Az információs környezet minden várakozást felülmúlóan megváltozott világszerte az elmúlt évtizedben. A vállalkozások többsége nagy küzdelmet folytat azért, hogy megtalálja a megfelelő válaszlépéseket az adatkezelés és –védelem területén jelentkező újabb és újabb kihívásokra. Az információmennyiség gyors növekedésének, a közösségi média és mobil eszközök robbanásszerű elterjedésének köszönhetően azonban sok cég esetében hiányzik a megfelelő humán szaktudás, vagy technikai háttér, vagy legrosszabb esetben mindkettő, hogy megfelelő színvonalon tudják menedzselni a dokumentumaikat. (Nem árt a dolgozók körmére is nézni.)
Az Iron Mountain és a PricewaterhouseCoopers arra kereste a választ, hogy a kis- és középvállalkozások Európa szerte milyen hatékonysággal küzdenek meg az adatkezelésben rejlő növekvő kockázatokkal. A kutatási adatokat alapján az elmúlt 15 hónapban fejlődés figyelhető meg a vizsgált kkv-k dokumentum menedzsmentjében: az európai átlag pontszám a tavalyi 40.6-ről ebben az évben 56,8-ra emelkedett az elérhető 100 pontból.
A kutatás szerint a megkérdezettek 68 százaléka véli úgy, hogy az információkkal történő felelős bánásmód elősegíti az üzleti sikerek elérését és a többség mára felismerte, hogy az információ értékes vagyoneleme minden társaságnak. Ennek ellenére csak 45 százalékuk rendelkezik az adataikra leselkedő kockázatok kezelésére vonatkozó stratégiával, miközben 44 százalékuk arra számít, hogy az adathalászat kockázata a jövőben növekedni fog.
Legalább ugyanennyire ellentmondásos az az adat is, hogy amíg a kkv-k a legszigorúbb biztonsági előírások betartását követelik meg a szállítóiktól és csak 14 százalékuk dolgozna olyan beszállítóval, amely már elszenvedett adathalász támadást, addig ezeket a szigorú biztonsági előírásokat saját magukra vonatkozóan nem tartják kötelezőnek.
A kutatás azt is számszerűsíti, hogy milyen károkat okozhat a nem megfelelő színvonalú adatkezelés. A vizsgált vállalatok 93 százaléka alkalmaz több mint 250 olyan munkavállalót, akik adathalász támadást tapasztaltak a múlt esztendőben. Ezek a támadások 450 és 850 ezer font közötti veszteséget okoztak az érintett vállalkozásoknak.
A felmérés országok szerinti bontásából kiderül többek között, hogy a francia cégek 55 százaléka rendelkezik ellenőrzött stratégiával az adatkezelésükben esetlegesen bekövetkező vészhelyzetekre. Ez a szám az angol cégeknél csak a 34 százalékot éri, míg a vizsgált 6 ország tekintetében átlagosan is csak a 45 százalékot. A holland cégek 40 százaléka, míg a magyar cégek 38 százaléka rendelkezik ellenőrzött vállalati kockázat nyilvántartással szemben a németeknél mért 21 százalékkal, vagy az átlagos 32 százalékkal.
A felmérésben a holland és magyar vállalatok érték el a legmagasabb átlag pontszámot 62,4, illetve 61 ponttal. A hat ország kkv-it vizsgáló kutatásban Hollandia az az ország, ahol leginkább stratégiai kérdésként kezelik a dokumentum menedzsment területét.
Szakonyi András, az Iron Mountain Central Europe regionális ügyvezető igazgatója szerint a magyar kkv-k a legnagyobb előrelépést a dokumentum menedzsment területén az alkalmazottak képzésére vonatkozó intézkedésekkel és a velük folytatott kommunikációban érték el.
Hogy ez mit jelent a gyakorlatban? A vállalatvezetők nagy hangsúlyt fektetnek arra, hogy a munkatársaiknak útmutatást adjanak a papír alapú és elektronikus adatok biztonságos kezelésére és tárolására vonatkozóan. A magyar cégek 61 százaléka látja el alkalmazottait a papír alapú dokumentumok biztonságos kezeléséhez szükséges egyértelmű útmutatóval szemben az átlagos 50 százalékkal, vagy a spanyol kkv-re jellemző 36 százalékkal. Magyarország az Iron Mountain és a PwC kutatásában olyan gazdasági nagyhatalmakat előz meg, mint Németország, Anglia, vagy éppen Franciaország.
