Akár termékeket, akár szolgáltatásokat árusít, a vevő megjelenésével megkezdődik az üzleti kapcsolat. A megállapodás látszólag egyszerű – Ön egy terméket vagy szolgáltatást kínál, a vevő pedig pénzt ad ezért, ő pedig számlát kap. A félreértések azonban már itt megkezdődhetnek, így érdemes mindent írásban rögzíteni. Mit kap a vevő a pénzéért, ezért hogyan fizet, ki milyen ütemezésben teljesít. Ha korábban történtek megállapodások írásban (e-mailben), érdemes azokat is eltenni az esetleges félreértések tisztázására. A számlázás során rengeteg kérdést megválaszolnak az írásos dokumentumok. Ha a szerződés menet közben megváltozik, készítsen a változásokról vagy az azzal kapcsolatos telefonbeszélgetésekről egy visszaigazoló e-mailt, hogy a számla kiállításakor már ne legyenek hiányzó részletek.
A számlák kezelése
A mai világban már viszonylag kevesen állítanak ki saját számlát kézzel – a piac tele van jobbnál jobb szoftverekkel erre a célra. (Bár a hazai elektronikus számlázási szabályokkal szemben még joggal finnyásak a cégek.) A szoftverek ráadásul általában már megfelelő eszközökkel rendelkeznek ahhoz, hogy egyedivé, professzionális kinézetűvé tudja tenni a számláját, ami fontos eszköze a céggel szembeni bizalom növelésének. De nem csak marketingszempontból lehet hatalmas a nyereség a céghez leginkább illő program megtalálásával. Ha óránkénti bontásban számláz, keressen olyan szoftvert, ami a munkaidő-regisztráló program adatai alapján képes kiállítani a számlát. Ha sokat utazik, használjon felhő alapú megoldást, hogy bárhol bármikor tudjon számlát nyomtatni.
A számlára rengeteg hasznos információt lehet elhelyezni, így szánjon rá egy kis időt, hogy informatív és profi kinézetű számlasablont hozzon létre. A számlának hat alapvető részből kell állnia (itt találja pontosan, hogy mi a kötelező adattartalom):
- Céges információk, logó, elérhetőségek, adószám, bankszámlaszám;
- számla kibocsátása, teljesítés napja, fizetés módja, részletei;
- a vevő adatai, neve, címe;
- a számla sorszáma;
- értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége, nettó egységára (adó nélküli értéke), számla nettó értéke (adó nélküli értéke), adó százaléka és értéke;
- egyéb információk. Ez utóbbi terület az, ahová egy „Köszönöm” vagy némi marketinginformáció fér, például az aktuális akciókról, kedvezményekről.
A vevők nem szeretik a kellemetlen meglepetéseket, ezért a számlán lévő adatoknak minden esetben fednie kell a honlapon, cégadatbázisban szereplő adatokat. Különösen fontos ez például a fizetési lehetőségeknél – ha a vásárló kártyás fizetésre számít a honlap adatai alapján, de mégsem tud kártyával fizetni, lehet, hogy többet vissza sem jön.
Ha megállapodott valamiben a vevővel, ragaszkodjon hozzá az eredeti szerződés esetén és a későbbiekben is! Ha változtatni szeretne, beszélje meg előre a vevővel, és állítson ki új számlát a megváltozott feltételekkel. Ne feledje, ha a számla pontosan azt fedi, amiben megállapodtak, nem lesznek sem kérdései, sem kibúvója a fizetés alól.
