Ha egy vállalkozó úgy dönt, a jövőben másra bízza a könyvelést, legtöbbször az okoz később bajt, hogy nincs tisztában azzal, milyen feladatokkal is jár a könyvelés átvétele, átadása. Pontosabban milyen dokumentumokat és milyen formában kell át -, illetve visszaadnia a könyvelőnek, megbízatása megszűntével. Mit lehet tenni, ha később kiderül, ez is hiányzik, amaz sincs meg, „foghíjas” az átadott iratanyag? Mi a teendő akkor, ha elvileg minden megvan, mégsem egyezik semmi semmivel, azaz van némi gond az adatok megbízhatóságával?

Kép: SXC

Hogy is kell ezt szabályosan intézni?

A Számviteli törvényben nem – de más jogszabályban sem – találunk olyan fejezetet, címet, hogy „a könyvelőváltás szabályai”, így azokat egyrészt a szerződési kötelemre (Ptk.) vonatkozó rendelkezések megfelelő alkalmazásával, valamint a számviteli törvény elvárásait figyelembe véve kell kidolgoznunk – hívta fel a figyelmet Sinka Júlia adószakértő együttműködő partnerünk, az Adó Online oldalán megjelent cikkében.

Első körben a legfontosabb a könyvelési szerződés lezárása, a felelősség kérdésnek tisztázása az esetleges mulasztások, illetve azon jogkövetkezményeket illetően, amelyekre csak később, a felek közti jogviszony megszűntét követően derül fény, a könyvelési anyagok hiánytalan átvétele és átadása az új könyvelőnek (akivel természetesen már megkötötte a megfelelő szerződést a vállalkozó) és mindezek szakszerű dokumentálása.

Iratanyag átadása – mit és hogyan

Gyakorló könyvelők a megmondhatói, milyen sok későbbi kellemetlenség, és az ügyfél által nehezen (vagy egyáltalán nem) honorált többletmunka származik az esetlegesen hiányzó dokumentumokból. Ugyanakkor már „aprócska” cégek viszonylag kisebb könyvelési anyagának átvételekor is szinte lehetetlen ellenőrizni annak teljes körűségét.

A tapasztalt könyvelői szem azonban már a papírok „fizikai állapotából” is sok mindent meglát: így például az iratok jól átlátható, logikusan rendezett lefűzése a korábbi könyvelő precizitásáról árulkodik, míg a „Csáky szalmája” típusú irattározás ennek ellenkezőjéről. Ettől függetlenül, a dokumentumok átvétele jellemzően sokkal inkább bizalmi, mintsem technikai kérdés: az ügyfél – és új könyvelője - feltételezi, hogy a korábbi könyvelő hiánytalanul átadja a bizonylatokat, illetve, ha akad olyan, ami bármi okból kimaradt, azt később eljuttatja az érdekelteknek.

Melyek is azok a dokumentumok, amelyeket a régi könyvelőtől meg kell kapnia a távozó ügyfélnek? Fontos, hogy az alább felsoroltak átadását, átvételét jegyzőkönyvnek kell igazolni!

Számvitelt érintő céges iratok:

Levelezések.

• Utolsó cégkivonat, határozatok könyve, taggyűlési határozatok (pl. a mérlegbeszámoló elfogadásáról, az adózott eredmény felosztásáról).
• Végzett engedélyhez kötött tevékenységek engedélyei.
• Adóbejelentkezés, módosítások.
• Helyi iparűzési adó hatálya alá bejelentkezés, módosítások.
• Bankszámlaszerződés, bankkapcsolatok.
• BKIK, egyéb kamarai bejelentkezés, adatmódosítások.
• Biztosítottak be – és kijelentése, ezzel kapcsolatos adatmódosítások.
• Fontosabb folyamatos szerződések, biztosítások.
• Teljességi nyilatkozatok könyveléstől, vezetőségtől (könyvvizsgálathoz), könyvvizsgálói jelentések.
• Ismert folyamatban lévő főkönyvön kívüli ügyek listája (folyamatban lévő perek, megállapítással zárult ellenőrzések még ki nem vetett mulasztási bírságai, késedelmi kamatok, garanciális kötelezettségek, kezességek…)

Számviteli dokumentációk:

A vállalkozás számviteli szabályzatai (számviteli politika, számlarend, számlatükör, pénzkezelési, leltározási, értékelési, selejtezései, önköltség-számítási szabályzat).

Korábbi évek és lezárt időszak általános dokumentumai:

• Évek főkönyvi kartonjai, naplólistái, főkönyvi kivonatai nyomtatott formában.
• Beszámolók, 1-4 számlaosztályok leltárai, átsorolások leltárai (közzététel igazolása).
• Analitikus kimutatások 1-4 számlaosztály egyenlegeiről.
• Kalkulációk, költségfelosztások, vegyes könyvelések bizonylatai.
• Átsorolások analitikája.
• Bizonylatok (minden könyvelési és egyéb tárgyévet érintő dokumentum).
• Bevallások (Költségvetési, társasági adó, helyi iparűzési adó, áfa, stb.), adatszolgáltatások (Szja, KSH, stb.).
• Bevallások benyújtását igazoló dokumentumok (tértivevény, érkeztető pecsét, elektronikus beküldés visszaigazolása, adófolyószámla).

Könyvelt év nyitó tételeit alátámasztó bizonylatok:

• számlák főkönyvi tételes előző évi záró leltárai.
• Előző év záró bevallásai, adatszolgáltatások.

Tárgyévi dokumentumok:

• Bizonylatok (minden könyvelési és egyéb tárgyévet érintő dokumentum)
• Immateriális javakhoz, tárgyi eszközökhöz kapcsolódó iratok:
• Analitika (mozgások, bekerülési értékek, értékcsökkenés változások, stb.).
• Aktiválási, selejtezési jegyzőkönyvek.
• Szerződések, egyéb dokumentumok, amelyek a befektetett eszközminősítést alátámasztják (használati idő, forgalomképesség, érték, jellege, stb.).
• Értékelési tartalék analitika (hitelesítések, mozgások, átértékelt eszközök egyedi nyilvántartása).
• Könyvön kívüli ügyletek (opciók, terhelések, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.
• Befektetett pénzügyi eszközökhöz, értékpapírokhoz kapcsolódóan:
• Analitika (árfolyam-nyilvántartás, névérték, mozgások, kamatelszámolások).
• Könyvön kívüli tételek (opciók, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.

Készletekkel összefüggésben:

• Mennyiségi, értékbeni nyilvántartások, vagy éves tételes leltározási ívek, jegyzőkönyvek,
• Selejtezések, értékvesztések nyilvántartása (piaci értékelés dokumentációja).
• Analitikák (úton lévő, nem számlázott, bizományosi, fellelt, idegen helyen tárolt, nálunk tárolt idegen, megrongálódott, elfekvő, stb. készletek).
• Könyvön kívüli tételek (opciók, fedezetek, stb.) dokumentumai, információi.

Követelésekhez kapcsolódóan:

• Nyitott tételek listája (jogcím, teljesítés, lejárat, késedelem, stb.).
• Minősítési dokumentumok (felszámolói levelek, a vevőnek küldött, és „ismeretlen címzett” jelzéssel visszajött egyenlegközlők, stb.).
• Váltók eredeti példánya.
• Devizás értékek értékelése (záróárfolyamok, pénzügyi teljesítések, egyéb, a mérlegkészítésig rendelkezésre álló információk).
• Átsorolások analitikája.
• Könyvön kívüli tételek (opciók, stb.) dokumentumai, információi.
• Faktoring elszámolások analitikái, nyitott munkaszámonkénti alábontásban. Az egyes ügyletekhez kapcsolódó teljes körű dokumentációk (szerződések, megállapodások, jogok, kötelezettségek, egyéb információk).

Pénzeszközökhöz kapcsolódóan:

• Átvezetési számla egyenlegének levezetése.
• Pénzeszközállomány-bankegyenlegek egyeztetett állománya.
• Pénztáregyenlegek tételesen felvett leltárral alátámasztott állománya.
• Pénztárkiadási-bevételi bizonylatok, pénztárjelentések.
• Devizaszámlák analitikája, értékelési árfolyamok analitikája.

Saját tőkéhez kapcsolódóan:

• Társasági szerződés, cégkivonat utolsó állapota.
• Egyéb mozgások dokumentumai.

Céltartalék esetében:

• Jogcímenkénti mozgásai.
• Minősítés szerinti követelések, kötelezettségek csoportosítása, képzett érték levezetése.

Kötelezettségek kapcsán:

• Szerződések, lehívások, lejárat szerinti csoportosítások.
• Fedezetek megjelölése.
• Kamatelhatárolások.

Időbeli elhatárolásokhoz kapcsolódóan:

• Tételes kimutatása, nyitó tételeinek követése.
• Adóelszámolások esetében:
• Adónemenkénti (ideértve a kifizetéseket terhelő járulékokat, a helyi adót is) analitikák NAV adófolyószámlával egyeztetve.
• Adóbevallások, analitikával alátámasztottan, és átadásig lezárt időszakról készítendő bevallások levezetése, tételeinek analitikus alátámasztása (társasági adó alapját növelő, csökkentő tételeihez kapcsolódó kimutatások, bizonylatok, levezetések, kimutatások).
• Elhatárolt veszteségek kimutatása.
• Önellenőrzési nyilvántartás, önellenőrzési jegyzőkönyvek, elszámolások levezetései
• Szigorú számadású bizonylatok és azok nyilvántartása.
• Útnyilvántartások.
• Adóellenőrzések jegyzőkönyvei, határozatok, kivetések.
• Bérszámfejtés dokumentációja.
• Nyitó / záró tételek.