Melyiket válasszam a sok vállalatirányítási szoftver közül?

Még a kisebb cégeknél is elképesztő mennyiségű adat keletkezik, s ezeket a hatályos jogszabályoknak megfelelve kell kezelni, hogy közben a cégvezetés is képes legyen átlátni az adattömeget és azok alapján felelős döntéseket hozni a holnapra vonatkozóan. Az okos ügyvitelhez integrált vállalatirányítási szoftverek kellenek. Csak számlázóprogramokból közel száz elérhető a hazai piacon.

„Exponenciálisan növekszik a változások nagysága és gyorsasága, vagyis egy-két évente duplázódik. Gőzmozdonyban ülünk, ami le fog lassulni” – mondta Szekrényi Péter, az AmTech Kft. ügyvezetője.

ERP-világ

„Az ERP (Enterprise Resource Planning) rendszer képes adatokat gyűjteni, de nem tartalmaz kontrolling jellegű elemeket, nem figyeli, hogy határidőre rendeztük-e a kifizetéseket, hogy időre érkezett-e az áru, hogy jól lett kiállítva a számla. Ehhez workflow rendszerre van szükség. A cél végső soron az, hogy a már megismert eseményekből tudjunk következtetni a jövőre” – mondta Gordos Koppány, az xFLOW-er Group Kft. technológiai tanácsadója.

„A cégek többsége világszerte 5-6 évig használja a megvásárolt vállalatirányítási rendszereket. Magyarországon ez inkább 8-10 év. Alapvető elvárás, hogy a szoftver legyen időtálló és fejlődőképes is. Ahol nagy szükség van az automatizálásra, ott szóba sem jöhetnek a dobozos megoldások” – mondta Juhász Zsolt, Revolution-partner, a REVOLUTION Software Kft. kereskedelmi igazgatója.

Poszt-Excel univerzum

„Még a nagyvállalatoknál is van Excel táblázat és a menedzserek azt gondolják, hogy abból delegálhatnak feladatokat. Nem fog menni. Ha nincsenek beizzítva folyamatkezelő rendszerek, nem látjuk, hogy mi van a cégünk mélyén. Nem tudunk jó döntéseket hozni” – mondta Szederkényi Zsolt, az xFLOW-er Group ügyvezetője.

„Már van olyan, hogy a rendszerben egy @ jellel hivatkozik a vezető a munkatársára. Beállíthatjuk, hogy erről sms-t kapjon a kolléga, aki automatikusan linket kap, az pedig arra az oldalra dobja őt, ahol elvégzendő munkája van” – mondta Schramm Károly, a Smartfront Kft. ügyvezetője.

Akkor most kövessük a trendeket, vagy sem?

Érdemes vajon minden vállalatnak figyelnie és követnie a legfrissebb üzleti trendeket? Szederkényi Zsolt vállalatirányítási szakértőnk szerint fontos tisztában lennünk azzal, mi zajlik körülöttünk, de ugyanakkor nem szabad meggondolatlanul “ráugranunk” a legújabb trendekre.

NAV-bekötöttség

„A NAV-nál szó van már arról, hogy a bérszámfejtő programokat is bekötik, így minden adat elérhetővé válna az adóhatóság számára. De egyelőre a NAV-nak beküldött számlák 50 százaléka hibás” – mondta Dulkai Miklós, a Kulcs-Soft Nyrt. kereskedelmi igazgatója.

„Azt látjuk, hogy a NAV-adatszolgáltatási kötelezettséget még nagyon nem értik a felhasználók. Képzéseket tartunk, és külön felületekkel segítjük őket, például olyan dolgokban is, hogy milyen hibaüzenet jön vissza a NAV-tól” – mondta Katona Andrea, a Billzone.eu termékfelelőse.

GDPR-bukkanók

„Nem minden szoftverfejlesztő adaptálta termékét a GDPR-hoz. A felhasználó sokszor nem ismeri a szoftvert, a megjegyzés mezőbe gyömöszöl bele személyes adatokat, amit az ERP szoftver nem lesz képes GDPR-kompatibilis módon kezelni” – figyelmeztetett Sándor Zsolt András, a Gill & Murry Kft. partnere.

„A GDPR-ra való felkészültség mértékében nincs érdemi különbség a papíralapú és a digitális adatvédelem között, a cégek a saját felkészültségüket egy ötös skálán 3,6-os és 3,7-es átlagra értékelték” – mondta Pataki Gábor, a Fellowes Hungary Kereskedelemi Kft. business development managere.

Siker vagy kudarc? Az emberi tényező szerepe

Sok felelős menedzser zsigerből elutasítja, vagy legalábbis vonakodik beismerni a kockázatok kezelésében betöltött felelősséget – annak ellenére, hogy közvetlen szerepük a kitűzött célok megvalósításában. Pedig az emberi tényező figyelembe vétele nélkül lehetetlen a hiteles kockázatelemzés – figyelmeztet szakértőnk.

„A B2C-ben a legnehezebb kialakítani a papírmentes ügymenetet, mert nem digitálisan írástudók az emberek, nem tudnak joghatással bíró eredeti dokumentumokat elektronikusan aláírni. A távoli azonosítás is keveseknek megy” – mondta Hortobágyi Ágoston, a DO-Q-MENT Kft. ügyvezetője.

Automatizálás: még nem

„Az ügyvitel nagyfokú automatizálása egyelőre lehetetlen. De már létezik számlakép-felismerés, a program megpróbálja kiolvasni az adatokat a számlából. Ilyen szoftvert mi is tesztelünk, de azt tapasztaljuk, hogy a manuális bevitel egyelőre gyorsabb” – összegezte a tapasztalatokat Kabai József, a Távügyvitel Kft. ügyvezetője.

„A jó dokumentumkezelés észrevétlen. A papír nélküli iroda szép és divatos fogalom, de még nem létezik, a számlák őrzési ideje is 8 év, vagyis csak 8+1 év múlva semmisíthetjük meg őket” – mondta Solcz-Ujvári Magdolna, a FŐTÁV Zrt. Dokumentum Menedzsment Csoportjának csoportvezetője.

Védelem

„Az árbevétel 2-4 százalékára rúg a visszaélések okozta veszteség. Egy egymilliárd forint forgalmú vállalatnál ez 20-40 millió forint lehet” – mondta Róth Dénes, a Vestigo vezető tanácsadója.

„Az okosajtót nem lehet kulccsal nyitni, de paypassos kártyával például igen. Be lehet állítani a jogosultságokat és a hozzáférés idejét is” – mondta Szelthafner Zoltán, a Hoge Kft. üzletfejlesztési vezetője.

Csiszér Tamás: a hálózatok szerepe a vállalatirányításban

Napjainkban egyre népszerűbb a hálózatszemléletű gondolkodás, amely a világunkat különböző elemek és a közöttük lévő kapcsolatok által alkotott komplex rendszernek tekinti. Egyik legfontosabb üzenete, hogy ezek a hálózatok olyan tulajdonságokkal bírnak, amelyek nem következtethetők ki tisztán logikai úton a felépítő részek ismerete alapján, azaz a működésüket a hálózatra, mint entitásra jellemző sajátos mechanizmusok irányítják. A vállalkozás is egy komplex rendszer, amely hálózatokból épül fel. Ha megértjük ezek struktúráját, szerveződési elveit, valamint változásuk okait és hatásait, a menedzsment egy új eszköztárával szerelkezhetünk fel.