Ha Ön cégvezető, és járt már valaha könyvelőnél az év végi mérleg ügyében, akkor biztosan hallotta azt a kifejezést, hogy „időbeli elhatárolás”. Nem egyszerű megérteni, hogy mi is ez, pedig a céges nyereség és a társasági adó éves összegének kiszámításával kapcsolatban – legtöbbször a december 20-i adófizetés előtt – ez okozhatja a legnagyobb meglepetéseket. Szakértőnk, Matovics Klára segít ennek megértésében, hogy Önt ne érhessék váratlan adókiadások.
A magyarázat története sok évvel ezelőtt kezdődött, amikor is január közepén ellátogattam egy kedves építész barátom – legyen a neve Béla – irodájába. Elámultam a szép környezeten, a sok új kollégán és örömmel hallgattam az új megbízásokról szóló híreket. A beszámoló végéhez (hogy a könyvelés is szóba kerüljön) Béla önbizalommal teli mosollyal hozzátette: „…és képzeld, most nagyon odafigyeltünk arra, hogy minden munkát, amin november-decemberben dolgoztunk, január 5-én számlázzunk ki”. Ő vigyorgott – én sírtam. Lássuk, miért.
Könyvelés kontra józan ész
A vállalkozók túlnyomó többsége jó szakembere a saját szakmájának, de nem közgazdász vagy mérlegképes könyvelő. A tudományos gazdasági megközelítés hiányában egyetlen alapvető fegyvere van ahhoz, hogy boldoguljon: a józan esze. Szeretném megjegyezni, hogy ez egyáltalán nem kicsi fegyvertény. Na most, a könyvelési gondolkodásmód teljesen eltér a hétköznapi, józan ész típusú hozzáállástól – és cégvezetőként ezt néha elég nehéz megérteni.
Mi az „időbeli elhatárolás”?
A szónak két jelentése van.
1. Az időbeli elhatárolás egyrészt azt a cselekvést jelenti, amikor a könyvelő átnézi az év végi és év eleji számlákat, és kigyűjti azokat, amelyek esetén a termék átadása vagy a szolgáltatás teljesítése és annak számlázása nem esett egyazon évre. Fénymásolatot készít róluk, amelyek alapján a bevételeket és költségeket a megfelelő évre könyveli be (amikor azok tényleges teljesítése történt).
Ilyen lehet például:
• könyvelőirodában a saját kiküldött számlái
• újság előfizetés: decemberben kifizetjük az egész következő évre;
• iroda bérleti díj: december végén kifizetjük a januári bérleti díjat;
• áram: januárban kapjuk meg a decemberi áramfelhasználás számláját;
• telefonszámla: januárban kapunk egy számlát, amelyben vegyesen szerepel a decemberi beszélgetések és a januári előfizetés díja.
2. Az időbeli elhatárolás jelenti azt az összeget is, amelyet december 31-i dátummal a fenti számlák összegeként az előző évbre könyvelünk. Két fajtája van: az aktív időbeli elhatárolás azokat az összegeket jelenti, amelyek növelik a nyereséget, a passzív időbeli elhatárolás értéke pedig csökkenti azt.
Ahhoz, hogy átlássuk, mi itt a hiba, szükség van egy kis magyarázatra a könyveléssel kapcsolatban. A „kettős könyvelés” két részre bontja a cserét, és mindkét részt külön-külön eseményként kezeli. Az első lépésben odaadjuk a porszívót az ügyfelünknek, majd a második lépésben rögzítjük a kimutatásunkban, hogy beérkezett a pénz. A kutya ott van elásva, hogy a „kettős könyvelés” az átadott termék vagy a nyújtott szolgáltatás értékét(esetünkben a porszívó 40.000 Ft-os értékét)tekinti „bevételnek”, függetlenül attól, hogy a pénzt kifizették-e már, vagy csak később fog beérkezni – tehát mást ért a „bevétel” szó alatt, mint amit a hétköznapi szóhasználatban értenénk.
Mit mikor tekint bevételnek a könyvelés?
Mondhatnám egyszerűen, hogy a könyvelés szerint a „bevétel” egyenlő azzal, amit kiszámláztunk – de ez ebben a formában nem pontos. A könyvelés „logikája” a következő: a „bevétel” szó az értékesített termék vagy a nyújtott szolgáltatás értékét jelenti, méghozzá annak az évnek (hónapnak) a bevétele, amelyben a terméket átadtuk az ügyfelünknek, vagy amelyben a szolgáltatás nyújtása ténylegesen megtörtént.
Az „időbeli elhatárolás” hatása az adózásra
Amikor november végén vagy december elején arra kérjük a könyvelőt, hogy számolja ki, körülbelül mennyi lesz az éves adó, ő természetesen nincs tudatában annak, ha mi januárban szeretnénk majd olyan munkákat kiszámlázni, amelyeken még ebben az évben is dolgoztunk. Ahhoz tehát, hogy a könyvelő pontos becslést tudjon adni az éves adó összegéről például a december 20-i feltöltési kötelezettség befizetéséhez, tudnia kell azokról az összegekről is, amelyek (időbeli elhatárolásként könyvelve) még ennek az évnek a bevételeit és költségeit fogják érinteni. A számítás nagyban függ a cégvezető által megadott adatoktól – még akkor is, ha nem tudjuk megmondani ezek pontos összegét, valószínűleg közelebbi becslést tudunk adni, mint a könyvelő, aki viszont valószínűleg szintén csak a saját szakmájában van otthon. Tehát egyeztessünk a könyvelővel!
Térjünk vissza az építész barátom esetére. Egy bevásárlóközpont vagy egy lakópark terveinek elkészítése legalább fél év – tehát még akkor sem képzelhető el, hogy január első öt napján készült el, ha a teljes munkát több részletben számlázták ki. Megállapodhattak úgy az ügyfelükkel a szerződésben, hogy a tervet akkor tekintik késznek, amikor azt pecsétes papíron átvette a hatóság, vagy amikor a hatósági engedély megérkezett – és ez történhetett akár január 4-én is. Így tehát kiállíthatták úgy a számlájukat, hogy azon a „teljesítés időpontja” január 4. volt, de a szerződésből akkor is kiderül, hogy a munka 99%-át az előző év november és december hónapjaiban végezték el. A könyvelés szerint tehát a számla összegének 99%-a még az előző év bevétele, az előző évi nyereséget és ennek az adóját növeli.
Persze ugyanez igaz azokra a költségekre is, amelyek teljesítése megtörtént az előző, de csak a következő évben érkezett meg róluk a számla. Az építésziroda esetében valamennyi altervező januári számlája, ami a november-decemberi munkáról szólt, szintén az előző év költsége, tehát csökkentette az előző év nyereségét és adóját is.
