a nyomtatás minősége és ára a legfontosabb. Otthon, hivatalos iratokat, fotót, receptet és iskolai dolgokat nyomtatunk a leggyakrabban - nem ritkán munkahelyről „hazavitt” papírral és patronnal.

Az európai vállalatok egyharmada tervezi a jövőben, hogy papíralapú folyamatait felváltva digitális megoldásokat vezet be. Az átállásban a sokoldalú multifunkciós készülékek töltik be a legfontosabb szerepet, mivel lehetővé teszik az irodai dokumentumkezelés optimalizálását, jelentős erőforrásokat takarítva meg ez által a vállalati szektor szereplőinek.

Az új év, sokszor az üzleti év lezárását is jelenti, és vannak, akik ennek apropóján könyvelőjüktől is elbúcsúznak. Ennek fordítottja is előfordulhat, amikor is a könyvelőnek lesz elege ügyfeléből, és felbontja a köztük lévő szerződést. Kérdés, miként kell ezt lebonyolítani úgy, hogy a vonatkozó szabályoknak is eleget tegyünk, és a felek mindegyike számára megnyugtatóan záruljon le az ügy.

Még mindig egyáltalán nem figyelünk oda a megfelelő papíralapú adatkezelésre és iratmegsemmisítésre. A kb. 200 kg átnézett hulladékból 37 kg tartalmazott visszaélésre alkalmas adatokat, köztük olyan érdekes iratok kerültek elő, mint például magyarországi tartózkodási engedélykérelem vagy egy külföldi nagyhatalom hazánkhoz írt diplomáciai levele – derül ki a Fellowes cég megbízásából készült friss kutatásból.

Túl sok mindent árul el rólunk a szemetünk – derült ki a Fellowes friss kutatásából, amelyet takarítócégek körében végeztek el. A vizsgálati eredmények azt mutatják, hogy a szakszerű megsemmisítés hiányában bizalmas, személyes, illetve fontos üzleti adatokhoz lehet hozzáférni takarításkor.

Egyre nagyobb károkat okoz a cégeknek az adatlopás, ráadásul a hackerek akár már a fizikai gépekben is képesek kárt tenni. Ugyanakkor még mindig kevés figyelem fordul a "házon belüli" biztonsági kockázatokra, pedig itt is lehet nagy galiba.

Meglehetősen kaotikus képet mutat a dokumentumok kezelése a vállalatoknál. Van, ahol megvalósulni látszik a papírmentes iroda, de sok esetben alig van különbség a mai, és a múlt századi iratkezelési módszerekhez képest – derült ki a a Quattrosoft Kft kutatásából.

A vállalatok túlnyomó része egyszerűen nincs tisztában a nyomtatással kapcsolatos költségek nagyságával, összetételével, illetve eloszlásával. Pedig itt jelentős költségeket lehet lefaragni és közben a hatékonyságunkat is növelhetjük.

A Barracuda IT-szolgáltató cég előrejelzésévben a felhőalapú adattárolás további elterjedését jósolja 2015-re, enélkül ugyanis egyre nehezebb lesz a munkaerő megtartása, de versenyben maradnak még a legősibbnek számító szalagos tárolók is.

A legtöbb cég még mindig nem rendelkezik semmilyen nyomtatási stratégiával és sokszor csak megbecsülni tudják, hogy mennyit is költenek havonta papírra, tintára, karbantartásra. Pedig egy kis odafigyeléssel kézben tarthatók a költségek.

A dokumentumkezelési is megbolygatta a gazdasági világválság. Az előrejelzések szerint, forgalmukat a gyártók nagyobb tudású eszközeikkel, illetve dokumentumkezelési szolgáltatásaikkal tudják újra fellendíteni a következő években.

Amíg hazánkban több mint ötvenféle adó és járulékfizetési kötelezettség vonatkozik a cégekre, addig bizony egy jó könyvelő sokat megér egy vállalkozásnak. Viszont ehhez nem árt megkönnyítenünk a munkáját. Mutatunk néhány tippet, hogyan!

Vajon mi lehet az oka annak, hogy Magyarországon még nem tudott elterjedni az elektronikus dokumentumkezelés? Miért van az, hogy a vállalatok nagy része továbbra is minden hivatalos iratot kinyomtat és csupán elenyésző százalékuk jött rá; mennyi időt, energiát és főleg pénzt takaríthatna meg, ha áttérne az elektronikus dokumentációra?

Sok cégnek okoz fejfájást, hogy hol tárolja azokat a dokumentumait, vagy tárgyait, amelyekre a normál üzletmenetben nem, vagy csak ritkán van szüksége. Egy teljes raktár kibérlése túl nagy költség, az irodában pedig csak a helyet foglalja. Ezért egyre népszerűbb már hazánkban is a sajátraktár.

A magyar vállalkozások nem sietnek az olyan digitális irodai megoldások bevezetésével, mint az e-dokumentumkezelés, az e-számla vagy a mobileszközök. Vannak, ahol ezt üzleti folyamataik összetettségével magyarázzák, máshol arra hivatkoznak, hogy a virtuális iroda nem olcsó mulatság. Előnyei pedig vitathatatlanok: csökkenti a költségeket, növeli a hatékonyságot, és ami a legfontosabb: kritikus helyzetekben időt takaríthatunk meg vele.

Mind inkább megkerülhetetlen szerepet kap az üzleti dokumentumok digitalizációja, ami jelentősen átrendezi a bevételek alakulását is. A Wintergreen legfrissebb előrejelzése szerint 2020-ra megduplázódik az a jövedelem, amit a piaci szereplők elérhetnek ezen a területen.

Keveset nyomtatnak a magyar cégek, a legnagyobb költségeket mégis a számlázás és az adminisztrációs folyamatok generálják. A magyarországi cégek mégsem bíznak a felhőmegoldásokban, amelyekkel csökkenthetnék költségeiket.

Egy átlagos irodai dolgozó évente közel 10.000 oldalt nyomtat ki. Ha összeadjuk valamennyi munkatárs papírfogyasztását, egy közepes vagy nagyobb vállalatnál már szabad szemmel jól látható tételt jelent a könyvelésben a papír beszerzésének költsége. Olyan funkciókat mutatunk be, amelyek megkönnyítik az irodai munkavégzést, azonban a felhasználók kevéssé ismerik, vagy nem általánosan elterjedt a használatuk.

Egy szervezeten belül nap, mint nap rengeteg dokumentum keletkezik. elektronikusan, mégis csupán egy részük jár be később digitális életutat, többségük ugyanis papírra kerül, és sokuk egyszerűen a papírkosárban végzi.

Sok vállalatnál kihasználatlanok maradnak a nagyméretű nyomtatók, miközben „láthatatlan” költségeik folyamatosan jelentkeznek a szervezetben.

Tradicionális szemlélet jellemzi a magyar kis- és középvállalkozásokat a mindennapi irodai eszközök terén, így a nyomtatók használatánál is – derül ki a KutatóCentrum és az Epson felméréséből. A cégeket jellemzően a költséghatékonyság motiválja.

Meglepő eredmény: adatvédelemben a magyar kkv-k megelőzik a német, angol és francia versenytársaikat, a magyar cégek a legnagyobb előrelépést a dokumentum menedzsment területén az alkalmazottak képzésére vonatkozó intézkedésekkel és a velük folytatott kommunikációban érték el.

Egy hulladékgyűjtő telepen kutatók 763 kg szelektíven gyűjtött papírhulladékot néztek át, amelyből 173 kg bizalmas jellegű, visszaélésre alkalmat adó irat került elő, amihez bárki hozzáférhetett volna. Ez azt jelenti, hogy a kidobott szemét 23 százaléka – megsemmisítés híján – az adatlopás veszélyét és jelentős jogi kockázatot is hordoz. Hasonlóért 10 milliós bírságot is kiszabtak már.

A romló piaci viszonyok ellenére nem kell temetni a magyar dokumentumkezelési szektort. A darabszámok csökkenése, a használt gépek felülreprezentáltsága az új beszerzések ellenében, illetve a nem eredeti kellékanyagok iránti fokozódó kereslet valós problémákat jelentenek, ugyanakkor új fejlődési irányok is mutatkoznak.

A munkavállalók 82 százaléka gondolja úgy, hogy az elavult munkahelyi gyakorlatok visszafogják őket. A Ricoh Europe által kiadott tanulmány rávilágít arra, hogy az európai vállalatok számára kihívást jelent lépést tartani a technológia generálta változásokkal.

Csökkenő hatékonyság, hibás iktatások, a hibák következtében elvesztett anyagok, vagy rosszabb esetben ügyfelek – mind olyan problémák, amelyeken segíthet, ha a cégben figyelmet fordítanak a dokumentum menedzsmentre. Az erre szolgáló szoftverek kínálata hatalmas, segítünk, minek alapján érdemes dönteni.

A Ricoh szerint a dokumentum folyamatok fejlesztése meglepő mértékű, akár tíz százalékos bevétel növekedést eredményezhet az olyan stratégiailag fontos területeken, ahol a költségcsökkentés tradicionálisan elvárt, mint pl. kereskedelem és marketing, ügyfél kommunikáció, szerviz és szolgáltatás, új termék kifejlesztése, számlafeldolgozás.

Egy átlagos közepes méretű vállalat évente több tonna papírral kevesebbet használhat, ha elektronikus dokumentumkezelő rendszert használ. A csökkenő papírfelhasználás nem csak helyet takarít meg és az  iroda-ellátási költségeket csökkenti, hanem a bolygó jövője szempontjából is fontos.

Az elektronikus adat- és dokumentumkezelés a kkv-k hatékonyságának és eredményességének ugrásszerű fellendülését hozhatja magával. Ennek elősegítésére külön szakmai osztályt hozott létre a Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara. 

Egyre nagyobb az érdeklődés a hazai vállalatok körében is a professzionális digitális dokumentumkezelési szolgáltatások iránt. Az üzleti siker szempontjából nagyon fontos, hogy a lényeges dokumentumokhoz gyorsan és megbízható módon hozzá lehessen férni, mégis sok vállalatnak a fizikai és az elektronikus iratok archiválása és elérése is problémát jelent. A dokumentumok kezelésének tekintetében a két talán legfontosabb tényező az elérés és a költség. Ha a szervezetek megoldják, hogy irataikhoz bármikor költség hatékony módon hozzáférjenek, azzal lényegesen csökkenthetik a működési hiányosságokat.

Miközben az üzleti siker szempontjából nagyon fontos, hogy a lényeges dokumentumokhoz gyorsan és megbízható módon hozzá lehessen férni, mégis sok vállalatnak a fizikai és az elektronikus iratok archiválása és elérése is problémát jelent. A dokumentumok kezelésének tekintetében a két talán legfontosabb tényező az elérés és a költség. Ha a szervezetek megoldják, hogy irataikhoz bármikor költség hatékony módon hozzáférjenek, azzal lényegesen csökkenthetik a működési hiányosságokat.

Ötnapos szakmai bemutató sorozat vette kezdetét a mai napon a FŐTÁV Zrt. székhelyén, amely során az ELO - Elektronikus Leitz Iratkezelő - rendszerrel ismerkedhetnek meg a meghívott vendégek és szakemberek. A Magyarországon elsőként a FŐTÁV Zrt.-nél bevezetett elektronikus iratkezelő és archiváló rendszer használata is hozzájárult a fővárosi távhőszolgáltató vállalat működési hatékonyságának javításához. A szakmai napok során a résztvevők a gyakorlatban tapasztalhatják meg az ELO rendszer működését.

A vállalatok 48 százaléka a szervezeten belül létrehozott üzleti információk több mint felét rendszertelenül kezeli - derül ki a Canon felméréséből. Az AIIM által közelmúltban készített, Európára, Közép- és Dél- Amerikára, Közel-Keletre, Afrikára, Ázsiára és Ausztráliára kiterjedő kutatása során közel 500 főt kérdeztek meg az üzleti dokumentumkezeléssel, illetve vállalati tartalomkezeléssel kapcsolatban. A Canon legújabb felmérése rávilágít a vállalatok dokumentumkezelési hiányosságaira ezen keresztül az optimális dokumentumkezelő rendszerek bevezetésével járó előnyökre.