Éppen azért, mert a döntéshozókat naponta rengetegen keresik meg mindenféle ajánlattal és kéréssel, sokan közülük nem teszik könnyen hozzáférhetővé az elérhetőségeiket. De még így is annyi a megkeresés, hogy az üzenetek többségére – valójában érthető okokból – egyszerűen nem is válaszolnak a fontos emberek.
Legyen a mi megkeresésünk a kevesek egyike, amire igen!
Először is tényleg megfelelő helyre kell címeznünk az üzenetet – hangsúlyozza az Entrepreneur.com szakértője. Bár úgy tűnhet, hogy a fontos emberek kontakt adatai elérhetetlenek, valójában meglepően sok minden fent van az interneten, ha elég kitartóan és ötletesen keresünk.
De nem kell magánnyomozónak állnunk ahhoz, hogy egy cég vezetőjének vagy kulcsemberének címezhessük direktben az e-mailünket! Elég csak megtalálni bárki más címét, aki az adott cégnél dolgozik, erre pedig mondjuk a LinkedIn szinte mindig ad megoldást. Hogy miért segít elérni a vezérigazgatót, ha tudjuk a saleses címét? Mert a cégek többségénél az e-mail címek felépítése minden névnél hasonló. Tehát, ha tudjuk, hogy a [email protected] a bevett szokás az adott vállalatnál, nagy valószínűséggel a vezérigazgató címe is ezen a logikán alapul. Ha máshol nem, a cég honlapjának Kapcsolat, vagy Segítség menüpontjában jó eséllyel legalább egy, nevet tartalmazó e-mail címet találunk majd.
Oké, küldhetjük a levelet a megfelelő embernek! De hogy érjük el, hogy ne dobja olvasatlanul a kukába?
Az AIDA (attention, interest, desire, action, vagyis figyelemfelkeltés, érdeklődés fenntartása, vágykeltés, cselekvésre sarkallás) formula bevett szokás, amely jól működik a marketingben és az értékesítésben. Befolyásos emberek elérésénél azonban a szakértő szerint van ennél jobb megoldás is a válaszra érdemes üzenet megírásához.
Legyen hiteles!
A magas szintű döntéshozókat elárasztják a levelek és kérések. Nem nagyon tudunk annyira szívhez szólóan kuncsorogni, hogy figyelmet keltsünk. Sokkal nagyobb eséllyel számíthatunk válaszra, ha egyenrangú félként kommunikálunk.
Legyen egyedi!
Persze nem abban az értelemben, hogy egy vicces aláírást biggyesztünk a végére… Hanem hogy amivel megkeressük, azzal tényleg nem egyek leszünk a százból! Meg kell tudnunk fogalmazni, hogy mi az, amiért a mi ügyünk tényleg fontosabb a sok másiknál, amik sorban állnak. Meg kell fogalmazni, hogy mi az a jól átgondolt és kölcsönösen előnyös (!) ok, ami miatt keressük őt.
Legyen rövid!
A fontos emberek elfoglaltak. Akkor sem fognak hosszú leveleket olvasgatni, ha esetleg az alap téma érdekes számukra. És, ha tényleg egyenrangúan fontos felek vagyunk, valószínűleg nekünk sincs időnk egy regény megírására. Ha nem tudjuk elég röviden megfogalmazni a mondandónkat, ne is számítsunk válaszra! A szakértő szerint 100-150 szó az abszolút maximum, amiben össze kell tudnunk foglalni a lényegét bárminek.
Legyen segítőkész!
Ha a levelünk a lehető legegyszerűbbé teszi a címzettnek, hogy válaszoljon rá, sokkal nagyobb esélyünk lesz rá, hogy meg is teszi. Például alakíthatjuk úgy a szöveget, hogy a kérdésünkre igennel vagy nemmel lehessen válaszolni. Még jobb, ha megfogalmazzuk a konkrét válaszlehetőségeket, így az igen vagy nem-ből könnyen igen vagy igen-es alternatívát kínálhatunk. Például szeretnénk személyesen beszélni az illetővel. A kérdés hangozhat úgy: találkozhatnánk valamikor? De úgyis: kérem jelezze, melyik az alkalmasabb Önnek: ha felhívom kedden délelőtt, vagy, ha személyesen találkozunk a hét második felében.
Persze akárhogy igyekszünk, ne várjuk, hogy minden hideg megkeresésünkre választ kapunk majd. De a jó helyre célzott és jól megfogalmazott üzenettel nagyságrendekkel javulhat a válaszadási arány.
