Sorozatunk célja azoknak a meeting szabályoknak a rendszerbe foglalása, melyekkel eredményesebbé és nem utolsósorban rövidebbé lehetne tenni.
4. A meeting kulcs szereplői
ElnökAz elnök – a közhiedelemmel ellentétben – nem azonos a résztvevő legmagasabb beosztású munkatárssal - magyarázza szakértőnk, Beck György. Az ideális elnök a téma szempontjából semleges moderátor a szervezet nem érintett részlegétől, aki felhatalmazást kap arra, hogy a folyamatot irányítsa, betartassa a szabályokat, figyeljen a tartalomra, figyeljen, ha kisiklik a beszélgetés és visszaterelje konstruktív mederbe. Az a vezető, aki érintett a témában, megpróbálhat objektív lenni, még az is lehet, hogy sikerül neki, de a csoportban benne lehet az a kétség, hogy saját érdekei szerint alakítja a döntést, a véleményeket.
Adminisztrátor
Az adminisztrátor feladata, hogy gondoskodjon az értekezlet hatékony megvalósulásáról.
- Elkészíti/készítteti a napirendet és a hozzá tartozó anyagokat,
- Betartatja a közösen megállapodott szabályokat (a szabályok megszegőitől bevasalja a büntetést),
- Gondoskodik az emlékeztető elkészít(tet)éséről és a résztvevőkhöz juttatásról,
- Figyeli a megállapodott kezdési és befejezési időket és figyelmeztet rá.
- Nyomon követ(het)i az akciótervben megállapodott döntések határidőkre történő végrehajtását.
A jó minőségű döntéshez az kell, hogy a szempontok legszélesebb köre érvényesülhessen. Négy alap nézőpontot különböztessünk meg és leírom, hogy kik ők egy átlagos szervezetben:
Termelők: Ők azok, akik, tudják, hogyan kell végrehajtani a szervezet alaptevékenységéhez tartozó feladatokat. Egy cipőgyárban elengedhetetlen, hogy legyen valaki, aki tudja, hogy mit kell tenni ahhoz, hogy az alapanyagokból használható cipő legyen.
Adminisztrátorok: Nem csak az értekezlet hatékonyságát felügyelik. Szélesebb értelemben mindenki ide tartozik, akinek az a feladata és törekvése, hogy a cég működése hosszú távon kiszámítható legyen. Ehhez normák, szabályzatok, rendszerek kialakítása és betartatása szükséges.
Vállalkozók: Ők azok, akik túllépnek a napi feladatokon és a jövőn törik a fejüket. Ötleteikkel sírba viszik a termelőket – akik örülnek, hogy végre beindult a gyártás, minek változtatni, és az adminisztrátorokat – akik örülnek, hogy végre „rend van”, mindek azt felborogatni. Ugyanakkor a vállalkozókon múlik a proaktivitás, hogy felkészüljön a szervezet a jövő kihívásaira.
Integrátorok: Ők azok, akik a szervezet magasabb rendű céljának megfogalmazásával foglalkoznak, azzal, hogy mindenki jól érezze magát, tudja, hogy miért is dolgozik, mik a magasabb rendű célok, amelyekért érdemes áldozatot hozni.
A kölcsönös tisztelet fenntartása elsősorban azért fontos, hogy mindegyik fenti nézőpont érvényesülni tudjon. Ez az egyik oka, amiért szükség van szabályokra és azok betartására, ami garanciája a jó minőségű döntéseknek.
A jó meetinghez elengedhetetlen a tisztelet és bizalom légkörének kialakulása. A táblázatban, ahol értelmezhető, < > zárójelben utalunk arra, hogy a tisztelet Szabály Miért is? Következmény a szabályok megszegésekor
Beck György
www.emberekkel-suttogo.hu
9., Minden résztvevő felelős a közös cél eléréséért!
Senki ne engedhesse meg magának, hogy akadályozza X ember munkáját és rabolja az idejüket.
Ez feltételezi, hogy egyértelmű a meeting célja és azt mindenki elfogadta (ezért van jelen).A meeting nem játszótér, ahol – bármilyen céllal is – a résztvevők saját magukat szórakoztatják (oda nem illő poénokkal, félbeszakítással, magán beszélgetésekkel.)
10., Felkészülten kell az értekezleten megjelenni
Olyan időpontra kell kitűzni az értekezletet, amikorra mindenki fel tud készülni.
Az értekezleten való tájékozódás éppen úgy rabolja mások idejét, mint a késés, ezért szankcionálandó.
11., Tilos a többfelé figyelés
A telefon, ipad, laptop az értekezleten nem arra való, hogy elűzze a résztvevők unalmát. Ki kell mondani, hogy ezek csak az értekezlet témája szempontjából fontos ügyekben használhatók.
E szabály be nem tartatása a résztvevők figyelmének elvesztését, az értekezlet hatékonyságának romlását eredményezi.
12., Mellék-vágányok jelzése
Legyen szabály, hogy ha nagyon elkanyarodik a hozzászólás a témától, akkor lehessen jelezni az és a beszélőnek legyen lehetősége megindokolni, hogy mondanivalója hogyan kapcsolódik a témához.
Nagyon sok időt visz el, ha a csoport új és újabb témát indít el, még ha annak távoli köze van is az eredeti témához. A hosszú értekezletek egyik „titka” a csapongás. Ezt irányíthatja egy moderátor vagy maga a csapat.Az ebből következő időveszteséget mindenki fájdalmasan éli meg, ezért érdemes időben elhagyni a mellékvágányt.
13., Építkezz a hallottakra
Keressük meg azt, amivel egyet tudunk érteni és gondoljuk tovább a hallottakat. Az építkezés e továbbgondolás eredményének megosztása a többiekkel.
Nem csak a gondolat továbbvitelére alkalmas, de emellett megmutatja azt is, hogy figyelünk és figyelembe vesszük, amit a másik mond.
14., A zavarás elhárítása előnyt élvez!
Minden olyan zavart el kell hárítani, ami a meeting céljának elérését zavarja. (Pl. kiscsoportos beszélgetések megszüntetése, a berepült darázs kitessékelése, a külső elterelő zajok megszüntetése, túl hideg, túl meleg.)
A folyamat csak látszólag megy előre, ha a zavaró tényezők jelen vannak, még ha úgy is tesz a csapat, mintha ez nem lenne. A moderátor feladata, hogy megállítsa a fő folyamatot, amíg a zavart el nem hárították.
15., Valamennyi résztvevő feladata a kellemes légkörről, a jó hangulatról való gondoskodás!
Humor nélkül az értekezlet „sótlan”, ezért érdemes „megfűszerezni” olyan megjegyzésekkel, amelyek más oldalról világítják meg a témát.
A humor nem egyenlő bohóckodás. Előbbi más nézőpontból közelíti meg a témát, utóbbi pedig öncélúan eltereli a figyelmet. Érdemes különbséget tenni. Az elsőt bátorítani, az utóbbit lenyesegetni.
16. Tilos a cikizés!
A cikizés jópofának szánt, valaki kárára történő viccelődés, melyen „nem illik” megsértődni, hiszen „csak vicc”, de valójában a személyeskedés egy álcázott formája.
A cikizés áldozata előbb-utóbb törleszteni fog és ez a verbális csatározás elviszi a figyelmet a meeting valódi céljáról.
