1) Átláthatóság
A költségek átláthatósága létfontosságú, ha egy cégvezető el akarja különíteni, mely területeken lehet ésszerűsíteni az IT-kiadásokon és mely területeken jelent ez veszélyt az üzletmenetre. "Az átláthatóságnak köszönhetően javulhat az erőforrásmenedzsment, az üzleti értékek azonosítása, az IT valódi üzleti funkcióként való üzemeltetése, az IT-erőforrások iránti igények jobb felmérése és összességében az IT-lehetőségek jobb menedzsmentje" - összegezte felmérése eredményeit a Gartner.
2) Rugalmasság
Az IT költségek helyes szintjének meghatározása nem egyszerűen csak csökkentésekről szól, inkább a helyes egyensúly megtalálásáról az alacsonyabb egységköltségek és a rugalmas kiosztás között. Ennek köszönhetően kerülhetőek el azok a zsákutcák, amikor egy cég költségcsökkentési céllal hosszú távú szerződéseket ír alá, melynek béklyójából aztán nem szabadul, ha újabb csökkentésre vagy átalakításra lenne szüksége az IT-terén. Vagy ha igen, csak szerződésfelmondási díj ellenében, mellyel aztán az egész költségcsökkentő akció értelmét veszti. Éppen ezért a rugalmassági elveket mindenképp szem előtt kell tartani, mint ahogy azt is, hogy a vállalat csak annyi IT-forrást fogyasszon, amennyire épp szüksége van.
3) Elszámoltathatóság
Egy IT-vezetőnek felelősséget kell vállalni a cég jövőbeni IT-stratégiájának alakulásáért és kerülni az olyan helyzeteket, amikor pusztán az üzleti igényekre reagálva lép, anélkül, hogy képes lenne az IT-erőforrások iránti keresletet irányítani. "Ha egy IT-vezető képes felmérni valamelyes bizonyossággal az IT-forrásokra vonatkozó igényeket, jó helyzetben lesz ahhoz, hogy azokat a lehető legoptimálisabban csatornázza be a cégbe" - írta a Gartner. Ahhoz viszont, hogy a cég egyes területei elszámoltathatóak legyenek az "IT-fogyasztásukért", valahogy mérni is tudni kell azt, például "chargeback" vagy "showback" technikával. (Az első esetében az IT ténylegesen kiszámlázza cégen, cégcsoporton belül az IT-használat költségeit az egyes részlegeknek, a második esetben csak figyelemmel kíséri és időnként visszacsatol az egyes részlegek forgalmáról, hogy tisztában legyen az általuk generált IT-költségekkel.
4) Egyszerűsítés
Minnél bonyolultabb egy rendszer, annál magasabb a költsége. Persze más tényezők is befolyásolják a végső árat, mint amilyen a munkaerőköltség vagy a földrajzi helyszínből adódó felár, mégis a komplexitás önmagában is jelentős és szükségtelen felárat jelent. A túlbonyolított rendszerekben pedig ez a felár akár 25 százalék is lehet, vagyis ennyivel kerül többe a munka egy egysége, mint egy áramvonalasított, leegyszerűsített rendszerben. Természetesen nem lehet mindenhol egyszerűsíteni, ahol viszont a bonyolultabb rendszer nem jár együtt hozzáadott értékkel, ott egyszerűsíteni kell.
5) Tudomány
A költségoptimalizálás nem egy egyszeri akció, különösen nem a folyamatosan változó It-igények világában, inkább egyfajta tudomány, amelynek lépéseit fegyelmezetten végre kell hajtani. Az egésznek pedig kell egy elszámoltatható felelős, aki felülről irányítja a folyamatot. A cégeknek ugyanis előre kell gondolkoznia a hosszabb távú költségcélokon és mérhetővé kell tenniük a fejlődést a különböző területeken. Ebben lehetnek segítségre a külső szakértők, akik a hosszabb távú üzleti kimeneteleket is bemutatják, nem csak a technikai területen történő változásokat.
