Egy korábbi írásombanaz ERP iparág jövőjét boncolgattam, azokat az irányokat próbáltam bemutatni, amelyek az elkövetkezendő években meghatározzák a vállalatirányítási rendszerek fejlődését. Nem beszéltem egy fontos irányról, amely egy teljesen önálló iparággá alakult, de ez azért történhetett, mert a vállalatirányítási rendszerek nem tudtak bizonyos igényeket kielégíteni. Melyek voltak ezek az igények?

Kép:PP/FörsterTamás

A vállalatirányítási rendszerek azért alakultak ki, mert a vállalkozások vezetőinek olyan átfogó információkra volt szükségük, amelyek alapján meg tudták hozni azokat a döntéseket, amelyek a vállalkozás működéséhez szükségesek voltak. Így az egyes alrendszerek, készletkezelés, számlázás, pénzügy, könyvelés, és még megannyi más összekapcsolásával létrejöttek az ERP rendszerek. Minden adat egy helyre került (adattárház), egy helyről táplálkoztak az információk, meg lehetett hozni a döntéseket. A fejlesztések során mégis sokkal több energiát fektettek a rendszereket fejlesztők a funkciókba, mint az információk kinyerésébe, megjelenítésére. Hogy csak egy példát mondjak a riporting rendszerek, amelyeket a vállalatirányítási rendszerekhez kapcsoltak vagy fejlesztettek, mindig a leggyengébb láncszemei voltak ezeknek a rendszereknek.

Ha az Ön cége már ERP képes ) bizonyára használ valamilyen vállalatirányítási rendszert. Valószínűleg a rendszer telepítése, bevezetése után elérhető standard riportok, jelentések, adatexportok nem voltak megfelelőek az Ön számára. Ezeket is testre kellett szabni az Ön igényeinek megfelelően, de a testre szabás a riportok terén sokkal nehezebb, valószínűbbnek tartom, hogy teljesen újakat kellett készíteni az igényei alapján. Ez több tucat riportot, jelentést is jelenthet egy adott bevezetésnél. A legegyszerűbb volumen (pl. adott időszaki árbevétel, adott időszaki költség, stb.) típusú riportoktól kezdve a komplex jelentésekig, elemzésekig (pl. egy főre jutó nyereség változása, stb.). Az ERP rendszer csak megteremtette ennek az információ kinyerésnek a lehetőségét, mivel az adatok immáron egy helyen vannak tárolva, egy helyen keletkezhetnek és a cégen belül mások további információkat adhatnak ezen adatokhoz. De összességében mégis azt gondolom, hogy a riporting területen az ERP rendszerek elbuktak, ezért jöhetett létre egy külön iparág, amely kihasználta ezt a gyengeséget és olyan rendszereket teremtett, amelyek hozzákapcsolhatóak az ERP rendszerekhez (de akár önállóan is működtethetőek manuális adatbevitel segítségével) és az adatok kinyerésében profik, és nemcsak a kinyerésben, de a megjelenítésben is és ez a kulcs.

A cégvezetők nem akarnak hosszú időt azzal tölteni, hogy a többfajta jelentésből kibogarásszák a lényeget. Ezért van kontrolling osztály a cégen belül, amelynek az a feladata, hogy a cégvezető asztalára letegye azt a bizonyos 5-10 kulcsmutatót (KPI) amiből világosan átlátja a cég jelenlegi helyzetét, állapotát. De egy jó Üzleti Intelligencia (Business Intelligence – BI) rendszer segítségével ehhez nem feltétlenül kell kontrolling osztály, ezért tipikusan jó megoldás a kis és középvállalatok számára.

Az Üzleti Intelligencia azon módszerek, folyamatok, rendszerek, technikák összessége, amely a nyers adatokból értelmezhető és hasznos információkat nyer ki üzleti célból és nemcsak kinyeri az információt, de hatékony módon meg is jeleníti azt, átlátható, könnyen értelmezhető módon.

Mi a célja az Üzleti Intelligencia rendszereknek tehát?

• Kiegészítsék vagy akár helyettesítsék a kontrolling osztály tevékenységét.
• Vezetői információt szolgáltassanak a régebbi vezetői információs rendszerek (VIR) és döntéstámogató rendszerek (DTR) helyett.
• Kinyerjék az információt az adattárházakból, amely akár egy ERP adatbázisa is lehet.
• Könnyen hozzáférhetővé váljanak az adatok a megfelelő vezetői szintek számára.
• Gyorsan hozzáférhetővé váljanak az adatok a megfelelő vezetői szintek számára.
• Az információk áttekinthető formában legyenek elérhetőek.
• Biztosítsák a megfelelő kulcsmutatókat (KPI) a megfelelő személyek számára.
• A vezetők megalapozott döntéseket tudjanak hozni.

És ezeket úgy biztosítják a BI rendszerek, hogy intelligens jelentéseket készítenek, dashboardokat, amelyek könnyen áttekinthetőek a szemnek és egyszerűen lehet implementálni mobiltechnológiára is, mind amellett, hogy desktopos környezetben is kiválóan használhatóak. Riasztási szinteket lehet definiálni a kulcsmutatókhoz (KPI), amelyek egy adott szint esetén azonnal riasztanak a vezetőségnél, hogy be tudjanak avatkozni a munkafolyamatokba. Például ha a hét közepén az előző időszakhoz képest még nem értük el a megfelelő árbevétel szintet, akkor riaszt a rendszer és lehetőségünk van beavatkozni, pl. egy gyors adwords kampányt indíthatunk. A BI rendszerek nemcsak megmutatják az információkat, nemcsak riasztani tudnak, de összetett elemzéseket is elvégeznek helyettünk vagy a kontrolling osztály helyett.

Bizonyos ERP rendszer szolgáltatóknak van saját BI eszközük, de külön is lehet vásárolni ún. dobozos termékként ilyen rendszereket. Ilyenkor nagyon fontos, hogy meggyőződjünk arról, hogy az adatkapcsolat az adattárház (pl. ERP) és a vizuális eszköz (BI) között automatikus lesz-e, illetve milyen további manuális adatbevitelre lesz szükség a tökéletes működtetéshez. A kisvállalkozásoknak is bátran ajánlom, hogy keressék a lehetőségét, hogy az adataikat hogyan tudják az üzleti intelligencia segítségével még jobban hasznosítani.

Giller Tamás www.erpblog.hu ERP, CRM és projektmenedzsmenttel foglalkozó blog szerkesztője