Több mint 10 éves szervezetfejlesztői tapasztalatom során rendszeresen előfordult, hogy a cégek nem tudtak pontos információkat adni gazdálkodásukról. Pedig egy alapos cégelemzéshez elengedhetetlenül szükséges a számszerű adatok pontos ismerete, és itt nem a mérlegre gondolok. Amikor átadtam a cégvezetőknek az adatbekérő táblázatom, az azonnal a könyvelőnél landolt, és az esetek 90%-ban csak hosszú idő után, hiányosan kitöltve kaptam vissza. Ez azonnal 4 dologra mutat rá:
- A cégvezetők nem rendelkeznek áttekintő adatokkal a saját cégükről, vagyis úgy vezetik a cégüket, mintha egy pilóta műszerek nélkül repülne.
- Sok cégvezető szeretne több adattal rendelkezni a döntései támogatására.
- A cégvezetők többsége a könyvelőjétől vár segítséget abban, hogy legyenek naprakész információi, de teljes mértékben tájékozatlan abban, mit is várhat el a egy könyvelőtől,vagyis igen kiszolgáltatott helyzetben van ezen a téren.
- A könyvelők – tisztelet a kivételnek – nem adnak olyan adatokat a cégeknek, amellyel segítik a vezetés munkáját, és ez sok cégvezetőnek csalódást okoz. Egy közelmúltban végzett felmérés szerint sok vezető hajlandó lenne akár 50-100%-kal is többet fizetni a könyvelőjének, ha több információt kapna.
Ismerek olyan vezetőt, aki 7-8 évvel ezelőtt bement a műhelybe és két percen belül megmondta a havi árbevételét. Mivel akkoriban az árrések, haszonkulcsok sokkal magasabbak voltak, tudta, hogy nyereséges a cége. De ez ma már nem működik! Az elérhető árrések, haszonkulcsok rendkívül alacsonyak, a verseny miatt könnyen veszteségbe mennek át a cégek. Miből veszi észre egy cégvezető, hogy veszteséges a működése, ha nincsenek naprakész adatai? Legtöbbször csak a pénzek mozgásával foglalkozik, fogalma sincs, hogy melyik terméke vagy szolgáltatása nyereséges illetve veszteséges. Kevés cég rendelkezik olyan információs rendszerrel, amely gazdálkodása eredményességét naprakészen mutatja. Hozzá kell tennem, hogy a vállalatirányítási rendszerek többsége sem oldja meg ezt a problémát.
Jó tanács: mint cégvezető, legyen igényünk naprakész adatokra a cégről, hogy ezek alapján hozhassunk döntéseket.
Miért nem ad adatokat a könyvelő?
A könyvelők nagyon sokat segítenek a vállalkozásoknak abban, hogy az állam felé teljesítsék a bevallási kötelezettségeiket. Ez hatalmas és értékes munka, de leköti a könyvelők kapacitását. Meg kell érteni, hogy ma a könyvelők elsődleges célja az állam kiszolgálása, és nem a cégvezetők információval való ellátása. Ezt a cégvezetőktől szerzett tapasztalataim alapján mondom, nem egy tankönyvből vettem. A könyvelés alapján kapott információk, mint pl. főkönyvi kivonat nem érthető egy cégvezető számára, és a könyvelés által használt fogalmak többsége sem.
Jó tanács: ha nem kapunk elég adatot a könyvelődtől, ne várjunk tovább, építsünk saját vezetői információs rendszert!
Amire ma kiterjed a cégvezetők figyelme: kik tartoznak neki és kinek tartozik a cég. Ezen túl fontos lenne látni:
- a cég eredményességének alakulását hónapról hónapra, és a tervekhez képest
- a pénzforgalom (cashflow) alakulását hónapról hónapra
- a pénztár pontos forgalmát és aktuális egyenlegét
- az egyes költségek alakulását a tervezetthez képest, amellyel a pazarlásokat is ki lehetne szűrni
- mely területek vagy termékcsoportok nyereségesek illetve veszteségesek
- grafikonokat a legfontosabb mutatók alakulásáról, trendek elemzése céljából valamint a tervekhez való összehasonlításhoz.
- olyan adatokat, amelyekkel előre lehet tervezni 2-3 hónapra is
Aki azt gondolja, hogy egy vezetői információs rendszer többletmunkát jelent a munkatársaknak, az téved. Ellenkezőleg: jelentős munkát lehet megtakarítani, ha a számlákkal kapcsolatos adatokat és információkat csak egyszer rögzítjük, és a kimutatásokat a rendszer automatikusan állítja elő a rendszer, úgy, hogy nem kell „könyörögni” munkatársaknak.
Bérczes István közgazdász www.businessa1.hu
