A magyar vállalkozások fele nem tulajdonít nagy jelentőséget a dokumentumok nyomtatásának, bár csupán 5 százalékuk állítja, hogy ez az elektronikus dokumentumok alkalmazásából következik. A cégek közel 45 százaléka szerint egyszerűen nem nyomtatnak sokat. Ennek ellenére csaknem minden negyedik vállalkozásnál (23,3 %) a nyomtatás fontos segítő szerepet tölt be a könyvelési, logisztikai, beszerzési, HR stb. osztályokon, 17,4 százalékuk jelentős terméktámogatási eszköznek tekinti a szórólapok, használati utasítások és hasonló anyagok nyomtatását, minden tizedik cég esetében pedig a nyomtatott dokumentum a termék része vagy maga a termék (pl. beszámoló) – derül ki a Sharp felméréséből.
A nyomtatási költségek optimalizációjával kapcsolatban a cégek elsősorban az adminisztrációs folyamatokat jelölik meg. A második helyen a számlázási és logisztikai folyamatok szerepelnek. A legkisebb szerepet a cégek a termékinformáció és az ügyfélszerzés területén tulajdonítják a nyomtatásnak.
Keményen tartja magát az A3 formátum
A felmérés kimutatta, hogy a magyar vállalkozások nem használnak okostelefonokat és táblagépeket a nyomtatáshoz és a dokumentumkezeléshez. Nyugaton a helyzet ennek az ellenkezője: ott a legtöbb cég fontosnak vagy rendkívül fontosnak tartja, hogy a dokumentumok mobil eszközökről is hozzáférhetők legyenek.
Magyarországon a legnépszerűbb többfunkciós berendezések az A4 formátumú színes nyomtatók. Egy átlagos magyar cég csaknem tíz színes és öt egyszínű A4-es nyomtatót üzemeltet. Az A3-as nyomtatókkal rendelkező cégek nem cserélnék kisebbre készülékeiket – csupán 7 százalékuk jelezte, hogy a közeljövőben szívesen beszerezne egy A4-es nyomtatót a nagyobb formátumú gép helyett. Ez valószínűleg azért történik így, mivel az A3-as nyomtatókat általában speciális területeken dolgozó cégek használják, ahol a mindennapok során is szükség van a nagy formátumú dokumentumokra (próbanyomatokat készítő újságszerkesztőségek, nyomdák stb.). Ezek a nyomtatók általában több funkcióval rendelkeznek, és nagyobb teljesítményűek, mint az A4-es készülékek.
Kihasználatlan és meg nem értett felhő
A felmérés eredményei szerint a megkérdezettek közel 70 százaléka felhőszolgáltatáson keresztül is hozzáfér a céges dokumentumokhoz, de 12 százalékuknál alig többen használják ezt a megoldást a mindennapok során. A résztvevők közel 56 százaléka beismerte, hogy a munkahelyén van ilyen lehetőség, de nem használják ki. Ez azt jelentheti, hogy az általánosan elérhető megoldások nem elég kényelmesek a dolgozók számára. Úgy tűnik, hogy a fenti megoldásokat elsősorban a munkaadók kedvelik, amire a meglévő felhőszolgáltatások nagy száma, valamint bevezetésük szándéka mutat (a megkérdezett cégek 30 százaléka alkalmazni kíván valamilyen felhőmegoldást). A hatékony és a dolgozók mindennapjait megkönnyítő felhőszolgáltatások megfelelő megválasztása a közeljövőben nagy kihívást jelenthet a magyar cégek számára.
A felmérésben reszt vett cégek csaknem 43 százaléka elismeri, hogy nem teljesen érti a felhőszolgáltatások működését. Ez abból is adódhat, hogy a felhőszolgáltatásoknak nincs egyértelmű meghatározása, és nagyon sok különböző informatikai megoldás kerül alkalmazásra ilyen név alatt. A vállalkozások attól félnek, hogy a felhőszolgáltatások nem stabilak és nem alkalmazhatók hosszú távon, kritikus helyzetekben nem lesznek hozzáférhetők, és az adatok nehezen szerezhetők vissza belőlük. Egy megkérdezett sem válaszolta, hogy semmilyen aggálya sincs a felhő bevezetésével kapcsolatban.
„Felmérésünk kimutatta, hogy bár a cégek többsége ad hozzáférést dolgozóinak a felhőszolgáltatáshoz, továbbra sem népszerű ez a dokumentumkezelési forma. Pedig léteznek olyan megoldások, amelyek bármikor és bármilyen platformról kapcsolatot létesítenek a céggel, így iOS vagy Android rendszerű okostelefonról vagy táblagépről is, használatuk pedig rendkívül biztonságos, és a dolgozók számára is kényelmes” – állapítja meg Adam Bieniewski, a Sharp Electronics Europe Product Planning menedzsere.
