A tárhely-szolgáltatatásnak, vagyis a hivatalokkal való elektronikus levelezésnek december 1-jén kellett volna elindulnia, és január 1-jétől a korábbi tervek szerint kötelező lett volna az állammal való elektronikus kapcsolattartás, a hivatalos ügyfélkapu elérhetőségről történő dokumentumküldés és az azon történő fogadás. A portál azonban jelenleg még inaktív, kizárólag a regisztrációkat fogadja; és az adóhatóság adóügyekben egy év átmeneti időszakot hirdetett. Vagyis a rendszer csúszását kihasználhatják azok, akik eddig még nem regisztráltak, és ezt most még gyorsan pótolhatják.
Mi is az a cégkapu szolgáltatás?
A cégkaput az ügyfélkapu mintájára, azt kiegészítve hozták létre. A kettő különbsége, hogy az ügyfélkapu elsősorban magánszemélyekhez kapcsolódik, a cégkapu pedig a cégek ügyeinek intézésére lesz alkalmas. Míg az ügyfélkapun az adóügyek mellett magánjellegű hivatalos ügyeket is lehet intézni, például időpontot kérni igazolványok készítéséhez, a cégkapu a vállalatok hivatalos levelezésére szolgál, a posta helyett ezentúl elektronikusan, de igazolhatóan történik majd e felületen. A cégkapu valójában egy 300 MB-os ingyenes, biztonságos és hiteles elektronikus tárhely. Nagyon is fontos, hogy a levelezés elindulására minden cégnek legyen cégkapu regisztrációja, hiszen a hivatalok az ide érkező dokumentumokat kézbesítettnek tekintik.
Az elektronikus ügyintézést biztosító szervek lesznek többek között: az államigazgatási szervek, a helyi önkormányzatok, a bíróságok, az ügyészség, a közjegyzők, a bírósági végrehajtók, a köztestületek, a közüzemi szolgáltatók lesznek – sőt a hírek szerint a közlekedési bírságok, gyorshajtási ügyek hivatalos levelezései is a cégkapun futnak majd keresztül.
Regisztráció és bejelentés
A szolgáltatás igénybevételéhez szükséges a gazdálkodó szervezet regisztrálása a cégkapun. A regisztrációt online, személyesen vagy e-űrlappal lehet megtenni. Az első megoldást a képviseleti joggal rendelkező személy kezdeményezheti, mivel az ő képviseleti jogosultságát nem kell ellenőrizni – közhiteles nyilvántartásban már szerepel. Feltétele, hogy a képviselő rendelkezzen ügyfélkapus hozzáféréssel vagy új típusú e-személyazonosító igazolvánnyal, esetleg telefonos azonosítóval.
Bonyolultabb, ha egy meghatalmazott regisztrál, vagy ha együttes aláírásra jogosult több személy. Ilyenkor ügyfélkapus meghatalmazásra, elektronikusan hitelesített dokumentumokra lesz szükség.
Még nehezebb a helyzet, ha a cég képviselője külföldi. Az ő esetükben csak meghatalmazotton keresztül működik a regisztráció, ráadásul a meghatalmazottnak mindenképpen rendelkeznie kell ügyfélkapuval, új e-személyi igazolvánnyal vagy telefonos azonosítóval: azaz praktikusan magyar állampolgárnak kell lennie.
Online regisztrálni a cegkapu.gov.hu oldalon lehet. Ki kell választani a regisztrálandó cég formáját, megadni a vállalkozás adószámát, cégkapu-megbízott e-mail címét. Háttérben a rendszer ellenőrzi és elmenti az adatokat a közhiteles nyilvántartásokban, majd elektronikusan hitelesített visszaigazolást küld pdf-ben, amit le lehet tölteni.
Egy szervezet csak egy cégkapuval rendelkezhet. Egy cégkapu használatával a cég minden kijelölt munkatársa egy helyen férhet hozzá a szervezet hivatalos levelezéséhez, ha tényleges ügyintézőként hozzáférést kapott a cégkapu-megbízottól. A Cégkapu-rendszerben tehát a „képviselő” a Cégjegyzékben szerepelő személy, aki a regisztrációt elindítja; a cégkapu-megbízottat a képviselő hatalmazza meg arra, hogy a jogosultságokat kezelje. A cégkapu-ügyintézők a cégkapu-megbízottól kapnak jogosultságot, és többen is lehetnek, de behatárolt jogosultságokkal rendelkezhetnek.
A jövőben létrejövő új gazdálkodó szervezeteknek a nyilvántartásba vételüket vagy alapításukat követő 8 napon belül kell majd bejelentkezniük a cégkapu szolgáltatásba.
Szerző:
Jancsa-Pék Judit
vezető tanácsadó
