A német Personal quaterly című HR-es szakújságban megjelent tanulmányban három német pszichológus egy energiaipari cég 60 munkatársát kérdezte megbeszéléseik hatékonyságáról. A munkatársak átlagosan heti 4 meetingen vettek részt összesen 6 órában, azaz havonta három teljes munkanapot megbeszélésekre pazaroltak. 58 százalékának nem voltak hatékonyak a fejtágítók. Sőt, kifejezetten károsnak ítélték meg. Romlott a munkakedvük, az elvesztegetett idő miatt stresszesebb lett a munkanapjuk. Az első számú zavaró tényező a rossz kommunikáció volt: a tárgytól eltérés, a sztorizgatás, a panaszkodás, a bűnbakkeresés.
Felvetődik a kérdés: Milyen is az ideális meeting? Milyen hibákat kerüljenek el a szervezők? Együttműködő partnerünk, a Monster.hu összeszedte, milyen ismérvek mentén szervezhetünk egy hatékony megbeszélést.
Tisztázzuk a meghívandók körét
A kezdés előtt mindenképpen tisztázni kell az adott meeting témáját, célját, kiváltképp, ha az nem képezi a napi rutin részét. A meeting "levezénylőjének" tudnia kell: mit, milyen időkeretek között szeretne elmondani. Az értekezlet szerkezetének jobb átláthatósága miatt ezért ajánlatos felkészülni, vázlatot készíteni. Ezzel elejét lehet venni a meetingek indokolatlan elnyújtásának.
Fontos a meghívottak körének tisztázása. Rontja az interakciót, elveszi mások idejét, ha olyanok is meghívást kapnak, akiknek nincs közük a témához. Az is rossz, ha olyan kerül szóba, amire a döntéshozó nem kap meghívást
Honnan hová szeretnénk eljutni
Mindemellett fontos szempont a rendszerezettség. Már a meeting elején célszerű tisztázni, honnan, hova szeretnének eljutni a résztvevők. Ennek érdekében a vezető jó, ha az értekezlet alatt írásban rögzíti az elhangzott lényeges momentumokat. Az elhangzott blokkok végén célszerű összegezni, hol tartanak éppen a megbeszélésben.
A céges meetingek optimális hossza egy óra. A fél órás meeting sok esetben nem elegendő egy-egy téma bővebb kifejtésére. Különösen indokolt esetben lehet szó 3 órás maratoni meeting-ekről. Ám ilyenkor célszerű a meetinget megszakítani óránkénti szünetek közbeiktatásával.
Időzítés, helyszín, segédeszközök
Fontos az időzítés is. Egyesek szerint ideális a hétfő vagy kedd reggel, amikor a munkatársak frissebbek, kipihentebbek. Mások éppen ellenkezőleg, a hét második felére, vagy a munkanap holt idejére eső időszakokat választják. A döntés indoka többnyire, hogy mindenki ilyenkor ér rá. A hét vége felé időzített meeting mellett szól: ilyenkor még a máskor bőbeszédű munkatársak sem bocsátkoznak parttalan szónoklatokba. Ami hiba: ebédidőre vagy a munkanap végére tenni. Előbbi esetben az éhség, utóbbiban a túlóra miatti mérgelődés, az esti programok elcsúszása jelenthet gátló tényezőt.
A helyszín is témafüggő
A meeting helyszínének kiválasztása sokszor a téma függvényében alakul: lehet tárgyaló, irodahelyiség, szálloda hallja, stratégiai megbeszélések esetén akár étterem is. Nagyüzem területén is tartható, ha legalább egy, akár üvegfallal leválasztott helyiség is rendelkezésre áll.
A prezentációs eszközök-multimédia, flipchart, vetítő, folyamatábrák - használata színesebbé teheti a megbeszélést. Egyes helyzetekben - például bizonyos termelési folyamatok, tendenciák bemutatásában - nélkülözhetetlen használatuk. Óvakodni kell a kisebb körben zajló céges meetingek "túltechnologizálásától." A prezentációs eszközök túlhangsúlyozása ugyanis egyes helyzetekben fölösleges, sőt nevetséges is lehet.
Személyeskedés, hatalmi játszma
Csökkentheti az értekezlet hatékonyságát, ha a tartalom helyett a csoport önmagával foglalkozik. Ekkor személyeskedés, hatalmi játszmák, egyes tagok fontoskodása, a tárgyhoz nem kapcsolódó hozzászólások kerülnek előtérbe. Ilyenkor érdemes az ülés előtt vagy közvetlenül utána négyszemközt tisztázni a témától eltérítő viselkedés okát és a szükségleteket, valamint a lehetséges, megnyugtató viselkedések módját és az értekezlet vezetésére vonatkozóan felvetődő újító javaslatokat. Sok vezető járatlan a csoportfolyamatok kezelésében. Önismeret, társas készségek, és csoportdinamikai ismeretek szükségesek a zavaró folyamatok kezeléséhez, amelyeket kommunikációs és moderációs tréningeken lehet elsajátítani.
Az értekezlet lezárásához is érteni kell
A meetinget lezárni is tudni kell. A meetinget tartó az esemény végén mindig vegye vissza a szót. Ilyenkor egy rövid visszatekintés formájában érdemes összegezni, hogy a résztvevő felek honnan hová jutottak el. Ilyenkor kell meghatározni az értekezlet eredményeként kialakult tennivalókat, felelősök megnevezésével és határidők felállításával. Az értekezlet végén fontos megemlíteni a következő megbeszélés helyét, pontos idejét, valamint tanácsos a levezető személyét meghatározni. És készüljön a megbeszéltekről jegyzőkönyv, amelyet minden érintett írásban megkap.
