Egyre gyakrabban fordul elő, hogy a munkáltató bizonyos feladatok elvégzésére, legyen az egy vásári részvétel, egy partnerrel történő tárgyalás vagy a cég bármely egyéb formában történő képviselete, nem a cégvezetőt, hanem az egyik munkavállalót küldi ki. Az elmúlt években azonban több európai országban is változtak az ilyen kiküldetésekre vonatkozó szabályok, így az Írisz Office adótervezőinek segítségével összeszedtük, amit most, 2019-ben a kiküldetésekről tudni érdemes!

Mi az a kiküldetés?

A belföldi kiküldetés a munkáltató által elrendelt, a tevékenységével közvetlenül összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges hivatali, üzleti utazás, ide nem értve a lakóhelyről munkahelyre történő bejárást.

Külföldi kiküldetésről, külszolgálatról akkor beszélünk, amikor a magánszemély jövedelme megszerzése céljából a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli tartózkodik, és idetartozik az ezzel kapcsolatban felmerült külföldre történő utazás is.

Kiküldetésnek minősül az is, ha a munkavállaló, a munkáltató utasítása alapján, külső helyszínen végzi el feladatait, például tárgyalásra, ügyfélhez, postára megy, a kiküldetés időtartamától függetlenül.

Kép: Fotolia

Milyen különbségek vannak a kiküldetések között?

Amikor kiküldetésről van szó, megkülönböztetést teszünk aszerint, hogy az utazás célja belföld vagy külföld. Továbbá azt is meg kell vizsgálnunk, hogy a munkavállalót a munkaszerződésétől eltérő munkakörben, munkahelyen vagy netán más munkáltatónál foglalkoztatják-e. A munkaszerződéstől eltérő alkalmazásra vonatkozó jogszabályokról a Munka Törvénykönyve rendelkezik.

Ha a kiküldetés időtartama a 15 napot meghaladja, a munkáltató köteles írásbeli tájékoztatást adni a munkavállalója részére az utazást megelőző 7 nappal korábban:

• a kiküldetés időtartamáról,
• a munkavégzés helyéről,
• a bér és juttatás elszámolásának folyamatáról,
• a hazatérés módjáról.

A munkáltató egyoldalú döntése alapján alkalmazhatja a munkavállalót a munkaszerződéstől eltérő módon, amennyiben ennek időtartama a 44 munkanapot, órában mérve a 352 munkaórát, illetőleg ennek időarányos részét nem haladja meg. Ez a korlátozás naptári évre szól, tehát az egy éven belüli kiküldetések időtartamát össze kell számolni.

Ettől függetlenül a jogszabály tartalmaz néhány olyan kivételes helyzetet, amikor a munkavállaló hozzájárulása nélkül nem kötelezhető más helyszínen történő munkavégzésre:

• a várandóssága megállapításától gyermeke 3 éves koráig,
• gyermeke 16 éves koráig, ha gyermekét egyedül neveli,
• hozzátartozójának tartós, személyes gondozása esetén,
• a rehabilitációs szakértői szerv legalább 50 százalékos mértékű egészségkárosodását megállapította,
• 44 munkanapot meghaladóan a kiküldetés csak akkor jöhet létre, ha a munkáltató írásbeli megállapodást kötött a munkavállalójával.

Ha kirendelés oka az, hogy a munkavállaló az eredeti munkakörében nem alkalmazható, akkor erre vonatkozóan szükség van egy munkaszerződés módosításra, és ennek megtörténte után a munkavállaló további foglalkoztatása már nem fog kiküldetésnek minősülni.

Külszolgálat esetén a munkavállalót vagy egy másik munkáltatóhoz, vagy cégcsoporton belüli vállalathoz helyezik ki. Cégcsoporton belüli kirendeléskor a cégeknek meg kell állapodniuk abban, hogy ki viseli a felmerült költségeket, továbbá ha a munkavállaló visszatér a kirendelő munkáltatójához, akkor tisztázni kell a továbbfoglalkoztatás kérdését is. Meg kell állapodni a jogfolytonosságról, ugyanis szerepet játszhat a végkielégítés vagy a felmondási idő meghatározásának szempontjából.

A Munka Törvénykönyve rendelkezik arról, hogy a munkavállalót a külszolgálattal összefüggésben sérelem nem érheti, ezért meg kell vizsgálni, hogy a külföldi országban mik a hatályos jogszabályok.

Amennyiben a fogadó ország szabályai kedvezőbbek, az alapján biztosítani kell:

• a maximális munkaidőt, minimális pihenőidőt,
• a minimális éves szabadságok számát,
• a munkahelyi egészségvédelem és biztonságra szóló rendelkezéseket,
• a férfiak és a nők közötti egyenlő bánásmódról szóló és más diszkriminációellenes szabályokat,
• figyelembe kell venni a minimális bérszintet, ugyanis a munkavállaló keresete nem lehet kevesebb, mint a fogadó országban érvényes minimálbér.

Vannak olyan befogadó országok, amelyek szabályozzák, hogy a hozzájuk kiküldött sofőrök keresete arra az időszakra (azokra az órákra), amíg náluk tartózkodnak, nem lehet kevesebb, mint a saját jogszabályaikban meghatározott minimális órabér. Ezek közé tartozik Németország, Ausztria és Franciaország is.

Ha a munkavállalók munkafeltételeire vonatkozó szabályok kedvezőbbek a kiküldő országban, akkor a vállalkozásnak természetesen jogában áll a kiküldetés alatt is biztosítani ezeket a feltételeket!

Társadalombiztosítási illetőség

A társadalombiztosítási jogviszony tekintetében vizsgálnunk kell, hogy a fogadó ország az EGT tagállamai közé tartozik-e vagy harmadik országnak minősül, és szem előtt kell tartanunk a külszolgálat időtartamát is. Ha a munkavállaló ideiglenesen kiküldetésre megy egy másik uniós tagországba, és az időtartam nem haladja meg a 2 évet, kötelezően nem kell átjelentkezni a külföldi ország tb-rendszerébe.  Ahhoz, hogy a kiküldetés ideje alatt is igénybe tudja venni a szükséges egészségbiztosítási ellátásokat, szüksége van európai egészségbiztosítási kártyára, amit a kormányhivatalnál válthat ki.

Az európai egészségbiztosítási kártyát a járási hivatal vagy a NEAK (régi nevén OEP) adja ki kérelemre. Azok a magánszemélyek igényelhetik, akik magyar egészségügyi szolgáltatásra jogosultak, és rendelkeznek bejelentett magyar vagy más EGT tagállamban lévő lakóhellyel. A kártya a járási hivatalnál személyesen vagy írásban postán és ügyfélkapun keresztül is igényelhető. Személyes igénylés esetén azonnal, egyébként pedig postai úton kapja meg a kártyát a magánszemély. A kártyát akkor szükséges kiváltani, amikor a magánszemély külföldre megy, és ott tartózkodik, a biztosítása pedig belföldön marad. Ebben az esetben ugyanis egy másik tagállamban a magyar egészségbiztosítás terhére vehetők igénybe az egészségügyi szolgáltatások. (Érdemes akár egy külföldi nyaralás idejére is kiváltani az európai egészségbiztosítási kártyát.)

Emellett a munkáltatónak gondoskodnia kell az A1-es nyomtatvány igényléséről, amit a társadalombiztosítási szervtől tud megkérni egy erre szolgáló nyomtatvány beküldésén keresztül. Az igazolás megszerzéséhez bizonyítani kell, hogy a munkavállaló a külszolgálat során is az eredeti munkakörének megfelelő munkát fog végezni. Az A1-es igazolólapot ki kell adni a munkavállaló részére, és azt bármikor be kell tudnia mutatni a külföldi hatóságok részére.

Ha a munkavállaló előre tudja, hogy 2 évet meghaladóan megy külföldre kiküldetés céljából, mentességet kérhet, hogy továbbra is Magyarország szociális ellátórendszerében maradhasson. Ahhoz, hogy valaki ezt megkapja, mind a küldő, mind a fogadó ország együttes beleegyezése szükséges. Amennyiben a munkavállaló nem kapta meg a mentességet, és 24 hónapnál több időt tölt kint, akkor át kell jelentkeznie a fogadóország ellátó rendszerébe.

Más a helyzet, ha a célország egy harmadik ország. Ilyenkor vizsgálnunk kell, hogy a célországgal van-e Magyarországnak szociálpolitikai vagy biztonsági egyezménye. Ha van, akkor általában a munkavállaló mentesülést élvez 5 éves időtartamra a külföldi szociális ellátási rendszerbe való tartozás alól. Ilyen egyezmények hiányában a hazai szabályozás rendszerint 2 éves mentességet biztosít. Természetesen minden esetben az alkalmazottnak rendelkeznie kell alátámasztó dokumentummal a munkaviszony fennállásának tényéről és a külszolgálat valódiságáról.

Adóügyi illetőség

Amennyiben a magánszemélynek külföldről származik jövedelme, az adófizetési kötelezettség megállapítása érdekében meg kell vizsgálni az adóügyi illetőségét. A magyar jogszabályok alapján, aki magyar állampolgár, az belföldi illetőségűnek minősül. Ilyen esetben az adófizetési kötelezettség a magánszemély minden bevételére kiterjed.

Külföldi munkavégzés esetén Magyarországon is és a munkavégzés helye szerinti államban is felmerülhet adófizetési kötelezettség. Ezeknek a helyzeteknek az elkerülése végett meg kell vizsgálnunk, hogy a két tagállam között van-e kettős adóztatást elkerülő egyezmény. Az adóilletőség megállapítása során az alábbi feltételeket kell figyelemmel kísérni:

• A magánszemély melyik országban rendelkezik állandó lakóhellyel?
• A magánszemély létérdekének hol található a központja (család, munka)?
• A magánszemélynek hol van a szokásos tartózkodási helye?
• A magánszemély melyik ország állampolgára?

Ha a munkavégzés helye nem egyezik meg az illetőség államával, akkor az alábbi esetekben a munkavégzés helye szerinti államban is adóköteles lehet a jövedelem:

• ha a munkavégezés 183 napot meghaladóan történik, ÉS
• a bérkifizetés a kiküldött országban történik, ÉS
• a bér kifizetésével kapcsolatos költségeket a határon túli vállalat viseli.

Alapesetben a külföldön megfizetett adó összegének a 90 százalékával csökkenteni tudjuk a belföldön fizetendő személyi jövedelemadó összegét, maximum a külföldön megszerzett jövedelem után Magyarországon fizetendő adó mértékéig. A kiküldetés elrendelése

A munkavállaló kirendelése a foglalkoztató egyoldalú döntése alapján legfeljebb 44 beosztás szerinti munkanapon keresztül történhet. Ezt az időtartamot meghaladó kiküldetés esetén írásbeli megállapodásra van szükség a munkáltató és a munkavállaló között. Törvényileg nincs meghatározva a kiküldetés elrendelésének a menete, viszont a munkáltató az üzletpolitikájához tartozó, belső szabályzataiban rendelkezhet róla. Fontos, hogy ezek a szabályzatok egységesített rendszert tartalmazzanak minden munkavállalóra vonatkozóan. A Munka Törvénykönyvére tekintettel a munkavállalót hátrányos megkülönböztetés nem érheti.

Költségtérítés / napidíj

A Munka Törvénykönyve alapján a munkáltató köteles a munkavállalónak azt a költségét megtéríteni, ami a munkaviszony teljesítésével kapcsolatban felmerült. Ilyennek minősül a kiküldésben részt vevő alkalmazottat megillető napidíj összege is. Napidíjat a munkáltató minden kiküldetés során köteles fizetni, amennyiben a felmerült költségeket más módon nem téríti meg. Összegének meghatározásakor megkülönböztetjük a belföldi-, a külföldi kiküldetésben dolgozóknak, valamint az áruszállításban részt vevő sofőröknek járó díjakat.

Belföldi kiküldetés esetén a napidíj számlával igazolt összegként vagy költségátalányként számolható el. Átalány esetén a magánszemélyt naponta minimum bruttó 500 forint illeti meg, ami munkaviszonyból származó jövedelemként adóköteles. Erre a költségtérítésre a munkavállaló akkor jogosult, ha a kiküldetés időtartama a 6 órát eléri, és a munkáltató a kiküldetés helyszínén nem biztosít számára étkezést.

A 6 órát meghaladó kiküldetés esetén a belföldi áru- és személyszállításkor a sofőrök és az árukísérők részére adható átalány adómentes maximális összege nettó 3000 forint, feltéve, hogy a munkáltató a kiküldetéssel kapcsolatban a munkavállaló részére más juttatást nem ad. Ezt a költségtérítést a személyi jövedelemadó-törvény mentesíti az adó alól, mind a munkavállaló, mind a munkáltató részéről. Amennyiben a munkavállaló részére adott átalány összege meghaladja a naponta adható nettó 3000 forintot, a felettes rész munkabérként lesz adóköteles.

Külföldi kiküldetés esetén a magánszemélyt a kint tartózkodás időtartamára napidíj, szállás-, utazás- és egyéb szükséges és indokolt költségtérítés illeti meg. Arra vonatkozóan, hogy a munkáltatónak, kifizetőnek milyen összegű kifizetést kell teljesíteni külszolgálat címen, mennyi napidíjat köteles adni, nincs előírás. Ennek mértéke saját elhatározására van bízva. Leginkább valamilyen belső szabályzat, kollektív szerződés határozza meg annak mértékét, amely munkáltatónként különböző lehet. Fő ismérve a külföldi napidíjnak, hogy bizonylat nélkül is elismert ráfordításnak tekinthető, elszámolásához nincs szükség számlákra.

Abban az esetben, ha a sofőrnek/árukísérőnek külföldi útja van, részükre naponta adómentesen 60 eurónak megfelelő forintösszeget adhat a munkáltató napidíj jogcímén. Ez a térítési mód az említett összeghatárig mentesül az adófizetés alól, mindkét fél számára.

Egyéb munkakörben külföldön dolgozó alkalmazottat a munkáltató saját belső szabályzatában meghatározott napidíj illeti meg. A juttatott díj 30 százaléka, de maximum 15 eurónak megfelelő forintösszeg adómentes. A mentességre vonatkozó forintösszeget a kiküldetést megelőző hónap 15-i árfolyammal határozzuk meg. A kifizetett juttatás 70 százaléka (illetve a 15 euró feletti összeg) munkabérként adózik, így fizetési kötelezettség merül fel a felek részéről.

A kiküldetéssel kapcsolatban felmerült étkezési költségek fedezetére a vállalkozások elsősorban a napidíjat adják, ugyanis ezeket a költségeket nem éri meg számlával alátámasztva megtéríteni, hiszen úgy az egyes meghatározott juttatásnak minősülne, ami a magánszemélynek ugyan adómentes, de a munkaadónak a jelenlegi adójogszabályok alapján 40,71 százalékos többletterhet jelentene.

Kiküldetési költségtérítés csak munkavállalót illet meg, megbízási jogviszony vagy egyszerűsített foglalkoztatás keretében foglalkoztatott magánszemély esetén nem ismer el a törvény ilyesfajta térítési módot.

A költségkeretet az alapján kell megállapítani, hogy mik azok a kiadások, amit a cég fizet, és melyek azok, amik a munkavállalót terhelik. A napidíj mértékét is ennek megfelelően kell meghatározni, és azt a vállalkozás belső szabályzatában kell rögzíteni. A céget terheli többek között a munkavállaló utazási, biztosítási és szállásköltsége, ellenben a napidíjjal kell fedeznie a munkavállaló élelmezését.

A költségelszámolásnak kétféle módja van:

• a vállalkozás a munkavállaló által hozott számlák alapján utólag téríti meg a költségeket,
• a munkáltató utólagos elszámolásra előleget folyósít a munkavállalónak.

Elszámolásra kiadott előleg szabályai:

• az előleg kifizetésekor kiadási pénztárbizonylatot készítünk,
• az előleg visszafizetésekor a teljes kiadott összegről bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani, és ezzel egyidejűleg a számlák és bizonylatok értékétől kiadási pénztárbizonylat készül,
• a hozott bizonylatok és a teljes felvett összeg különbözetét vissza kell fizetni, így megszűnik a követelés a munkavállaló felé,
• amennyiben a hozott bizonylatok összege meghaladja a korábban felvett előleg értékét, akkor kiadási pénztábizonylattal meg kell téríteni a dolgozónak a többletköltséget.

Az előleg elszámolására a visszaérkezést követően 30 nap áll a rendelkezésre!

Amennyiben 30 napon túl számol el a dolgozó, akkor kamatkedvezményből származó jövedelme keletkezhet. A munkavállalónak az adott összegre meg kell fizetnie a jegybanki alapkamat 5 százalékponttal növelt értékét a visszaérkezéstől a visszafizetésig eltelt napokra vonatkozóan, mivel az elszámolásra kiadott előleget „kölcsönként” használhatta. Ha nem fizeti meg a kamatot (vagy ennél kisebb mértékben téríti csak meg), a felvett összegre számított kamat 1,18-szorosa után 15 százalék szja- és 19,5 százalékos szocho-fizetési kötelezettsége keletkezik. (Összességében az adóteher 40,71 százalék.)

Kiküldetési rendelvény

A felmerült költségek elszámolásához Kiküldetési rendelvényt köteles vezetni a munkáltató, a jogszabályokban meghatározott módon. Beszerezhető belőle szigorú számadású bizonylat is, ami papír-írószer boltban vásárolható meg, de annak tartalmához igazodó, Excelben vezetett saját nyilvántartás is elfogadható. Természetesen az elkészítést követően aláírással kell hitelesíteni a dokumentumot, és sorszámmal kell ellátni azt. A kiküldetési rendelvényt 2 példányban kell kiállítani, az eredetit a kifizetőnek, a másodpéldányt a kiküldött munkavállalónak kell megőriznie.

A dokumentumnak tartalmaznia kell:

• a céges adatokat,
• a magánszemély nevét, adóazonosító jelét,
• az indulás és visszaérkezés napját,
• a célországot/várost, az utazás célját,
• a kiküldetéssel kapcsolatosan felmerült költségeket: számlaszám, megnevezés, valuta összege, valutanem, forintban meghatározott összeg és fizetési mód.

 

Szerző:

Írisz Office