A magyar vállalkozások ódzkodnak a virtuális irodától. Az elektronikus dokumentumkezelést azért nem vezetik be, mert állítólag nem nyomtatnak sokat, amúgy pedig szerintük drága. Az okoseszközökkel kapcsolatban a biztonsággal kapcsolatban vannak fenntartásaik, az e-számlát az üzleti folyamataik összetettsége miatt kerülik, a felhőt pedig egyszerűen nem értik, derül ki egy aktuális felmérésből.
– Tízből három-négy vállalkozás használ elektronikus dokumentumkezelő rendszert, legalábbis papíron. Sok vállalatirányítási rendszer része ugyanis valamilyen dokumentumkezelő megoldás, ám a gyakorlatban ezek nem mindig felelnek meg a kívánalmaknak – mondta Laczkó Kristóf, az ELO Digital Office operatív és stratégiai igazgatója.
Lenne hová fejlődnünk az okoseszközök használata terén is: a szakember becslése szerint csak a magyar vállalkozások tizede integrálta a mobileszközöket a napi folyamatokba.
– Pedig ha az autópályán vagyok, az okostelefonról öt perc alatt el tudom küldeni a szükséges dokumentumot, legyen az számla vagy teljesítési igazolás. Ez nem lebecsülendő előny egy NAV-ellenőrzésnél. Az építőiparban egy kötbéres munkánál sem mindegy, hogy ha a helyszínen kiderül, hogy a rendelt termék selejtes, akkor az okoseszközön azonnal el tudjuk-e küldeni a kérdéses termék cikkszámát, kódját, vagy csak jóval később az irodából. Az első esetben lehet, hogy még aznap megérkezik – hangsúlyozta Laczkó.
Az operatív igazgató szerint a munkavállalók saját eszközeinek használata (BYOD) még ennyire sem népszerű a magyar cégek körében: inkább céges eszközöket adnak a munkavállalóknak, viszont a cégvezetők körében gyakoribb, hogy a digitális megoldások a saját tabletjükön vagy telefonjukon futnak.
Még mindig sok a tévhit
– Az elektronikus archiválással, dokumentumkezeléssel kapcsolatban még mindig sok a tévhit a magyar vállalkozások körében – emelte ki Hortobágyi Ágoston, a DO-Q-MENT Kft. tulajdonos-ügyvezetője.
Az e-mailek tárolása például önmagában még nem jelenti az elektronikus archiválást. A szakember szerint a vállalkozások öt-tíz százaléka használ valóban elektronikus dokumentumkezelési rendszert. Csak azért ennyi, mert ennek bevezetése nem olcsó mulatság. – Egy megfelelő időbélyegzővel ellátott, karakterfelismerésre képes rendszer bevezetése negyvenmilliós költség is lehet. Aki napi egy két számlát vagy havonta néhány teljesítési igazolást tárol, annak nem éri meg – vélekedett Hortobágyi.
Annak ellenére sem, hogy a digitális tárolás jelentősen növelheti a hatékonyságot: egy könyvelő munkájának hatvan százalékát az adatrögzítés és -visszakeresés teszi ki, ami elkerülhető lenne egy megfelelő elektronikus archiválási rendszer alkalmazásával. Egy kisebb fuvarozó cégnél is átlagosan nyolc példányban kell másolni egy-egy dokumentumot, mondjuk a fuvarlevelet. Digitális tárolással ez a munka és költség is megspórolható. Áthidaló megoldás lehet a felhő alapú archiválási rendszer, ahol a vállalkozások előfizetnek erre a szolgáltatásra.
– Az ilyen rendszer azonban tudomásom szerint nagyon kevés a hazai kínálatban – mondta.
Nem mindig jó az e-számla
– Van, hogy az üzleti folyamatok nem teszik lehetővé a papír alapú dokumentációt a készpénzes fizetésnél vagy a szállításnál, mégsem tud a cég átállni e-számlára, pedig szeretne. Az elektronikus aláírás neuralgikus pont: egyszerűen nincs meg minden partnernek az ehhez szükséges bizonyítványa – mondta Seres László, a DigitDoc Kft. kereskedelmi vezetője.
A szakember szerint az e-számlázás az indokoltnál lényegesen kisebb mértékben terjedt el. Sok cégvezető nem ismeri pontosan az e-számla előállításának folyamatát, vagy úgy tűnhet számukra, hogy nincsen pontosan szabályozva az elektronikus bizonylatok előállítása és befogadása. Holott vannak olyan megoldások, amelyek feloldják az említett problémákat. Ilyen például a tableten történő aláírás, ami hitelesnek minősül.
– A technológia azonban még viszonylag új, ezért nem terjedt el a mindennapi gyakorlatban – hangsúlyozta Seres László.
