A digitalizációra áttérő vállalatok döntésének hátterében jellemzően a papíralapú dokumentumtárolással járó jelentős helyigény felszámolása áll – derült ki az OKI Europe megbízásából az IDC által készített tanulmányból. Az IDC elemzői szerint a dokumentumdigitalizálás bevezetését választó vállalatok számára a sokoldalú multifunkciós készülékek hasznos jellemzője továbbá, hogy az eszközök lehetővé teszik a közvetlenül e-mail üzenetbe történő szkennelést. Emellett további felhasználás, illetve archiválás céljából a hálózaton – illetve felhőben – található mappákba is lehet velük szkennelni. (Sok vállalat így nincs tisztában a nyomtatással kapcsolatos költségek nagyságával, összetételével, illetve eloszlásával.)
Az IDC kutatási adatai továbbá felhívják a figyelmet arra, hogy a dokumentumok kezelésével, illetve rendezésével kapcsolatos munkafolyamatok következtében évről évre jelentős mértékben csökken az alkalmazottak hatékonysága. Az egyedi nyomtatási szokásoknak és igényeknek megfelelő, testre szabható multifunkciós készülékek több előnyt is nyújtanak a munkafolyamatok optimalizálása szempontjából. Az eszközök ugyanis számos időigényes manuális feladatot automatizálnak – így például a közvetlen szkennelést a célhelyre vagy a kulcsszavak alapján történő adatkeresést a digitalizált dokumentumokban –, lehetővé téve ezáltal, hogy a vállalat a növekedést támogató alaptevékenységére koncentrálhasson.
