Visszaeső bevételek, költségkímélő intézkedések, elbocsátások, unalmas feladatokkal túlterhelt munkatársak, meredeken zuhanó produktivitás, lazuló ügyfélkapcsolatok (pedig megérné kicsit többet tenni), tovább eső bevételek... Ismerős?
A válságban rengeteg cég reagált hasonlóan a kihívásokra, jól megjósolható eredménnyel. Különösen a pénzügyi és egyéb szolgáltató szektorokban érhető tetten a jelenség hogy minden egyes költségcsökkentő csomag mérhető hatással van a színvonal minőségére. Pedig higgye el, a költségek csökkentése a termelékenység fenntartása mellett nem is olyan nehéz feladat.
A költségvetések írásának idején könnyű a számokkal dobálózni, a megtakarítások azonban csak akkor lesznek hasznosak, ha a vezetőség következetesen áll az átalakuláshoz a folyamat során, ha sikerül összhangba hozni a munkavállalói kapacitásokat az elvégzendő feladatokkal és kiharcolni a folyamatos fejlődést. Még egy szerény öt százalékos költségcsökkentés is komoly károkat tud okozni egy szolgáltató cégnél, ha bizonyos fontos tényezőket figyelmen kívül hagy a menedzsment. Például, hogy van-e valós kapcsolat a céges tervek és a szolgáltatói kompetenciák között a csapaton belül; megvan-e a megfelelő tudás a munkavállalókban a feladatok priorizálására a kevés idő és forrás fényében; képes-e a menedzsment a problémák valós okának megszüntetésére vagy csak tüzet olt és fut az események után; kihasználja-e a vállalat a rendelkezésre álló információkat és technológiai kapacitásokat a tervezéshez; mennyire úszik el a cég a meglévő feladataival;mennyire hasznosak a meetingek, stb.
Emberek, rendszerek, folyamatok
A működés három alapkövét a szolgáltató cégekben az emberek, a rendszerek és a folyamatok adják. Ezek kézben tartása szükséges ahhoz, hogy a cége költségcsökkentések mellett is javítani tudjon a munka színvonalán. A fenntarthatóan és folyamatosan javuló szolgáltatási színvonal egy fejlődésen és nem robbanáson alapuló modell, de ez nem azt jelenti, hogy ne lehetne vele hamar jó eredményeket és jelentős megtakarításokat elérni. Lehet, amennyiben tudja, mely kulcsmomentumokra koncentráljon.
- Építsen fel megismételhető feladatsorokat! Az ismétlődő feladatok biztosítják a teljesítmény folyamatosságát, ezen felül mérhetővé teszik a szervezet egyes részlegeinek teljesítményét. Nélkülözhetetlenek a folyamatos fejlődés eléréséhez is, mivel a feladatsorokban történő változtatások hatásai következetes módon mérhetőek. Egyesek ugyan azt állítják, hogy az ismétlődő feladatok rugalmatlanná teszik a vállalatot és nem segítik az innovációt, ám ennek épp az ellenkezője igaz. Az ismétlődő lépések miatt csökken a hibaszázalék, javul a termelékenység, nő cégben a morál és párhuzamosan az ügyfélelégedettség, a feleslegek pedig elmaradoznak. Hogy az ismétlődő lépéssorok mennyire támogatják az innovációt, az a proaktív menedzsmenten múlik, nem magán a feladaton.
- Bátorítsa kollégáit! Vegye rá a dolgozókat, hogy vállaljanak nagyobb felelősséget az általuk elért eredményekért, például úgy, hogy beleszólhatnak abba, hogyan és mivel lehetne megfelelően vagy csak jobban mérni a teljesítményüket. A végső cél ebben természetesen az, hogy a lehető legátláthatóbb, legválaszképesebb képet sikerüljön alkotni a vállalat való helyzetéről. Minél mélyebben sikerül megismerni és kigyomlálni a problémákat, annál hatékonyabbá válik a cég, ráadásul a munkatársak érezni fogják, hogy kivették a részüket az ötleteikkel a hatékonyságjavításban.
- Folyamatosan fejlessze a folyamatokat! A legtöbb cégben ugyan időről időre akadnak próbálkozások az újításra, de ezek a legtöbb esetben nem következetesek, folyamatosak és fenntarthatóak. Nem azért, mert a menedzsment nem áll a változás pártján vagy nem fektet be eleget, hanem mert nem sikerül megalapozni a változásoknak, nincsenek meghatározva a fejlődés szintjei, honnan hová szeretne haladni a változással a társaság; nincsenek meg a menedzsmentben a megfelelő képességek, források vagy kompetenciák, hogy levezényeljék a változtatásokat és meg is tartsák az eredményeket; hiányoznak a megfelelő kommunikációs és szervezeti struktúrák, mérőeszközök és folyamatok, amelyek biztosítanák a folyamatos fejlődés fenntarthatóságát.
- Gondolkodjon hosszú távon! A folyamatos javulásra, fejlődésre való igény be kell, hogy épüljön a cég DNS-ébe. A munkamenet kompromisszumok nélküli kiértékelése és a megfelelő időben történő implementálása kulcsfontosságú ezen a szinten. Ugyancsak lényeges a pontos kommunikáció, hogy a munkatársak tisztában legyenek vele, mit vezet be a cég, hogyan méri azt és ettől hogyan fejlődik majd az egész szervezet lendületesen és költséghatékonyan.
