Termelékenynek lenni nem feltétlenül azt jelenti, hogy keményebben kell dolgozni. Hanem okosabban. Persze ez sem egyszerű. Hajlamosak vagyunk rossz beidegződésekkel, szokásokkal szabotálni munkavégzésünket és céljainkat.
A Business Insider és a davosi Világgazdasági Fórum (WEF) sorra vette, milyen trükkökkel őrizhetjük meg hatékonyságunkat a munkahelyünkön.
Alvás: csak még egy kicsit!
Tudósok szerint többet árt, ha ébredés után még 10-15 percet szunyálunk, mint amennyit segít. Amikor először felébredünk, a hormonrendszerünk olyan éberségi hormonokat kezd kibocsátani, amely felspannol minket a nap kezdéséhez. Ha visszaalszunk, lelassítjuk ezt a folyamatot. A kutyafuttában történő, rövidke bóbiskolás amúgy sem adja meg azokat az előnyöket a test élettani folyamatainak, amit a mély alvás nyújt.
Ez persze nem jelenti azt, hogy vissza kellene fogni az alvásmennyiséget. Arianna Huffington annyira nagy harcosa a témának, hogy külön könyvet írt alvás és a boldogság kapcsolatáról. Merthogy napjainkban éppen a szakmai pályafutásuk csúcsán lévő menedzserek nem képesek elég alvásidőhöz jutni.
Kép: EU-OSHA
Mobil az ágyunk mellett
Kutatások kimutatták, hogy az infokommunikációs eszközök (táblagépek, okostelefonok, laptopok) LED-kijelzői olyan kékes fényt adnak ki, melytől romlik a szem és elnyomja a melatonin-termelődést is. Ez az a hormon, mely elengedhetetlen az egészséges alvásciklusok kialakulásához és fenntartásához. Vagyis ha állandóan csekkoljuk az e-mailjeinket az ágyban, megbolygatjuk testünk bioritmusát. A kutatások azt is kimutatták, hogy az alacsony melatoninszint a testben hozzájárul a depresszió kialakulásához.
Impulzív szörfölés a neten
Mindenki ismeri azt, amikor csak egyetlen apróságot meg akarunk nézni a neten, ami tényleg a munkához kellene, aztán azon kapjuk magunkat, hogy két órája szörfölünk valójában teljesen feleslegesen. Álljunk ellen a kísértésnek, hogy céltalanul barangoljunk a világháló útvesztőiben, vagy hogy egy hirtelen jött kérdésből kiindulva nekilendüljünk a klikkelésnek. Célszerű felírni a megválaszolandó kérdéseket (természetesen ha nem azonnal van szükségünk válaszra), és amikor néhány összegyűlt, akkor rászabadulni a netre.
Multitasking
Az emberek többséget azt hiszi, hogy hatékonyan képes két dolgot egyszerre csinálni, de tudósok kimutatták, hogy mindössze a lakosság 2%-a képes erre megfelelő színvonalon. A többieknél bizony lankad a figyelem, hibák csúsznak a munkába, ha folyamatosan több dolgot csinálnak egyszerre. Kutatások azt is kimutatták, hogy a sok feladat egyszerre elbutít. A hatékonyság érdekében tehát egyszerre csak egy dolgot csináljunk - ha muszáj, inkább váltsunk gyakrabban.
Kép: Freeimages
Az e-mail butít
Az okostelefonok korában már állandó hozzáférésünk van az e-mail folyamunkhoz, akár az irodában ülünk, akár az autóban, vagy a pedikűrösnél. Tanácsos fél óránként csekkolni a bejövő leveleket, sűrűbben azonban nem, mert az is megakaszthatja a koncentrálást. Márpedig nem minden feladatot végzünk hasonló odaadással és lelkesedéssel, s ha állandóan "meglógunk" a kevésbé vágyott feladat elől, kitérőket teszünk e-mail fiókunkba, akkor újfent nő az esélye, hogy tévesztünk valahol, mert figyelmünk és energiánk ismét szétforgácsolódik.
Tudományos kutatások kimutatták, hogy az állandó e-mail csekkolás butábbá teszi az embert és egy nap során akár 25 percnyi komoly munkavégzést is elveszíthetünk így. Ha valaki nem tudja tartani azt, hogy fél órát koncentráljon egy igazán belemélyülős, odafigyelős feladatra, azzal bajok vannak.
"Old habits die hard," tartja az angol, vagyis a régi szokások lassan múlnak ki. Az új szokások pedig lassan idegződnek be. Hiába érezzük, hogy egy régi szokás káros, készek vagyunk ragaszkodni hozzá, sutyiban újra-újra visszatérni hozzá, mert úgy érezzük, ezt a kis lazítást, önkényeztetést megérdemeljük. (Így szabotálja az embert azt, hogy például ráálljon egy új, egészséges étrendre. Időnként vissza-visszaszökik a régi trükkökhöz: egy kis nasi itt, egy kis disznótoros ott.)
Szakértők azt tanácsolják, fogjuk fel az új szokás beégetését úgy, hogy tegyük identitásunk részévé. Az új szokás én vagyok. Ez a habitus igenis önmagam javításának a része. Ezt hívják "moral licensing"-nek, vagyis hogy morális engedélyt adunk rá, változtassunk beidegződéseinken, mert az segít nekünk jobbá, többé stb. válni.
A kis szokások alakításával gyökeres változásokat érhetünk el az életünkben – mondja James Clear viselkedés pszichológus, menedzsment tanácsadó. A Stretch 2015 leadership konferencián tartott előadásában azt hangsúlyozta, az apró lépések is fontosak. Ha minden nap csak 1%-kal javítunk valamit, az egy év alatt 31,18%-os javulást jelent. A szokások kialakulása három lépés során valósul meg - hogy hogyan, arról itt olvashat részletesen.
Túl sok értekezlet
Ha napunk tele van találkozókkal, megbeszélésekkel és viszonylag rövidek azok az időszakok, amikor magunkban lehetünk az asztalunknál, rendkívül kicsi az esélye, hogy értelmes munkát végezzünk. Főleg, ha a videók, a Messenger, és minden más figyelemelterelő eszköz is egy klikkelésre van tőlünk.
Érdemes egymás utánra beosztani az értekezleteket, hogy hosszabbak legyenek az íróasztali munkavégzés periódusai. Ha belső munkatárssal való értekezésről van szó, és nagy létszámú szervezetnél dolgozik az ember, megkövetelhetjük, hogy az illető nyújtson be konkrét javaslatot, milyen kérdést, dilemmát akar megtárgyalni és azt is prezentálja előre, azok megoldására milyen javaslatai vannak.
Még ekkor sem árt, ha a kért időtartamnak csak a felét kapja meg az alkalmazott. Szedje össze magát, fogja rövidre mondandóját. Mindenkinek drága az ideje. Egyáltalán nem megy ritkaságszámba, ha egy elfoglalt vezető 40 – 60 munkaórát egyeztetésekkel, tárgyalásokkal és értekezletekkel tölt el hónapról hónapra. Ha ennek csak a fele nem hatékony és számításba vesszük egy közép vagy felsővezető munkabérét és azt a tényt, hogy ezeket az alkalmakat többnyire nem egyedül tölti, hanem másik három, négy kollégával, máris több százezer forintnyi effektív veszteségnél tartunk, hiszen nem hoztunk létre üzletileg releváns értéket – és az elmaradt haszonról akkor még nem is beszéltünk. Szakértőnk itt ad tippeket, hogyan változtathatunk ezen.
Ülni, állni
Nilofer Merchant a TED-konferenciák egyik előadója híres arról, hogy azt tanácsolja az embereknek, ne csak ülős találkozókat szervezzenek. Furcsán hangzik? Pedig nyugodtan el lehet menni sétálni egy kicsit a kollégával, üzlettárssal. De a közös testedzés sem ördögtől való ötlet. A mozgás, a kültéri fények, a levegő és az új vizuális stimulus is serkenti az agyat. Talán a sétálós találkozón jobb ötletek serkennek ki az elménkből.
Halogatás
Ha van egy halaszthatatlan, sürgős, vagy éppen köztudottan lassú munkával járó feladatunk, azt ne toljuk ki a nap második felére, miközben a könnyebb részfeladatokkal elszórakozzuk a nap legdinamikusabb részét: a délelőttöt, amikor még tele vagyunk tetterővel. Meg kell ragadni a nehezebb, összetettebb feladatokat, lehetőleg a nap minél korábbi szakaszában.
Túlszervezés
Sok ambiciózus ember túlszervezi és túltervezi magát, minden percét beprogramozza, hogy minden órából a lehető legtöbbet hozza ki. Ez a betervezettség merevséget eredményez mentálisan, megöli a kreativitást és a spontán ötleteket. Az ilyen embernek az is frusztrációt okozhat, ha bármi módosul - márpedig módosul, mert a dolgok gyakran nem úgy mennek, ahogy elterveztük, váratlan problémák, feladatok merülnek fel, mások késnek, stb.
A tervezettség optimális szintje minden munkanapban 4-5 óra. Hagyni kell, hogy a többibe szóljon bele az élet, a körülmények. Biztosak lehetünk benne: bele fognak szólni.
Alul szervezés
Az sem jó, ha az ember túlságosan lazán, teljesen strukturálatlanul indul neki a munkanapnak. Így kész csoda, ha végez a dolgaival időben. A projekteknek és megbízásoknak célszerű határidőt szabni, máskülönben kifolyik a kezünk közül az idő.
A Harvardon előadó Robert Pozen azt tanácsolja, hogy állapítsuk meg mi a végcélunk, és ennek ismeretében szabjuk meg, milyen lépéseket kell tennünk. Amikor félúton vagyunk, tekintsük át, hogyan sikerültek ez addigi részfeladatok, jó irányba tartunk-e.
Prioritások
Ha nem vagyunk képesek súlyozni a különböző teendők között, előbbre sorolni bizonyos feladatokat, hátrébb másokat, akkor a kötelezettségeink mint egy nagy hullám előbb-utóbb összecsapnak a fejünk fölött. Az eredményes szakmai előremenetel és a jó teljesítőképesség titka a prioritások felállításának képessége.
Maximalizmus
Bármily hihetetlennek hangzik, a halogatás oka sok esetben nem is annyira a lustaság, mint inkább a perfekcionizmus. Sokan azért nem kezdenek bele egy feladatba, mert attól tartanak, hogy nem lesznek képesek jól végrehajtani azokat. Ők csak akkor kezdenek bele a munka dandárjába, ha félelmük, hogy végül nem végeznek el semmit, már minden határt túllép. Mi a megoldás? Átverni saját elméjüket. Elhitetni vele, illetve megjátszani, hogy a feladat nem is olyan fontos, holmi bagatell, csak essünk gyorsan túl rajta.
