Manapság ha valaki az üzleti világban tevékenykedik, nem kerülheti el, hogy időről időre szerepelnie kelljen. A prezentáció az értékesítés fontos része egy konkrét termék eladásakor, vagy éppen „csak” önmagunk, az énmárkánk erősítését – vagy gyengítését – szolgálja.
A tartalom
Az előadó legfontosabb feladata, hogy tisztában legyen az előadása céljával. Bizalmat akar építeni? Vagy eladni egy konkrét terméket? Minden egyes prezentációnak kell legyen EGY – se több, se kevesebb – konkrét célja, ami rendezi a mondanivalót. Egy termék értékesítése esetén például felesleges időrablás és figyelemelterelés a teljes paletta bemutatása.
– Ne csak azt találjuk ki egészen pontosan, hogy mit akarunk mondani, azt is azonosítsuk, hogy kinek fogunk beszélni – emeli ki Szombati Orsolya, a Profonte Management és Sales Akadémia ügyvezetője. – Ha egy céghez megyünk, tudnunk kell, pontosan mivel foglalkoznak, ki fogja meghallgatni a prezentációnkat, hiszen nyilván máshogy kell beszélni, ha az ügyvezető, ha a pénzügyes vagy a téma szakértője a címzett.
Természetesen mondanunk kell valamit magukról és a cégről, amelyet képviselünk. Azonban tartózkodjunk a hosszúra nyúlt cégbemutatóktól! Senki nem szeretné órákig hallgatni, hogy hány éve alapították a vállalatot, vagy hány embert foglalkoztat. Persze mindez sugározhat megbízhatóságot, de csak akkor, ha érdekessé tudjuk tenni. Vagyis a hangsúly nem a leíráson, hanem azon van, hogy miért jó ez a hallgatóságnak. Kit érdekel, hogy 20 telephelyünk van? De mindjárt más, ha úgy fogalmazunk: minden nagyvárosban rendelkezésre állunk.
A forma
A vetített diák célja, hogy megerősítsék a mondanivalónkat, és vezessék a gondolatmenetet. Illusztráció, amely elmélyíti az üzenetet, ám ehhez nincs szükség sok szövegre. Ebben az esetben nem a kitöltött felület a gazdaságos! Azt a diát, amire ötven szónál többet írunk – Garr Reynolds nyomán –, DIAMENTUM-nak hívjuk, ami olyan dia, amely igazából inkább dokumentum. Ha sokat írunk egy vetített oldalra, a közönség ahelyett, hogy az előadóra figyelne, olvasni fog.
– Legyen bármilyen jó is a leírt tartalom, önmagában nem képes a meggyőzésre – hangsúlyozza dr. Baranyai Attila, a Develor vezető trénere. – A prezentáció fókuszában az előadó és története kell, hogy álljon. Az előadás logikája, a racionális érvelés szükséges, de ritkán elégséges a meggyőzéshez. Elengedhetetlen, hogy az előadó hasson a hallgatóság érzelmeire is, hogy el tudja adni az üzenetet.
A diákon használt betűtípus is számít. A talpas betűk (pl. Georgia, Times New Roman) tradíciót, megbízhatóságot, míg a talp nélküli fontok (Calibri, Arial) dinamizmust és kreativitást sugallnak. A nehezen olvasható – például kézírásos – jellegű típusokat akkor is kerüljük, ha stílusuk tetszene. A betűméretet a közönség és a terem méretéhez kell igazítani – ez ügyben is előre kell tájékozódni! –, de semmiképp ne írjunk 32 pontosnál kisebb méretben. A diák számozását nem javasolja a szakértő, mert szintén elvonja a figyelmet. Ha az előadás elején röviden összefoglaltuk, hogy miről és milyen sorrendben fogunk beszélni, a hallgatóság úgyis tudja, mennyi van hátra.
Mindig jól veszi ki magát, ha a közönség úgy érzi, rájuk szabtuk az előadást. Tilos máshonnan „bevágott” diákat használni, és ha a teljes sort nem is minden alkalommal készítjük el újra, a minimum, hogy az esemény nevét vagy logóját feltesszük a nyitó diára.
A magabiztosság érdekében mindenképpen be kell gyakorolni a prezentációt. Olvasni tilos! Még annyi időre sem szerencsés hátat fordítani a közönségnek, hogy megnézzük, mi a következő dia, mert az úgy hat, mintha nem készültünk volna fel eléggé. Ha mindenképp szükség van valamilyen támpontra, kis kártyákat számozzunk be a diáknak megfelelően, és egy-egy kulcsszót írjunk rájuk. Ezekre elég egyszer rápillantani, hogy emlékeztessenek a következő témára. Természetesen lehet improvizálni, de a nyitó és a záró gondolatot mindenképpen pontosan dolgozzuk ki. Általában érdemes a megszokottnál valamivel hangosabban beszélni; ettől jobban hallanak bennünket, és magabiztosabbnak tűnünk.
Egy–öt percig beszéljünk egy diáról. Ha ennél több mondanivaló kapcsolódik hozzá, akkor se vetítsük végig ugyanazt a képet, inkább sötétítsük el a projektort. Így ahelyett, hogy a hallgatóság a falat bámulná, az előadóra figyel. Tipikus hiba, hogy az előadó kizárólag arra készül fel, amiről ő akar beszélni, és nem is gondolkodik azon, miről szeretne a hallgatóság hallani – ezzel is láthatatlan falat húzva önmaga és a hallgatóság közé. Egy profi előadó igyekszik minél előbb kapcsolatba kerülni a közönségével, és elérni, hogy a résztvevők aktív részesei legyenek a prezentációnak. Jó eszköz ehhez a szemkontaktus, amelynek a hiányában akár el is veszíthetünk bizonyos hallgatókat. Fontos tehát folyamatosan másra nézni, de kerüljük a „locsolócső” hatást.
Ha esetleg nincs kérdés, pedig számítottunk rá, a „fel szokott merülni kérdésként” fordulattal átvezetve magunk is feltehetünk néhányat. Ez általában beindítja a hallgatóságot is. Ha kínos kérdést kapunk, vagy értelmezzük azt a saját érdekünk szerint, vagy udvariasan jelezzük, hogy véleményünk szerint az adott dolog nem tartozik a tárgyhoz, és szívesen beszélgetünk a témáról négyszemközt, az előadás után.
