Napjaink infokommunikációs változásai mind arra mutatnak, hogy egyre inkább valósággá válik az olyan irodai munkavégzés, ahol a  papírfelhasználás minimálisra csökken. Magyarországon 2004-ben, a számviteli törvény módosításával vezették be az elektronikus bizonylat fogalmát, ettől kezdve lehet elektronikus számlát kiállítani. Az ügyintézés során keletkező papírmennyiség csökkenését azonban a jogszabályok már nem csak lehetővé teszik, meg  is követelik. Az e-számlázás tekintetében a vállalkozások körében biztatóbb eredmények születtek, bár az európai országok között természetesen hatalmas különbségek mutatkoznak.

Kép:sxc

Az elektronikus számla olyan nem papír alapú számla, amely egy eredeti példányban készül, és egyszerűen fájlmásolás útján sokszorosítható - a visszaélések elkerülése érdekében természetesen kontrollált, digitálisan aláírt módon. Rozenberszki Zsolt, az R&R Software Zrt. értékesítési vezetője elmondta, hogy az elektronikus dokumentumkezelés nem csak gazdasági, fenntarthatósági előnyökkel is jár. Felhasználói oldalról mindösszesen web-böngészőt, illetve a kezelt dokumentumképek megnyitásához szükséges alkalmazást igényel (.pdf-hez például Adobe Reader-t). Ily módon a rendszer bevezetése sem az IT támogató infrastruktúra fejlesztését, sem plusz karbantartási feladatok felvételét nem igényli.

Az e-számla ugyan még nem terjedt el széles körben hazánkban, de hosszú távon megéri áttérni erre a megoldásra. Ezt bizonyítja az Európai Bizottság egy korábbi becslése is: eszerint az így elérhető megtakarítások mértéke hat év alatt elérheti a 240 milliárd eurót a térségben. Kevesebb papírhasználattal nem csak a környezetet óvják a vállalkozások, de időt, pénzt és helyet is spórolnak. Az elektronikus számlázás bevezetése nem csak jelentős költségmegtakarítást jelent, de a fizetési fegyelem javításához is hozzájárul. Az elektronikus számlázás bevezetése akár hatvan-kilencven százalékos megtakarítást is jelenthet a cégeknek a hagyományos, papír alapú számlázás költségeihez képest. Becslések szerint az e-számlázás révén elérhető költségmegtakarítás kimenő számlánként öt euróra, bejövő számlánként akár húsz euróra is tehető-a megtakarítás mértéke függ a számlák mennyiségétől. A csökkenés többek között a papír alapú dokumentumok előállítási és postaköltségeinél elérhető megtakarításából, illetve az egyes dokumentumkezelési folyamatok felgyorsulásából adódik. A vállalkozások akár teljes éves forgalmuk egy-két százalékának megfelelő megtakarítást is elérhetnek az átállással és a számlázáshoz kapcsolódó folyamatok, például az archiválás optimalizálásával. A bevezetés költségei ráadásul a KKV-k esetében minimálisra szoríthatók. Az elektronikus ellenőrzésnek köszönhetően mindemellett radikálisan csökken a hibás számlák száma, és a rendszer lehetővé teszi a kintlévőségek automatikus és naprakész követelését is.

Az E-számla kibocsátás két típusa

Az E-számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni. A számla ily módon egy elektronikus adathalmaz, ami igazolja a dokumentum tartalmát, valamint azt, hogy az adott időpillanatban valóban létezett. Az e-aláírást, és az annak az alapját képező tanúsítványt az erre engedéllyel rendelkező szolgáltatóknál lehet beszerezni. A másik lehetőség az e-számla kibocsátására egy elektronikus adatcsere rendszer (EDI) alkalmazása, melyhez előzetesen szerződést kell kötni a számlakibocsátó és termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője - azaz a számla befogadója - között, az EDI használatáról. Emellett a számlakibocsátó köteles havonta az adott hónapban kibocsátott számlákról papíron kiegészítő jelentést készíteni, s továbbítani azt a számla befogadója felé. Az E-számla formátuma tekintetében nincs megkötés, de azt az Adóhatóság részére az APEH által meghatározott módon kell átadni. Lehetőség van arra, hogy az E-számlát csak az APEH által elfogadott formátumban, vagy már eleve két formátumban állítsák ki, átkonvertálva a számlákat az APEH által előírt formátumra.  

Az elektronikus számlázás bevezetésének a sárga csekkek visszaszorításában, a készpénzigény csökkentésében is fontos szerpe lehetne. A magyar gazdaságban az összes fizetési tranzakció több mint 80 százaléka készpénzben történik - a Magyar Nemzeti Bank (MNB) adatai szerint. Ha Magyarország elérné a fizetések lebonyolítása terén a fejlett európai országok hatékonyságának szintjét, az évi 100 milliárd forint körüli költségmegtakarítást eredményezne.