A téma sajátosságából következik a célkitűzés pontossága. Egészen más tárgyalási folyamatokat feltételez például
- a meghatározott szervezetek közötti együttműködés lehetőségeinek feltárása,
- a C23 hídpillér beemelési munkálatainak előkészítése,
- a körzeti szennyvíz-tisztítómű beruházási pályázatának elbírálása, vagy
- az árdömping vád bírósági tárgyalása.
Mit akar a másik?
Vannak olyan tárgyalások, amelyeknél - azok puhatolózó vagy tájékozódást szolgáló jellege miatt - határozott célkitűzések nem fogalmazhatók meg - írja az ügyvezető.hu. Ez azonban csak látszat. Egyetlen cég sem kezdeményez kapcsolatfelvételt határozott érdek nélkül. Ezeket az érdekeket nyíltan is feltárhatja, sok esetben (például konkrét vásárlási szándék) nem is titkolhatja. Más esetekben viszont konkrét érdeklődésével egészen más irányú érdekeit titkolja.
Ebből következik a tárgyaló partner indíttatásainak, célkitűzéseinek felismerése iránti alapvető követelmény. A hangsúly itt a másik fél alapvető szándékainak ismeretén vagy megsejtésén van. A tárgyalások célja éppen ezek tisztázása, megfogalmazása, az álláspontok sarkítása, az ellentétek és a kapcsolódási pontok kölcsönös egyeztetése.
Az egyszerűbb tárgyalások témája rendszerint nagyon pontosan megfogalmazott és gyors döntési lehetőségeket kínál.
Kapcsolatok fenntartása
A téma iránti rugalmasság megtévesztő lehet. Minden cég tudatosan kutat új - végső soron mindig üzleti - lehetőségek iránt. A tárgyalások elkerülhetetlenül vezetnek a témakörök szűkítésének irányába, amíg végül a közös érdekeltség megfogalmazható: tovább tárgyalható vagy a kapcsolat oka fogyottá válva megszüntethető. Politikusok és üzletemberek kapcsolatokat sohasem szüntetnek meg. Lényeges különbség van a megszüntetés és a szüneteltetés között. Fenntartható minden kapcsolat azok szüneteltetése esetén is, biztosítva a lehetőséget a kapcsolatok - újonnan keletkező érdekeltségek esetén - bármikor való újra felvételére.
Reális cél
A reális célkitűzés a tárgyalások eredményességének feltétele. A fenti kapcsolatokon túlmenően egy tárgyaláson csak akkor lehet konkrét eredményre számítani, ha a felek álláspontjai lehetővé teszik a konkrét megállapodások elérését. Diplomáciai és stratégiai okokból a tárgyalások folyamata akkor is fenntartható és fenntartandó, ha annak eredménye várhatóan és beláthatóan csak hosszú távon jelentkezik majd.
A tárgyalásoknak vannak további indíttatásai is: következhetnek valamilyen együttműködési rendszer vagy szervezet működéséből, folyamatos tematika és munkarend alapján (szakmai fórumok, konferenciák stb.)
Korlátozott számú téma
A célok realitásához tartozik, hogy egy tárgyaláson korlátozott számú téma kezelhető, amit meghatároz azok összetettsége és tárgyalási időtartam igénye. Túlságosan távol álló vélemények esetén aligha várható gyors megállapodás, legfeljebb az álláspontok közelítése: a folytatáshoz meg kell határozni a következő tárgyalás időpontját. Egyetlen téma is nehezen tárgyalható meg nagy számú résztvevő esetén. Nagy számú téma pedig kevés résztvevő esetén is nehezen tárgyalható végig.
Egy tárgyaláson korlátozott számú téma kezelhető, azok összetettsége függvényében. Nincs értelme egy tárgyalásra minden témát beütemezni, ha nincs kilátás arra, hogy adott időn belül minden megtárgyalható. Az elnapolt tárgyalások időveszteséget jelentenek, többletkiadásokkal járnak, és egyértelműen csökkentik a szervezet hatékonyságát.
A tárgyalandó témák nagy száma azonban nem jelent ritkaságot. Ennek megoldására is megfelelő eszközök állnak rendelkezésre: a témák előzetes egyeztetése, és a tárgyaláson a témák "munkarendben való elfogadása", azaz a napirenddel kapcsolatos határozat tárgyalás, vita nélkül és egyszerű szavazással való elfogadása. A tárgyalások gyakorlati lebonyolíthatósága tehát megkövetelheti a hozzászólások időbeli korlátozását is.
