Az igazság az, hogy rengeteg dolgot, amit teszünk, nem tesszük túl hatékonyan. Ha túlzottan arra fókuszál, hogy legyen már túl a felhalmozódó feladatokon, ahelyett, hogy végiggondolná, mit és hogyan tesz, valószínűleg rengeteg olyan felesleges kört fog futni, amely semmi hasznot nem hoz, csak az idején rabolja. Az irodai munkában sajnos számtalan dolog tudja elvonni az ember figyelmét a legfontosabb teendőkről, aminek aztán a hatékonyság látja kárát.
Nemcsak az egészséges életmód, hanem az irodai munka alapköve is a mondás, miszerint "a megelőzés többet ér a gyógyításnál". Ha okosan szervezi a teendőit, nem kell folyton tüzet oltania, és úgy éreznie, mintha sosem lenne vége a mókuskeréknek.
– Strukturáljon! A sikeres vállalkozók egyik legfőbb titka: képesek úgy felépíteni a napjaikat, hogy mindenre jusson idő. Ha folyton csak a rohan egyik feladattól a másikig, hogy befejezzen mindent időben, ahelyett, hogy hosszabb távú szemlélettel rangsorolná a teendőit, csak elfárad, kiég, és lemarad. A hatékony munka alapja, hogy legyen a napjának valamiféle íve. Ébredjen mindennap ugyanabban az időben, reggelizzen, a munkahelyén nézze át és válaszoljon az e-mailjeire, intézze el a fontos telefonhívásokat, hagyjon időt a nap közepén a tervezésre és munkavégzésre, újabb kör e-mail és telefon, és vége is a napnak. Ha reggel vagy délután még rendszeres sportot is be tud iktatni a napjába, még jobb.
Ha egész nap e-maileket küldözget és telefonál, valójában rengeteg időt veszít. Kevésbé lesz koncentrált (az agy nem tud több feladattal foglalkozni egyszerre), szétaprózódik, a cége elveszíti a hatékonyságát, és kevesebb ideje marad a barátaira és családjára. Vegye rá partnereit és alkalmazottait, hogy ők alkalmazkodjanak az Ön kialakult időrendjéhez, így sokkal hatékonyabb vállalkozó válik majd Önből.
– Ne foglalkozzon sok mindennel egyszerre! Ahogy az előbb már említettük, néhány sokgyerekes anyukán kívül valószínűleg a világon senki nem képes egyszerre hatékonyan több dologgal foglalkozni. Az agy egyszerűen nem úgy van programozva, hogy egyszerre több dologgal foglalkozzon. Egy időben beszélni, írni, dolgozni és gondolkodni lehetetlen, az agy legfeljebb gyorsan váltogat a feladatok között, ami viszont lehetetlenné teszi a komolyabb elmélyülést. A végeredmény az, hogy hibákat fog véteni, amelyeket javítani kell, így rengeteg időt veszít. Foglalkozzon egyszerre egy feladattal, fejezze be, aztán fogjon neki a következőnek. Akármilyen nehéz is megszokni, rengeteg időt nyerhet ezzel a gyakorlattal hosszú távon.
Ha folyton kézi irányítással old meg minden sürgős feladatot, két problémát is a saját nyakába vesz. Egyrészt kiesik az első pontban említett napi struktúrából, és elúszik a valódi feladataival. Másrészt leszoktatja az alkalmazottakat és kollégákat arról, hogy gondolkodjanak, és saját maguk oldják meg a problémáikat. Ha el tudja választani a sürgős feladatokat a fontosaktól, és eszerint tudja azokat delegálni, rengeteg terhet vesz le a saját válláról. Ezáltal képes lesz majd a valóban fontos dolgokkal foglalkozni, sokkal hatékonyabbá téve a munkáját.
– Kapcsolja ki! Az első mobiltelefonok legidegesítőbb tulajdonsága az volt, hogy állandóan elérhetővé tették az embert. Az okostelefonok még inkább kiszolgáltatják az embert a környezetének. Azonban az állandóan csörgő mobil elképesztően rossz hatással van a hatékonyságra. Ha nem is kapcsolja ki a készülékét, legalább némítsa le, fordítsa le arra az időre, amíg igazán kreatív, odafigyelést igénylő feladatot kell végeznie. A villogások és hangjelzések csak elvonják az agy figyelmét a munka folyamatáról. Figyelje meg, nem is olyan nehéz feladat kikapcsolni a zavaró jeleket – a Ön munkájának hatékonysága pedig megfelelő visszajelzés lesz arra, hogy jó úton jár.
– Tartson gyakran szünetet! Hogy lehetne okosan sok munkát elvégezni, ha folyton szünetet tart az ember? Egyszerű! Tartson két feladat között öt perc szünetet, sétáljon, nyújtózkodjon, egyen valamit, hagyjon az agyának egy kis időt megpihenni és felkészülni a következő feladatra. Ha megállás nélkül csak hajt, kívülről nagyon keményen dolgozó ember benyomását keltheti, belül azonban hamar elfárad az agya, és végül rosszabb hatékonysággal lesz csak képes dolgozni, mint ha kétóránként tartana egy rövid pihenőt. Az agyának, akárcsak a testének, szüksége van pihenőkre a kemény munka menetei közben. Adja meg neki, és figyelje meg, mennyivel lelkesebben veti magát munkába egy kis pihenés után.
