A számlázás – habár az egyik legfontosabb feladat egy vállalkozás életében – komoly buktatókat rejt magában. Részint folyamatosan változnak a számlázási szabályok – idén január elsejétől is szigorodott a számla adattartalmára vonatkozó szabályozás –, és egyéb adatszolgáltatási szabályok is, részint pedig a számlázásban olyan fogalmakkal is találkozhat egy gyakorlatlan vállalkozás, amelyek helytelen értelmezése esetén komoly büntetéseket róhat ki az adóhatóság. Ilyen buktatók lehetnek a gyűjtőszámla és a határozott idejű elszámolás, az előleg és előre fizetés közötti különbségek.

Érdemes ügyelni a szabályozásban rejlő buktatókra

Az elszámolási időszakos teljesítésekről kiállított számlák esetében a teljesítés dátuma megegyezik a fizetési határidővel, ha pedig az ilyen számlát devizában állítjuk ki, akkor a számla kiállítási napjával kell átszámítani magyar forintra az összeget, mert a teljesítési dátuma és a fizetési határidő jövőbeli dátum.

A gyűjtőszámla pedig az egyes teljesítéseket foglalja magába, és nem azonos az elszámolási időszakos teljesítésű számlákkal. A gyűjtőszámlának nincs saját teljesítési dátuma, csak kiállítási dátuma, és az egyes teljesítéseket darabonként tartalmazza, így ilyen esetben, ha devizában szeretnénk gyűjtőszámlát kiállítani, akkor az egyes teljesítések dátumán kell átszámolni magyar forintra – olvasható Lea Kneitner szakmai cikke az Adófórum.hu weboldalon.

Így változtak a számlázási szabályok idén

Jelentősen módosultak 2013. január 1-jétől a számla adattartalmára vonatkozó előírások. Idén már fel kell tüntetni a vevő adószámát. Ha valaki a pénzforgalmi elszámolást választotta, ezt is rá kell, hogy írja a számlára. Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 169. §-a írja elő a számla kötelező adattartalmát. A tavaly elfogadott törvénymódosítás értelmében idén már a vevő – tehát a NAV megfogalmazásában a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője – adószámának első nyolc számjegyét is fel kell tüntetni a számlán abban az esetben, ha a számla áfaértéke eléri a 2 millió forintot, és a számlát kiállító (eladó) és a vevő is belföldi. Akkor is fel kell tüntetni a vevő adószámát, ha a termék értékesítője, a szolgáltatás nyújtója gazdasági céllal ugyan nem telepedett le belföldön, de lakóhelye vagy szokásos tartózkodási helye itt van.

A belföldön nem letelepedett (csak áfaregisztrációval rendelkező külföldi) adóalanyok számára a vevő adószámának feltüntetése nem kötelező, azonban – ez esetben is, mint bármely más kötelező adattartalmon kívüli információ feltüntetése –  lehetőségként adott az adóalany számára. Az Art. 31/B. §-a szerinti nyilatkozattételi kötelezettség azonban a feltételek fennállása esetén valamennyi belföldön nyilvántartásba vett  áfaalanyra vonatkozik, függetlenül attól, hogy  belföldön letelepedett-e. Január elsejétől 2 millió forint feletti áfaösszegű számlázás esetén az adott partnerekre vonatkozóan az áfabevallás mellékleteként kötelező adatot szolgáltatni az adó alapjáról, összegéről, a számla összegéről, illetve a teljesítés időpontjáról a számla kiállítójának és befogadójának egyaránt. (A vevőnek akkor is nyilatkoznia kell, ha az áfa értéke több számlából összevontan éri csak el az összeghatárt).

Az előírás az eva-körbe tartozó, tehát áfabevallásra nem kötelezett szereplőket szintén érinti. Ezzel együtt a számlázás menete is bonyolultabbá válik, mivel ilyen esetben a vevő adószámát is fel kell tüntetni a számlán. A számlázási és könyvelőprogramokat a fenti előírások szerint is bővíteni kell majd, mivel a nem kellően felkészült háttérprogramok alkalmazásával egy-egy áfabevallás kitöltési ideje akár több órával is megnőhet az eddigiekhez képest.

Egyszerűbb lesz az e-számlázás

Napjainkban vitathatatlan tény, hogy a papír alapú iktatás felett eljárt az idő, az elektronikus dokumentumkezelés idő- és költséghatékonyságát számos bevált gyakorlat bizonyítja. Az e-számlázással tonnányi papírt spórolhatnának meg a vállalkozások, azonban a gyakorlat hazánkban még mindig nem népszerű a cégek körében. A kérdés nem az, hogy miért, hanem az, hogy mikor élnek a vállalatok és szolgáltatók a komplex megoldásokat nyújtó rendszerek kínálta lehetőségekkel. A kérdésfeltevést még inkább indokolja az a törvényjavaslat-összefoglaló, melyet 2012. október 12-én adott ki a nemzetgazdasági miniszter. A kiemelt cél az elektronikus számlázási gyakorlat egyszerűsítése.

A jövőben elektronikus számlának minősül majd minden dokumentum, amely tartalmazza az áfaszabályozásban kötelezően előírt adatokat, és amelyet elektronikus formában bocsátottak ki. Számlának minősülhet egy egyszerű PDF- vagy Excel-állomány, vagy akár egy email is, amely a jelenlegi, pontos műszaki feltételeket is állító szabályozáshoz képest jelentős könnyítésnek minősül. A számlák kibocsátásának könnyítése mellett azonban fontos figyelembe venni, hogy a 8 évig tartó megőrzésre vonatkozó kötelezettség továbbra is érvényes. Ezen időszakban biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, a számla adattartalmának sértetlenségét, valamint olvashatóságát.