A papír alapú dokumentumok tárolása drága (raktár kell hozzá megfelelő infrastruktúrával, személyzettel), kezelése, visszakeresése nehézkes. De az elektronikus dokumentumkezelés is (DMS – document management system) számtalan problémát felvet, miközben a dokumentum életciklusa során olyan lehetőségeket ad, melyek nem csak az előírásoknak való megfelelést biztosítja, hanem a költségeket is csökkenti – írta együttműködő partnerünk, a bitport.hu.
Sok cégnél okoz fejfájást az iratvesztés
És hogy ez mennyire fontos kérdés? Egy korábban publikált GKI eNET-kutatás szerint a magyar vállalatoknál hetente átlagosan 200 irat képződik: levelek (e-mail és papír alapú), szerződések, megbeszélések feljegyzése, tervek, dokumentációk, utasítások stb. Ezek egy részének tárolását, eredetiségének igazolását, visszakereshetőségét a különböző törvények való megfelelés miatt kell biztosítani (ilyenek például a könyvelési adatok), míg más dokumentumoknak a vállalat belső folyamatainak hatékonysága szempontjából van kitüntetett szerepe. (Nem beszélve arról, hogy a nyomtatói kapacitás csökkentésével az irodai költségeket is leszoríthatjuk.)
A magyar cégek 62 százaléka azonban még mindig papír iktatókönyvben, és csak 30 százalékuk táblázatkezelő programban tartja nyilván a beérkező dokumentumokat. Többségükben az iratok cégen belüli megosztására sem használnak külön szoftvert: a dokumentumokat többnyire fénymásolják vagy szkennelés után e-mailben, illetve intraneten küldik el egymásnak a munkatársak. Miközben a dokumentumkezeléssel kapcsolatos jogszabályoknak való megfelelés hiánya láthatóan nem kis fejtörést okoz a cégeknek, 2012-ben például minden tizedik vállalatnál volt probléma ebből. Az iratvesztés vagy rongálódás pedig a cégek közel ötödénél okozott fejfájást.
Bármelyik dokumentumkezelő rendszert is vizsgáljuk, a felsorolt előnyeik nem sokban – általában árnyalatokban – különböznek egymástól. Abban azonban mindegyikük segít, hogy egyszerűbbé teszik a csoportmunkában készülő dokumentumok változatainak nyomon követését, és megszűnnek a feleslegesen készített másolatok, amik aztán rendszerint a kukában végzik – bizonyos esetekben biztonsági problémákat generálva. Kétségtelen azonban, hogy hatékonyabbá válnak, gyorsulnak a munkafolyamatok, ráadásul pontosan nyomon követhető a feladatok egyes fázisaira fordított idő – pontos bontásban, ami akár a HR számára is biztosíthat adatokat. Pontosan szabályozható a hozzáférés: egyes rendszerekben dokumentumtípusonként, dokumentumonként határozható meg, hogy ki, mikor, milyen dokumentumhoz és milyen jogosultsággal (olvasás, szerkesztés) férhet hozzá. Szintén már a dokumentumkezelésen túlmutató lehetőség a keresés, ami akár szövegbányászattá is kibővíthető a rejtett belső tudás feltárására.
Az IDC egyik korábbi felméréséből az derült ki, hogy a rosszul kialakított dokumentumalapú folyamatok négy szervezetből háromnál már okoztak komoly incidenseket. A válaszadók 36 százaléka például nem tudott eleget tenni megfelelőségi követelményeknek. De közel harmaduk (30%) például kulcsalkalmazottat, negyedük pedig fontos ügyfelet veszített – még egyszer hangsúlyozzuk: a dokumentummenedzsmentben fellépő problémák miatt. Az IDC becslései szerint azonban a problémák teljes költsége, beleértve a munkaidő-kiesést, az elveszített ügyfelek miatt kieső bevételt stb., minimum tízszer akkora, mint a hibák által generált közvetlen kiadások.
