Minden vállalkozás egy rendszer. Vannak jól működő rendszerek, ezeket hívjuk sikeres vállalkozásoknak. Vannak hibásan, vagy hiányosan működő rendszerek, ezeket nevezzük stagnáló vállalkozásoknak. És vannak rendszertelenül vagy rendszer nélkül működő vállalkozások, őket ismerjük veszteséges vagy instabil vállalkozásoknak. Vállalkozóként fontos cél, hogy jól működő rendszer álljon szolgáltatásunk vagy termékünk mögött. Hiába a sok eladás, ha nincs, aki feldolgozza, kezelje a reklamációt, kommunikáljon az ügyféllel, vagy foglalkozzon a pénzügyekkel. Sok vállalkozás problémája, hogy nem működnek rendszerben.
Mi kell egy jól működő üzleti rendszer felépítéséhez? Rendszerszemléletű szervezeti felépítés – szükség esetén szervezetfejlesztési audit – és az úgynevezett funkcionális területek állandó felügyelete. A funkcionális területek minden vállalkozás esetén a kulcsfontosságú működési területet foglalják magukba, amelyek átlátható működést és stabil szervezetet biztosítanak, bármilyen cég esetén.
Ügyvezetés
Ez gyakran maga tulajdonos. Legfontosabb feladata a cég képviselete, munkáltatói jogok ellátása, általános működtetése. Érdemes lehet rá felvenni külső embert, ha nem te vagy a legalkalmasabb ember rá.
Értékesítés
Mint ahogy egy korábbi cikkben is szó volt róla, ez kulcspozíció, ne add ki a kezedből. Sokkal fontosabb, mint az, hogy a tényleges eladásokat ki végzi el. Ha kiadod, lemondasz a bevételed – és a profitod – ellenőrzéséről. Ez nem átadható pozíció vállalkozóként. Nagyvállalatok esetén igen, de ott is kulcspozíció marad.
Érdemes különválasztani az értékesítéstől, még ha együtt is kell működniük szorosan. Az elsődleges kommunikációs csatornád a piacoddal és az ügyfeleiddel. Ne add át senkinek a vezetését. Alkalmazhatsz rá külső partnert, de szigorúan a felügyeleted alatt. Ha nincs marketing, az olyan, mintha levágnád a sales kezét.
Operatív működés vezetője
Feladata a cég operatív működtetése. Az a személy, aki biztosítja, hogy minden a megfelelő rendben és időben történjen, és hogy a terméked vagy szolgáltatásod rendben eljussanak a vevőidhez. Átadható pozíció, megfelelő, az irányítást jól tűrő embernek.
IT és technológiai fejlesztés
Sokszor elhanyagolt terület. Fontos, hogy legyen valaki a cégednél, aki folyamatosan felügyeli az információs technológiai hálózatodat és kapacitásodat. Ide tartozhatnak az ügyfél-adatbázisok, a CRM rendszer, értékesítési rendszer, adattárolás, online és offline kommunikáció, számlázás stb. Kiszervezhető terület, de nélkülözhetetlen. Vagy a cégen belül vagy alvállalkozón keresztül, de kell legyen valaki, aki csak ezzel foglalkozik, még ha kis cég is vagytok.
Pénzügy, könyvelés
Pénzügyi kimutatások, számlák kifizetése, bankszámlák kezelése, pénzügyi kimutatások. Kiszervezhető funkció – kis cégek esetén külső könyvelőnek –, de legyen valaki, aki a cégnél felügyeli.
Ki az, aki hivatalosan foglalkozik a vevőiddel? Nem a leendő ügyfeleiddel, hanem a vevőiddel? Az értékesítés és a valós működés között sosincs teljes átfedés, ezért gyakran eltérnek az elvárások és a teljesítések. Ezt nagyon fontos, állandóan menedzselni, és folyamatosan „hidat képezni”, hogy vevőid mindig azt kapják, amit elvárnak, és elégedettek maradjanak a szolgáltatásaiddal – legalábbis mindenképpen ezt érezzék még hiba esetén is. Legyen rá embered a cégen belül.
HR
Nagyon fontos, hogy legyen kijelölt HR pozíció a cégednél. Nem elég a „személyügyis”. A HR részben papírmunka – pl. bérszámfejtés, munkanyilvántartás, bérezés stb. –, de főként a te humán tőkédnek a megóvása, védelme és fejlesztése a feladata. Minél nagyobb a cég, annál fontosabb, de már 2-3 főnél is szükséges. Ő gondoskodik róla, hogy alkalmazottjaid összhangban legyenek a cég értékrendjével és céljaival, értékelési eljárásaival, szervezeti kultúrájával. Itt születik a lojális kolléga.
Egyszemélyes vállalkozások?
Jogos kérdés, hogy mit csináljanak, akik egy- vagy maximum kétszemélyes vállalkozást vezetnek? Aki ilyen helyzetben van, legyen tisztában vele, hogy több pozíciót lát el egy személyben. Azt is mondhatjuk, hogy egy személyben dolgozik ügyvezetőként, pénzügyesként, marketingesként stb. Ha a cég növekedni fog, és munkaerőt vesz fel, nagyon hasznos tudás lesz az egyes pozíciók munkaköri leírásánál a tényleges tudása és tapasztalata.
- Zárkózz be min. 1 órára, kapcsolj ki mindent, hogy ne zavarhassanak.
- Menj végig a 8 területen, és nézd meg, hogy ki jut az eszedbe.
- Ha van ilyen pozíciótok, ki végzi, és konkrétan miért felel
- Ha nincs ilyen pozíciótok, ki lenne rá alkalmas?
- Mi az, ami megvan, és jól működik? – Dicsérd meg magadat és a cégedet.
- Mi az, ami hiányzik, és nagy szükség lenne rá? – Keress rá embert vagy szakértőt, aki segít megtalálni!
- Mi az, ami megvan, de nem működik jól? – Keress rá tanácsadót!
- Mi az, ami nincs meg, de nem érzed szükségét? – Gondold át még egyszer, hogy miért nincs rá szükséged! Növekedési lehetőséget fogsz találni!
Szerző:
Földi Miklós Dániel
Reklám- és gazdaságpszichológus, üzleti tréner,
