Kép:Pixabay

Drága és pazarló a hazai cégek számlakezelési gyakorlata – mutat rá az LLP legfrissebb felmérése, amelyet olyan hazai cégeknél végzett el, amelyek legalább 100 és legfeljebb 1000 bejövő számlát dolgoznak fel havonta.

A kutatás eredményei szerint az átlagosan 1000 forintos költséggel feldolgozott számlákat a válaszadók 70%-a még mindig papíralapon továbbítja, csatolt formanyomtatványok és űrlapok segítségével. A cégek negyedénél több mint 6 dolgozó bevonásával zajló manuális jóváhagyatási folyamat, a jelentős munkaidő- és költségráfordítás sokszor átláthatatlanná teszi a számlák feldolgozásának menetét.

A megkérdezett pénzügyi vezetők válaszaiból az is kiderül, hogy a vállalatok egyötöde nem centralizáltan, hanem több helyen végzi számláinak érkeztetését és feldolgozását. Az ilyen pénzügyi rendet követő társaságok többsége úgy nyilatkozott, hogy nem elégedettek a vállalatuknál jelenleg alkalmazott gyakorlattal.

Egymás mellett a papír és az elektronika

A kutatásban részt vevő vállalatok 20%-a a papíralapú igazoltatáson kívül a főbb pénzügyi adatokat elektronikus formában is eljuttatja a jóváhagyatási folyamatban érintett vezetőknek, és mindössze egytizedük végzi teljes mértékben digitalizáltan – valamilyen pénzügyi szoftver segítségével – a számlák igazoltatását.

Az LLP számításai szerint egy átlagos hazai vállalkozás már havi 1000 feldolgozott számlánál is legalább félmillió forint megtakarítást érhet el, ha a szoftveres megoldással támogatja a számlakezelési folyamatot

„Az elektronikus számlakezeléssel a vállalkozások közvetlen megtakarítást érhetnek el a munkaerőköltségeken, mivel a papírokat szükségtelen személyesen jóváhagyásra átadni, és a számlák státuszára vonatkozó, leigazolt beszerzésekhez, teljesítésigazolásokhoz kapcsolódó visszakeresések és kimutatások is azonnal rendelkezésre állnak. Az automatizálással számottevően mérséklődik a papír- és a nyomtatási költség is. Ezeken kívül igen komoly közvetett megtakarítás érhető el az elveszett számlák és a hibák előfordulásának jelentős csökkentésével, nem beszélve a kései fizetésből adódó pénzügyi és a cég reputációját ért károkról” – fejtette ki Fábián Zoltán, az LLP Hungary értékesítési vezetője.

Gyorsabban, kevesebb hibával

A szoftveres megoldást alkalmazó vállalkozások elégedettek a cégüknél működő gyakorlattal, amely amellett, hogy felgyorsítja a számlák jóváhagyatását (a megfelelő jogosultság birtokában az irodától távol is gyorsan és egyszerűen jóvá tudják hagyni a vezetők, szakértők), jelentősen csökkenti a hibák előfordulási lehetőségeit (nincs elakadt, elkallódott számla vagy rosszul rögzített adat).

„Az elektronikus számlakezelés lehetővé teszi, hogy a vállalat pénzügyi és üzleti területének vezetői bármikor, pár gombnyomással könnyen előállítható részletes riportokkal, elemzésekkel rendelkezzenek, illetve rendszeres heti, havi riportokat, vezetői kimutatásokat kapjanak a számlafizetések állapotáról” – hangsúlyozta a kutatás eredményeit az LLP szakértője.