Kreutz László, a Fellowes ügyvezető igazgatója szerint akár az év elején is érdemes az iratok között „nagytakarítást” végezni, szelektálni, selejtezni, és ezeket biztonságosan megsemmisíteni, ami a májusban bevezetett GDPR miatt az eddiginél is fontosabb feladat.
Tavaly május 25-e óta ugyanis ez az EU-s rendelet szabályozza a hazai cégek adatkezelési szokásait is. Ennek következménye, hogy már a legkisebb vállalkozásoknak is igazolniuk kell, hogy a náluk tárolt adatokat megfelelő módon kezelik. Az új törvény miatt sem mindegy, hogy milyen eszközöket szerzünk be, hiszen azok fognak jól működni, amelyek az igényeinknek és céljainknak megfelelnek. Ráadásul a kutatás arra is rávilágított, hogy a cégek döntő többségénél (79%) papíralapú iratkezelés zajlik. A vállalatok 81 százalékánál jellemző az a szokás, hogy az elektronikusan küldött számlákat, szerződéseket, akár az önéletrajzokat is kinyomtatják.
A kilenc legfontosabb adatkezelési tanács:
- Végezzen adatvédelmi hatásvizsgálatot! Először is azonosítsa be, hogy mi számít személyes adatnak. Csak olyanok legyenek a cége birtokában, amelyekre bizonyíthatóan szükség van, és jogszerűen jutott hozzá;
- Győződjön meg róla, hogy rendelkezik a már szükségtelen adatok biztonságos megsemmisítésére vonatkozó gyakorlattal és eszközökkel; a biztonság kedvéért helyezzen el iratmegsemmisítőket a nyomtató és fénymásoló mellé, valamint a vezetői irodában. Az iratmegsemmisítők kiválasztásánál számos szempontot érdemes átgondolni, ezek közül talán a legfontosabb, hogy hol és hányan fogják használni a gépet, illetve egyszerre hány lapot szeretne biztonságosan megsemmisíteni.
- Határozza meg, hogy kinek, milyen adatokhoz lehet jogszerű hozzáférése a cégnél, gondoskodjanak a megfelelő tárolásról;
- Bizonyosodjon meg róla, hogy az új alapelvek, mint a kifejezett hozzájárulás, az adatok törlésére való jog, az adathordozhatósághoz való jog és a tiltakozáshoz való jog, mind szerepelnek az ügyrendi szabályzatokban;
- Dolgozzon ki eljárásmódot az adatvédelmi incidens jelentésére és elhárítására;
- Vizsgálja át a vállalatánál megtalálható szerződéseket, beleértve a beszállítói szerződéseket is. Győződjön meg róla, hogy az adatvédelem terén a beszállító partnereivel szemben vannak szerződéses jogai, és ragaszkodjon is ezekhez. Külön rendelkezni kell arról, hogy harmadik félnek milyen adatokat lehet átadni;
- Indítson adatvédelmi képzést a kollégáinak, vegye fontolóra adatvédelmi biztos kinevezését;
- Rendszeresen vizsgálja meg, hogy meg tud-e felelni cége a GDPR-nak, azonosítsa az esetleges problémákat, és orvosolja azokat;
- Számoljon azzal, hogy folyamatosan kell végezni ezt a tevékenységet, hogy cége eleget tudjon tenni a GDPR-ban előírtaknak.
