Nagyon sok mindent meg lehet tudni egy cégről vagy munkavállalóiról a kidobott hulladékuk alapján – állítják a takarító cégek alkalmazottai egy friss Szinapszis-kutatásban. Munkájuk során a takarítók fele hozzájut bizalmas információkhoz, mert a cégek nem fordítanak kellő figyelmet a megfelelő iratmegsemmisítésre. Elöl hagyott szakmai anyagokkal 62 százalékuk találkozott már, több mint felük (56 százalék) kezébe került bizalmas, személyes adatokat tartalmazó dokumentum. A megkérdezett takarítóknak szintén a fele mondta azt, hogy ha akarna, betekintést nyerhetne a személyes és hivatalos levelezésekbe, amelyekből magánjellegű és természetesen szakmai információk is birtokukba kerülhetnének. A cégek pénzügyi helyzete sem marad rejtve előlük, itt is több mint a felük mondta, hogy az erre vonatkozó információkat tartalmazó iratok gyakran szem előtt maradnak, vagy megsemmisítés nélkül landolnak a kukában, legyen szó bevételi eredményekről, bérjegyzékekről, üzleti tervekről.
A válaszadók csaknem fele látott a takarítás közben az összes személyes adatot tartalmazó önéletrajzokat és szerződéseket, körülbelül harmaduk bérpapírokat, partner- és ügyfélkör-adatokat, valamint a cég üzletmenetét, stratégiai terveit érintő dokumentumokat és körülbelül negyedük banki kivonatokat, folyószámla-egyenlegeket is.
Ehhez képest mindössze 8 százalékuk számolt be arról, hogy a megbízó cég legalább megkérte arra, hogy semmisítse meg a leselejtezett dokumentumokat, amelyek tartalmazhattak személyes adatokat, bizalmas információkat. 88 százalékkal ilyen még soha nem fordult elő, és nem hallott ilyen esetről kollégái körében sem, illetve 4 százalékuk nem emlékezett ilyen kérésre.
A megkérdezett takarítók szerint az őket foglalkoztató cégek 90 százalékánál van olyan belső szabályzat, amely a bizalmas információk kezelésére vonatkozik. Ezek a szabályok szinte minden esetben kitérnek a számítógépekre, illetve az asztalon lévő papírokra, de már csak a cégek háromnegyede fordít figyelmet a nyomtatóknál lévő iratokra, a földön talált papírokra, a konyhában, mellékhelyiségben felejtett vagy a szemétben lévő dokumentumokra is. Mindössze 62 százalékuk adott utasításokat a takarítóknak a flipchartokon, táblákon, faliújságon található információkkal kapcsolatban.
A hanyagul kezelt, kidobott, de nem megsemmisített dokumentumok komoly visszaélésekre adhatnak alkalmat, amelynek jogi, sőt büntető jogi következményei is lehetnek, nem beszélve az üzleti vagy reputációs veszteségekről.
„A jogi és üzleti kockázatok ugyanakkor jelentős mértékben csökkenthetőek olyan intézkedésekkel, amelyek garantálják a bizalmas információk és személyes adatok biztonságát, legyen szó akár elektronikus, akár hagyományos hordozón tárolt adatokról. A bizalmas információk és a személyes adatok védelmének a cég teljes szervezetén belül érvényesülnie kell, ami egy átgondolt és az adott cég igényeire szabott stratégiával könnyen megvalósítható. Az ebbe fektetett anyagi és egyéb erőforrások ugyan közvetlenül nem hoznak profitot, de elhanyagolhatóak ahhoz a veszteséghez képest, amit a cégnek az adatok nyilvánosságra kerülése esetén megcsorbult reputációjának helyreállítására kellene költenie” – mondja dr. Halász Bálint ügyvéd, adatvédelmi jogi szakértő.
