A Vállalkozás okosan blog posztjában összefoglalta a legfontosabb nyilvántartásokat, bevallásokat, amelyeket a könyvelőnek vezetnie kell, illetve be kell nyújtani, és azt is elmondjuk, ezekhez milyen bizonylatokra, vagy egyéb dokumentumokra, és miért van szükség.
Kellenek a bizonylatok
Amikor vállalkozásunk bevételhez jut, az alapvetően két módon történhet: vagy készpénzben fizetnek, vagy átutalással. A készpénzben kapott bevételt befizethetjük a bankszámlánkra vagy a vállalkozás házipénztárába. Ugyaninnen, tehát bankból vagy pénztárból teljesíthetünk kifizetést. Házipénztári be-, illetve kifizetéskor befizetési vagy kifizetési pénztárbizonylatot kell kiállítani. Erre azért van szüksége a könyvelőnek, mert a kiállított, illetve befogadott számlák tényleges pénzügyi rendezését e bizonylatok segítségével lehet megállapítani, így könyvelőnk tudni fogja, hogy év végén cégünknek mennyi pénze van, ami szükséges adat a vállalkozás mérlegének elkészítéséhez. (Főleg, hogy a könyvelők rendszereibe is be akar kukucskálni a NAV.)
Vállalkozásunk működéséhez szükségünk lesz számlatömbre, és valószínűleg nyugtatömbre is. Ezek szigorú számadású nyomtatványok, mint ahogy többek között a gépjármű-menetlevél, a be- és kifizetési pénztárbizonylat, a pénztárjelentés is. Ezeket használatba vétel előtt sorszámmal kell ellátni, és a használatba vétel időpontját is rögzíteni kell az ún. szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásában. Ez ma már elektronikus úton is végezhető.
Az alkalmazottak is költségnek számítanak
Ha van egy vagy több alkalmazottunk, nekik minden hónapban fizetést adunk. A fizetésük után nekünk mint munkáltatónak különféle adókat és járulékokat kell befizetni. Ezért nyilván kell tartanunk azt, hány alkalmazottunk van, havonta ki mennyi fizetést kapott, és mennyi adót, járulékot fizettünk be utánuk. Ezeket az adatokat a bérkartonokon tartjuk nyilván. Ezeket (a foglalkoztatással összefüggő dokumentumokat, adatokat) egy munkaügyi ellenőrzés során is bármikor kérhetik. Mivel ezek is költségnek számítanak, mellyel a társasági adóalapunkat csökkenteni tudjuk, ezért kell ezeket is megőriznünk.
Tárgyi eszközeink után értékcsökkenést számolhatunk el, melynek összegével társasági adóalapunkat csökkenthetjük. Ehhez tárgyieszköz-nyilvántartást kell vezetni. A tárgyieszköz-nyilvántartásban fel kell tüntessük tárgyi eszközeink pontos megnevezését, beszerzéskori értékét, az évente elszámolt értékcsökkenés (amortizáció) mértékét és az adott eszköz aktuális könyv szerinti értékét.
Évente egyszer mindenképpen nyilatkozni kell!
Legyünk akár egyéni vállalkozók vagy valamilyen cég, évente legalább egyszer nyilatkoznunk kell, hogy az adott évben mekkora volt az árbevételünk. Ezt cég esetén a társasági adóbevallással, egyéni vállalkozóként vállalkozói személyi jövedelemadó-bevallással tudjuk megtenni. Ehhez a könyvelőnek szüksége lesz az általunk kiállított számlákra és/vagy nyugtákra is. Ha cégként eladunk valamit, vagy egyiket, vagy másikat vagyunk kötelesek kiállítani, a kiállított számla vagy nyugta nettó ellenértékét pedig bevételként tartjuk nyilván.
Így a társasági adóbevallás, vállalkozói személyi jövedelemadó-bevallás, illetve az iparűzési adóbevallás elkészítéséhez a könyvelőnknek szüksége lesz (többek között): a költségszámlákra, a vállalkozás által kiállított számlákra, nyugtákra, bankszámlakivonatra, befizetési és kifizetési pénztárbizonylatokra, szerződésekre.
Ha vállalkozásunk az áfa alá tartozik, akkor havonta, negyedévente vagy évente áfabevallást kell benyújtani. Megszerzett bevételünk után áfát kell befizetni, ami viszont csökkenthető azon költségeink áfatartalmával, amelyek áfája visszaigényelhető. Az áfabevallás elkészítéséhez az adott időszakra vonatkozó bevételi és költségszámlákra van szükség. Amennyiben pénzforgalmi szemlélet szerinti áfaelszámolást választottunk, akkor csak azon, általunk kiállított számlák után kell áfát fizessünk, amelyek ellenértékét megkaptuk. Áfát visszaigényelni is csak a pénzügyileg rendezett (kifizetett) költségszámláink után van lehetőség.
Az adóbevallás elkészítése sem tréfadolog
A felsoroltakon kívül egy adott cég tevékenységi körétől függően be kell nyújtani jövedékiadó-bevallást, vagy környezetvédelmi termékdíjat kell fizetni, esetleg bizonyos pályázatok esetén az elnyert összeget, támogatást szintén fel kell tüntetni a könyvelésben, bevallásokban.
És még egy jó tanács a végére: hajlamosak vagyunk a számlákat, bizonylatokat az utolsó pillanatban leadni, mondván, úgyis csak negyedévente, esetleg évente kell áfát fizetni, akkor minek ezzel havonta foglalkozni? Több oka is van: egyrészt adófeltöltési kötelezettségünk van, másrészt saját jól felfogott érdekünk, hogy nagyságrendileg tudjuk, hogy mennyi áfát kell majd befizessünk. Márpedig ha könyvelőnk hónapok óta nem hallott felőlünk, akkor ő nem fogja tudni kitalálni, mennyit kell fizessünk adófeltöltéskor. Ha késve, vagy nem fizetjük be, és megbüntetnek miatta, az nem a könyvelőnek fog fájni, hanem nekünk. A másik: sokkal könnyebb folyamatosan, havonta 20-30 számlát és egyéb bizonylatot feldolgozni, mint egyszerre több hónap termését.
Ha havonta leadjuk a könyvelési anyagot, egyrészt kisebb az esélye, hogy feldolgozása során könyvelőnk hibázni fog, ha mégis, sokkal egyszerűbb visszakeresni a hibát. Ha pedig hibás bizonylatot talál, sokkal egyszerűbb korrigálni, vagy javításra visszaküldeni egy számlát a kiállítást követő pár napon, esetleg héten belül, mint több hónap távlatából. Egy ellenőrzés során megtalált rossz számláért pedig megint csak nem a könyvelőt fogják büntetni, hanem minket.
A leírtakból talán világosan kiderül, ha betartjuk és megcsináljuk azt, amit könyvelőnk kér tőlünk, azzal nem neki teszünk szívességet: ha munkáját könnyebben, gördülékenyebben tudja végezni, azzal nem ő, hanem mi fogjuk a legtöbbet nyerni.
