Az ugye nem kérdés, hogy a cégek életében mindig is fontos volt a költségek visszaszorítása, és ez által a versenyképességük növelése. Azt sem vitatja senki; hogy a korszerű vállalati működés során megjelenő igények jelentős része napjainkban informatikai vonatkozású.
Melyik vállalatvezető vagy alkalmazott ne szembesült volna már azzal a problémával, ami a rengeteg papír, irat, dokumentum kezelésével együtt jár? Először is; fizikailag hol tároljuk az egyre több papírt? Azok feldolgozását, visszakeresését hogyan lehetne egyszerűsíteni, gyorsítani úgy, hogy élőmunkát takarítsunk meg? Mi van akkor, ha elvesznek, megsemmisülnek és nincsen belőlük másolat? Vagy, ha esetleg egy tárgyalás közben, külföldi utunk során lenne rájuk szükség, de mivel nem vagyunk az irodában, így nem is jutunk a dokumentumhoz.
Míg az EU-ban és a világ számos régiójában egyre nyilvánvalóbb a digitális platformváltás, addig nálunk továbbra is az elavult, lassú és költséges papír alapú dokumentumkezelés a gyakorlat. Sok esetben még az elektronikus számlázást bevezető cégek is “papírosítanak”, azaz a beérkező e-bizonylatokat nyomtatják, és úgy kezelik, mint a papír alapú társaikat. Az elektronikus dokumentumkezelő (DMS) rendszerek előnyeit Magyarországon elsőként a nagyvállalatok kezdték felismerni, de reményeink szerint a közeljövőben a kis-és középvállalati szektorban is megtörténik az átállás.
21 perc
A Canon egyik felmérése jól szemlélteti pl. az adatkeresés költségeit. Eszerint naponta átlagosan 21 percet (dokumentumonként 7 percet) töltünk az iratok keresésével, visszahelyezésével, az irattartó szekrények pedig az irodák 15 százalékát foglalják el. Ha a költségoldalt nézzük, a papíralapú iratkezelés az elektronikus megoldás mintegy 15-szörösébe kerül. Ezen túl a környezeti terhelés is elgondolkodtató
Gondoljunk csak bele; egy nem régiben publikált adat szerint Nyugat-Európában 3 százalékkal, Közép- és Kelet-Európában pedig 0,4 százalékkal csökkent az irodai papírfelhasználás, ezzel együtt az EMEA térségben (Európa, Közel-Kelet, Afrika) percenként kétmillió oldalt nyomtattunk. Az így felhasznált papírmennyiség szállításához 200 ezer teljesen megrakott, 28 tonnás kamionra lenne szükség.
Egy hagyományos iratkezelés rendszerint a mailroomban (postázó) kezdődik, ahol postabontás után az alkalmazott workflow és szoftverezettségi szintnek megfelelően manuálisan vagy jobb esetben automatikusan iktatják és továbbítatják az adott dokumentumot. Ez után a belső folyamatoknak megfelelően számos helyen landolhat, (logisztika, sales, gyártás, könyvelés, jóváhagyás… stb.) ahol rosszabb esetben még másolati példányok is készülnek, míg végül az irattárba kerül, ahol aztán tároljuk a vonatkozó előírásoknak megfelelő ideig. Egy papír számla esetében, csak ez utóbbi feladat nagyjából 80-150 Ft/dokumentum költséget jelent 8 év megőrzési idő figyelembevételével.
Mennyivel egyszerűbb lenne, ha postabontás után mindössze egy szkennellés lenne a feladatunk és azonnal az iratmegsemmisítőbe dobhatnánk a papírt? Mennyit spórolhatnánk egy olyan rendszerrel, ami felismeri az adott dokumentum típust, azt automatikusan a címzetteknek továbbítja jogosultsági szinteknek megfelelően, akár úgy, hogy strukturált adatként a meglévő ERP (vállalatirányítási) rendszert is kiszolgálja, azaz pl. egy számla esetében a könyvelőprogramban feldolgozott adatként jelenjen meg?
A kézzel fogható előnyök ellenére az áttörés még várat magára. Sajnos nem egyszer azt tapasztaljuk, hogy azon cégeknél, ahol az elektronikus dokumentumkezelés megvalósult, sok esetben a dokumentumokat „eredeti” formában, azaz papír alapon továbbra is megőrzik. A párhuzamos tárolás ugyanazon dokumentum esetében felesleges és extra költséget jelent, teljesen nyugodtan lehet kizárólag a digitális verzióra hagyatkozni.
A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének módját a 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet foglalja össze, mely többek közt a papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítését is szabályozza. (A jogszabály teljes szövege itt érhető el.)
Sok cégvezetőnél él az a hiedelem, hogy a digitális platformon működő rendszerek túl sokba kerülnek, hosszú a megtérülési idő és nem éri meg számukra bevezetni. Ez azonban nem igaz, főleg, amióta a dokumentumkezelő rendszerek piacán is megjelentek a cloud computing megoldások. Az un. SaaS alapú szolgáltatások lényegesen alacsonyabb beruházási és fenntartási költség mellett, jóval kedvezőbb alternatívát kínálnak a telepített verziókhoz képest.
A rendszer felhő alapú, bármikor, bármilyen platformról elérhetőek az adatok, ami jelentősen növeli a cégek rugalmasságát! A bevezetés nem igényel semmiféle új informatikai rendszert, profi IT csapatot vagy egyéb biztonságtechnikai fejlesztést. Egyszerű, gyorsan adaptálható és azonnali megtakarítást eredményez.
A jövő tehát elkezdődött, és ha tetszik, ha nem, a digitális forradalom a dokumentumkezelést is teljes egészében átírja, mint ahogy a vállalati kommunikációban a faxot felváltotta az e-mail.
Szőnyi György kereskedelmi igazgató Számlaközpont Zrt.
