A múlt században ragadtak a cégek

Meglehetősen kaotikus képet mutat a dokumentumok kezelése a vállalatoknál. Van, ahol megvalósulni látszik a papírmentes iroda, de sok esetben alig van különbség a mai, és a múlt századi iratkezelési módszerekhez képest – derült ki a a Quattrosoft Kft kutatásából.

Kép: PP

Különös kettősség jellemzi a vállalatok iratkezelését: sétáló dossziék, az országot körbeutazó levelek, pazarló bürokrácia az egyik oldalon, megvalósult papírmentes iroda a másikon - derül ki a Quattrosoft Kft kutatásából. „A megkérdezett cégek közel felénél még mindig az irodán belüli személyes kézbesítés dívik, éppen úgy, mint a múlt században” - ad hangot megdöbbenésének Tresch András a Quattrosoft Kft. ügyvezetője, digitális üzleti szakértő. A vállalatok 58 százalékánál telephelyenként, míg 37 százalékuknál országosan van központi postabontás. A megkérdezettek 26 százaléka számolt be arról, hogy még mindig személyes nyomtatás, borítékolás, feladás történik. (Pedig a cégeknek nagyon megéri a papírmentesség.)

„Szinte burleszkbe illő, hogy egyes cégeknél, ha rossz címre érkezik egy levél, egyszerűen nagyobb borítékba teszik és újra feladják. Ezek a sétáló dossziék, melyek óriási költségen bolyonganak a vállalatok telephelyei között” – mondta Tresch András. Hiába a figyelmeztetés az emailek végén, hogy semmiképpen ne nyomtassuk, a válaszadók 21 százalékánál még mindig ki kell nyomtatni irattározási céllal az elektronikus üzeneteket. (Pedig ezen a téren sokat lehet spórolni.) A javuló tendencia azért megfigyelhető, hiszen a vállalatok 84 százaléka törekszik a tisztán elektromos ügyintézés megvalósítására.

Van ahol még divat a cégen belüli levelezés

A belső kommunikáció hasonlóan múlt századi képet mutat. A vállalatok 32 százalékánál ugyanis az asztalon heverő, kinyomtatott papírlappal üzennek egymásnak a kollégák. Ez a mindennapi gyakorlat nemcsak régimódi, de pazarló is - mutat rá Tresch András. A válaszadók 37 százaléka csak kivételes ügyekben, például a panaszkezelés esetén választja ezt a megoldást. Jó hír, hogy a megkérdezettek 47 százalékánál már minden belső ügyintézés elektronikusan történik.

Mennyit dobunk ki az ablakon?
Sokan nem veszik figyelembe a hatékonyság növelésénél az olyan irodai eszközöket, amik a mindennapos munkavégzés alapkellékei, mint a nyomtatók. Felteszünk néhány kérdést, amelyek megválaszolásával kideríthetjük, mennyi pénzt és munkaidőt szórunk ki évente az ablakon.
A válaszadók 89 százaléka használ postai levelet az ügyfélkommunikáció során. Emailt minden válaszadó, telefonos ügyfélkezelést  84 százalékuk alkalmaz. Fax aránya még mindig egész magas, 53 százalék. Web alapú ügyfélkommunikáció a válaszadók 53 százalékánál van, mobil applikációt a 58 százalék használ az ügyfelekkel való kommunikáció során.

Az egy ügyféllel különböző csatornákon történt üzenetváltásokat a válaszadók 37 százaléka egy ügykezelő rendszerben kapcsolja össze. Az ügyintézők 26 százaléka közvetlen információcserével oldja meg a problémát, papír alapú dossziét még mindig 16 százalékuk vezet.

„Ez utóbbi két módszer sok gondot okozhat: elég egy szabadságolás és nem tudni mi hol van, kinek mit, mikorra kell megcsinálni. Mindennek az eredménye a határidők csúszása lehet. Nem is beszélve arról, mennyi felesleges energia és plusz költség papírokból és emlékezetből összebogarászni más ügyének a elintézéséhez szükséges adatokat és információkat” – mondta Tresch András.

Véleményvezér

Ezért irtó drága a zöldség és a gyümölcs Magyarországon

Ezért irtó drága a zöldség és a gyümölcs Magyarországon  

Két ábra mutatja, hogy az európai országokban hogyan változott a zöldségek és gyümölcsök ára 2014 és 2023 között.
Szenzáció a magyar költségvetésben

Szenzáció a magyar költségvetésben 

Meglepő számok a nyugdíj költségvetési sorain.
Hadházy Ákos szerint állami luxusrepülővel mentek kormánytagok szotyizni Németországba

Hadházy Ákos szerint állami luxusrepülővel mentek kormánytagok szotyizni Németországba 

A kormánytagok luxusutazásai lassan mindennaposak.
Immár Bulgária is lehagyott minket az egy főre jutó fogyasztásban

Immár Bulgária is lehagyott minket az egy főre jutó fogyasztásban 

Az életszínvonal egyik legfontosabb mutatójában mindenki alá értünk Európában.
Hadházy Ákos kiderítette az óbudai alpolgármester letartóztatásának hátterét

Hadházy Ákos kiderítette az óbudai alpolgármester letartóztatásának hátterét 

A magyar nyomozó hatóságokról nem fognak expresszt elnevezni.
Sokba kerül az Orbán-kormány eladósodása

Sokba kerül az Orbán-kormány eladósodása 

Ismét kifogtunk egy utolsó helyet az Európai Unióban.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo