Távoli eléréssel ma már minden dokumentum és irat könnyen hozzáférhető, más alkalmazások segítségével pedig a munkatársak akkor is hatékonyan képesek együtt dolgozni, ha nincsenek egy térben. Egyre szélesebb körben terjed is az atipikus foglalkoztatás, különösen hogy az irodák fenntartási költségei emelkednek. A válság hatására pedig a legtöbb cég számára központi feladat a költségek csökkentése úgy, hogy a hatékonyság ennek ne lássa kárát. E célok eléréséhez egyre többük a modern informatika eszközeit veszi igénybe.
Távolról összegezve
A távoli vállalatirányítás lehetősége a technológia fejlődésével nemrég vált valóban elérhetővé. Manapság már a szoftverek is a hatékonyabb gazdálkodást szolgálják, hisz a vállalkozások olyan komplex megoldásokat igényelnek, amelyek megkönnyítik a munkát.
- Az integrált vállalatirányítási rendszerek segítségével számítógépen keresztül megtervezhetők és megszervezhetők a cégen belüli projektek, folyamatok, kioszthatók a feladatok, irányíthatók és ellenőrzhetők a munkatársak és a kontrollingfunkciók is. Egyszerűen és azonnal beszerezhető bármilyen szükséges információ a cégről, legyen szó alapvető számlázási vagy felelősségi kérdésekről, vagy akár arról, hogy melyik alvállalkozónk van éppen késésben. Bár a rendszerek maguk is számos adatot tartalmaznak, a teljes kép érdekében más, külső alkalmazásokból is képesek olyan adatokat integrálni, amelyekre szükség lehet például bérszámfejtés esetében - magyarázta Oláh Sándor, a Data Logic Kft. ügyvezetője az Invitel InnoMax Klubjának legutóbbi alkalmán.
A modern verziók bárhol, akár mobil eszközökön is könnyedén használhatók, így nemcsak irodához, de asztalhoz sincs hozzákötve a vezető. Ezek a megoldások saját riportok létrehozására is lehetőséget teremtenek, így akár egyedi kimutatások is készíthetők. A rendszer biztonságosan tárolja és rendszerezi az információkat, amelyek így később is egyszerűen előhívhatók, nagyban segítve a cég működésének elemzését.
- A humánerőforrás-gazdálkodást segítő szoftverekkel például a szabadságok tervezése válik áttekinthetőbbé és könnyebben szervezhetővé, akár távolról. Az alkalmazások olyan, a mindennapi munkát megkönnyítő lehetőségeket is kínálnak, mint például a bércsomag-kalkulátor, melynek segítségével néhány gombnyomással tervezhető a nettó és bruttó bér, a cafeteria- és egyéb juttatáselemek változása, akár egy üzleti ebéd során, az okostelefonon is - mondta el Kudich Zsolt, a Nexon alkalmazás- és projektágazati igazgatója.
Tisztázni kell
Az ehhez hasonló megoldások sikeres bevezetésének feltétele, hogy tisztázni kell a cégben zajló folyamatokat - ami egyébként is fontos eleme a fenntartható és hatékony működés megteremtésének -, de ha ezen túl vagyunk, a vállalatirányítási rendszerek segítségével tervezhetőbbé válnak a cég erőforrásai, könnyebben tisztázhatók a feladatok és felelősségek, emellett jelentősen csökkenhetnek a dokumentációval és annak rendszerezésével kapcsolatos feladatok is. Mindez úgy, hogy nincs szükség állandó személyes felügyeletre, a programok pedig számos adminisztratív feladat esetén pótolhatják az emberi munkaerőt.
Oláh szerint a nyilvánvaló előnyök ellenére az igazi áttöréshez gondolkodásváltásra van szükség. Mint mondja, az emberek többsége egyelőre jobban szeret bejárni az irodába, és eltölteni ott a nyolc órát még akkor is, ha adott esetben hatékonyabb lenne ezt elfelejteni. A válság hatására azonban egyre több cég hajlamos megtenni azokat a hatékonyságnövelő lépéseket, amelyektől korábban ódzkodott.
Beruházás nélkül
A bárhonnan elérhető szolgáltatások lényege, hogy az alkalmazások futtatását és elérését az interneten keresztül teszi lehetővé a szolgáltató. A fogyasztónak nincs szüksége előre telepített programra, speciális berendezésre, de szerverre sem, csupán internetböngészővel és nagysebességű internetkapcsolattal kell rendelkeznie.
Bizonyos szolgáltatásként elérhető szoftvereket szinte mindenki ismer a magánéletéből is. Ezek nagy része ráadásul ingyenes. A Gmail vagy Hotmail levelezőrendszer, a Google Docs vagy épp a Skype szinte minden számítógép-használó alapkészletének része, a mikrovállalkozások esetében pedig sokszor a céges kommunikáció is ezeken alapul. Ezek jellemzően kevesebb szolgáltatást kínálnak, mint a fizetős verziók, de felmérések szerint a felhasználók jelentős része a bonyolultabb programok tudásának is csak 5-20 százalékát használja ki.
Mára - a felhő alapú szolgáltatások terjedésével - a legkülönfélébb, a munkát segítő alkalmazások érhetők el weben keresztül, havidíjas konstrukcióban. Így a kisebb cégeknek is lehetőségük van a „dobozos" termékként még csak a nagyok számára elérhető informatikai újdonságok hadrendbe állítására. A havidíjas konstrukcióban egyszeri nagyobb beruházás nélkül élvezhetik az alkalmazások nyújtotta előnyöket. A Telenor tapasztalatai alapján a szolgáltatásként igénybe vett szoftverek (SaaS) alkalmazására való áttéréssel az átlagos informatikai megtakarítás meghaladhatja akár az 50 százalékot is. A csomagokban folyamatosan frissülő, jogtiszta szoftverek, a karbantartás terhének megszűnése mellett a nagy szolgáltatók nyújtotta biztonság is pluszpozitívumként jelenik meg a kkv-k oldalán.
