A bérlő számára a rövidebb, a bérbeadó számára pedig a hosszabb távú szerződés az előnyös általában, de a mostani gazdasági helyzetben – a pillanatnyi nyomott áraknak köszönhetően – a helyzet éppen fordított. A szakértők szerint a piac egyértelműen a bérlőknek kedvez. A bérbeadó felajánlhat kedvezményeket, amelyek jellemzően bérletidíj-mentes időszakot vagy a kialakítási költséghez való hozzájárulást jelentenek (utóbbit inkább hosszabb távú szerződés esetén). A legtöbb irodaház is kínál kisebb alapterületű egységeket, ezzel ismét maguk felé fordítva a korábban sokszor lakóingatlanokat irodaként hasznosító kisebb cégeket. Szintén a kisebbek igényeihez igazodik az a trend, hogy nemcsak euróban, de forintban is kiegyenlíthető a bérleti díj számos helyen. A legfontosabb a KTSZ, vagyis a közös területi szorzó. Az épület bruttó és nettó területe ugyanis különbözik, esetenként akár 12 százalékkal is, de a bérleti díjat a bruttó után fizetik. A bruttóban benne vannak a lobby területek, a vécé és a lépcsőház is.
Adjuk ki, amit lehet!
A cég mindig jobban jár, ha a bevételt termelő kulcstevékenységére tud koncentrálni. Érdemes lehet tehát kiszervezni minél több, az iroda fenntartásával, üzemeltetésével kapcsolatos feladatot, mert ezt sok esetben már a kisebb cégek esetében sem éri meg saját kézben tartani. A profi létesítményüzemeltető – facility management szolgáltató – bevonása a hatékonyság növekedése révén jelentős megtakarítást eredményezhet úgy, hogy emellett még a minőség is javul. A létesítménygazdálkodással foglalkozó cégek ma már nemcsak klasszikus, az ingatlanhoz kapcsolódó feladatok ellátását vállalhatják, például a takarítást, hanem akár a catering- vagy épp a rendszergazdai teendők ellátására is szerződhetünk velük. Ha irodaházban bérelünk irodát, a szerződéskötéskor figyeljünk arra, hogy milyen szolgáltatásokat vállal az üzemeltető, illetve ezek pontosan milyen költségvonzatot jelentenek havi szinten a cégnek.
Használjunk kevesebb energiát!
Ehhez a legfontosabb a dolgozók mentalitásának a megváltoztatása. Ha mindenki odafigyel, hogy ne maradjon nyitva ablak a fűtési szezonban vagy amikor működik a légkondicionálás, illetve ha lekapcsolják a világítást az éppen nem használt helyiségekben, tetemes energiamennyiséget és így költséget takaríthatunk meg. A szakértők szerint nagyon hatékony egy „felelőst” kinevezni a kollégák közül, aki ügyel minderre. Természetesen még nagyobb megtakarítást érhetünk el, ha van lehetőség változtatni az irodán. Megfelelő átrendezéssel például sokkal tovább kihasználható a természetes fény, az árnyékolással pedig a klíma használatát csökkenthetjük. Az informatikai rendszereken szintén jelentős megtakarítás érhető el már azzal is, ha az energiatakarékos beállításokat választjuk ki rajtuk, és nem engedjük a standby üzemmód használatát kikapcsolás helyett. Természetesen a legnagyobb eredményeket előzetes beruházással érhetjük el. A zöld energiára való átállás, az intelligens rendszerek beépítése, amely önműködően kezeli például az árnyékolást vagy mozgásérzékelőssé teszi a világítást, közép- és hosszú távon jelent megtakarítást.
Gondoljuk át a munkaszervezést!
Ha elgondolkodunk a részmunkaidőben dolgozó kollégák munkájának összehangolásán, indokolt esetben felvetjük a távmunka lehetőségét bizonyos kollégáknak (erről itt olvashat részletesebben), vagy csupán azt racionalizáljuk, hogy hány tárgyalóra, munkaasztalra van valójában szükségünk, lehet, hogy helyet takaríthatunk meg. Adott esetben ez akár azt is jelentheti, hogy jelentősen kevesebb négyzetméterért kell majd bérleti díjat fizetnünk!
Költözzünk, ha kell!
Ha a cég mérete és profilja nem igényli, nem feltétlenül kell fenntartani a nagy, reprezentatív helyszínen lévő, látványos irodát. Ha nincs folyamatos személyes ügyfélforgalom, kiválóan megfelel az olcsóbb hely is, ahol csak a közvetlen kollégáknak van munkaasztaluk. Tárgyalót alkalmi használatra is bérelhetünk erre szakosodott belvárosi szolgáltatóktól: néhány órára meghatározott díjért kimondottan reprezentatív helyszínen fogadhatjuk ügyfeleinket vagy külföldi partnereinket akár hétvégén is. A bérleti díjban legtöbb helyen benne van az internet és az audiovizuális eszközök használata, valamint kiegészítő szolgáltatások is kérhetők.
Tudatosan vásároljunk!
Az első, amit látni kell, hogy számos dolgot nem is kell megvennünk. A kliensgépek és bérelhető szoftverek világában például töredékére szoríthatjuk az informatikai beszerzési költségeinket. (Egy friss felmérés szerint a hazai kkv-k fele nyitott a felhőmegoldások használatára.) A kisebb irodaszerek és használati cikkek esetében határozzunk meg minimális raktárkészletet. Ha ezt elérjük, itt az ideje a rendelésnek, és így megtakaríthatjuk a sürgősség árát. Az ütemezett szállítás nemcsak olcsóbb, de környezetkímélőbb megoldás is. Ne legyünk a megszokás rabjai! Kövessük figyelemmel, hogy mi, hol, mennyiért kapható! És ne csak a papírra és pecsétre gondoljunk, a különböző szolgáltatók ajánlatait is érdemes versenyeztetni.
