Magyarországon jellemzően tizenkét adót és járulékot fizetnek a vállalkozások, de összesen 55-féle van hatályban. Könnyű közöttük eltévedni. Egy jó könyvelő ilyenkor aranyat ér: nem csak azért, mert rendesen kézben tartja a számlákat, ellenőrzi a kiadásokat és a bevételeket, ezen felül befizeti az adót, hanem azért is, mert megakadályoz a végzetes pénzügyi ballépések elkövetésében is. Ahhoz azonban, hogy egy szakértő könyvelő szolgáltatásait a legjobban ki tudja használni, nem árt, ha a kezére dolgozunk egy kicsit. Hertay Ákos, ügyviteli specialista ehhez ad tanácsokat legfrissebb blogbejegyzésében.
Vegyük észre a hibákat
A számlázás nem tréfadolog, nem véletlenül hívják szigorú számadású bizonylatnak. A kötelező formai elemeken kívül leginkább a tartalmon szokott elcsúszni a dolog és az esetek többségében ez már csak akkor derül ki, amikor a számlák már a kibocsátó és a befogadó oldalán is a könyvelőnél vannak, ilyenkor pedig a két könyvelő vad levelezésbe kezd egymással, hogy végrehajtsa a "túszcserét." De ez minket érint a legkellemetlenebbül, hiszen amíg nem jó a számla, addig kifizetve se lesz. Ellenőrizzünk le tehát gondosan minden lehetséges adatot amelyre szükség lehet(kiemelten kezelve az adószámot, amit amúgy sem árt időszakosan ellenőrizni, hogy érvényes-e).
(Fontos azt is tudni, hogy mit és miből könyvelhet le a könyvelő.)
Ahhoz, hogy a bevallások időben elkészüljenek, időben kell nekiesni a bizonylatok feldolgozásának. Mmiután a hó végi nyitott szállítóleveleket kiszámláztuk, az összes kereskedelmi számlával jelentkezzünk a könyvelőnél már a hónap első napjaiban, a többi rezsi jellegű számlával amelyekből számszerűen lényegesen kevesebb van és egy részük csak hó közepe felé érkezik meg hozzád ráérünk később csinálni egy második kört.
Őrizzünk meg mindenből egy digitalizált példányt
Amíg a saját számláinkról bármikor nyomtathatunk egy másolatot, a bejövőkért egy hónappal később általában már a könyvelőt kell hívogatni. Szintén komoly utánajárást igényel, ha a saját másodpéldányunkhoz tűzött egyéb bizonylatot, például munkalapot vagy teljesítésigazolást, szeretnénk valamiért viszontlátni. Érdemes lehet ezért minden bejövő számlát, és ügyfél által aláírt bizonylatot beszkennelnünk, majd az ügyviteli rendszerünkben az adott bizonylathoz csatolnunk. Így bármikor, azonnal megtudhatjuk majd, hogy például ki vette át az adott szállítmányt.
Mentsük el a készletértéket minden hó végén
Ha új beszállítóval próbálunk kapcsolatot kiépíteni, valószínűleg kérni fog egy utolsó havi főkönyvi kivonatot. Amikor leadjuk az ilyen irányú kérést a könyvelőnek, máris jön a visszakérdés: mennyi volt a raktárkészlet a hónap utolsó napján? Ha rendes ügyviteli rendszerünk van, ezt vissza tudjuk lapozni, ha nem, akkor is legalább exportáljuk ki a raktárkészletet (értékekkel!) minden hó végén.
Legyünk tisztában azzal mennyi pénzünk van!
Napi szinten vezetett pénzügyi nyilvántartás nélkül nehéz lesz időben megfogni a kintlevőségeket. A napi utalások kézben tartása nem annyira nehéz feladat, egy ügyviteli rendszer jó esetben nem csak javaslatot tesz a napi utalandókra, de olyan export állományt is generál, amivel a banki terminálba beolvasva szó szerint három kattintásból letudhatjuk a dolgot.
Tartsuk kontroll alatt az ÁFÁ-t
Amikor ügyviteli rendszert használunk amin átpörög minden kimenő és bejövő számla, akkor nincs ijedtség huszadika előtt pár nappal, csak egy rápillantást igényel a hó elején, hogy mennyi lesz a fizetendő ÁFA, a könyvelőtől csak ennek visszaigazolását kapjuk. Ha a kettő között jelentős eltérés van, akkor pedig meglehetősen hamar meg lehet találni, honnan ered a különbség, ha minden bizonylat rendelkezésre áll. Viszont ha manuálisan kezeljük a számlákat és nem tároljuk el a bizonylatokat, komoly gondban lehetünk az ÁFA-fizetésnél.
