Természetesen egy vállalkozás vezetői nem csak az ERP rendszer ára alapján döntenek, nagyon sok befolyásoló tényező van még, amelyről egy korábbi cikkemben, a Hogyan válasszunk ERP rendszert? címűben már írtam.
Egy ERP rendszer (és általában minden szoftver) ára alapvetően négy tényezőből áll össze, ezek a szoftver licence díjak, a szükséges hardver költségek, a bevezetés költsége és végül az üzemeltetés díja.
1. Szoftver licence díjak
Amikor ezt a kifejezést halljuk, hogy szoftver licence díj, akkor ez lényegében a szoftver alapára. A szoftver alapárát többféle módon határozzák meg a különböző informatikai szolgáltatók. Egy cégre nézve történő ERP rendszer bevezetés esetén közrejátszik a telephelyek száma, a bevezetendő modulok száma (pénzügy, könyvelés, beszerzés, gyártás, raktárkezelés, CRM, stb.), a végfelhasználók száma valamint az, hogy bérleti konstrukcióról vagy vásárlásról van szó.
2. Hardver költségek
Amikor egy új informatikai rendszer bevezetése felmerül, akkor felmerül a kérdés is, hogy a jelenlegi infrastruktúra (személyi számítógépek, szerverek) alkalmas-e a bevezetés támogatására, azaz van-e alkalmas szerver gép, amiről tudjuk üzemeltetni a rendszert, a személyi számítógépeken (kliensek) megfelelő minőségben (gyorsaság) használható lesz-e a rendszer vagy nem. Vannak olyan ERP rendszerek, amelyek egyedi futtató környezetet írnak elő, így például külön szerver szükséges a használatukhoz (például Linux szerver, a legtöbb cégnél Windows szerverek futnak). De vannak már olyan ERP rendszerek is, amelyek üzemeltetéséhez nem szükséges (vagy legalábbis minimális) infrastruktúra, a felhő szolgáltatásokra gondolok, ilyen esetben csak szélessávú internet kapcsolatra van szükség és minimális teljesítményű számítógépekre, mivel az alkalmazások, a modulok valójában nem a saját hálózatunkon futnak így nincsen szükség nagy teljesítményű eszközökre.
Tippek: A rendszert szolgáltató cég legtöbbször hardver ajánlatot nem mellékel ajánlatához, de leírja a rendszer használatához szükséges hardver követelményeket. Vonjuk be cégünk informatikai osztályát (amennyiben van) vagy kérjünk meg külső szolgáltatót, hogy a leadott paraméterek alapján mérje fel, hogy a jelenlegi infrastruktúra alkalmas-e a rendszer üzemeltetéséhez. Amennyiben hardverek beszerzése szükséges kérjünk több helyről ajánlatot. Felhő szolgáltatás igénybevétele esetén győződjünk meg arról, hogy stabil internet kapcsolatunk van, nem árt ha két külön szolgáltatóval is szerződünk, ha az egyik internet szolgáltatás nem működik, legyen tartalék.
Egy ERP rendszer bevezetése nem egyik napról a másikra történik. A hazai ERP bevezetések egy bizonyos százalékában az ügyfél nem elégedett a végeredménnyel, tehát kimondhatjuk, hogy az ERP bevezetések egy része sikertelen, vagy lehetne sikeresebb is. Ennek persze megint csak sok oka van (erről majd következő cikkemben írok), de egyik oka a bevezetés nem megfelelő átgondolása, átbeszélése és anyagi megtervezése. Egy bevezetés nagyon sok elemből tevődik össze éppen ezért az árát sem egyszerű meghatározni. (Ld. keretes írásunkat!)
Tippek: Láthatjuk, hogy az ERP rendszer árának meghatározásában a bevezetés az a költség, amely a legjelentősebb összegre rúghat, mivel nagyon komoly tényezőket kell figyelembe venni. Gondoljuk át, hogy az igényfelmérésből mekkora részt tudunk mi átvállalni, akik be akarjuk vezetni az ERP rendszert, ezzel jelentős költséget lehet megtakarítani, de így a felelősségét is viselni fogjuk annak, hogyha valami nem úgy működik a rendszerben, mert nem néztük át jó alaposan.
4. Üzemeltetés díja
Az ERP rendszer bevezetés után, akár vásárlásról, akár bérlésről legyen szó felmerül az üzemeltetés kérdése is. Az üzemeltetése az ERP rendszernek azt jelenti, hogy a hibák kijavításra kerülnek, kérhetünk segítséget szakértő tanácsadóktól, bizonyos mértékű fejlesztési igényünk is lehet (változtatások, új riportok, jelentések).
Tippek: Az üzemeltetésről is gyakran elfelejtkezünk, de ez is egyik oka lehet annak, hogyha elégedetlenek vagyunk az ERP szolgáltatónkkal. Bérleti konstrukció esetén (mivel az havi díjas konstrukció) bizonyos mértékű támogatást a rendszer szolgáltatók belekalkulálnak a díjba, de nem korlátlan mértékűt. Tájékozódjunk még a bevezetés előtt, hogy mennyibe is fog kerülni az üzemeltetés, ha azt szeretnénk, hogy minden hiba 1 órán belül javításra kerüljön, kapjunk bizonyos óraszámú fejlesztési kapacitást és oktatási óraszámot. Ha előre lekötünk időket a szolgáltatónál az jóval olcsóbb, mintha minden hónapban egyedileg rendelnénk fejlesztéseket és oktatásokat az új kollégáknak. Azt se felejtsük, hogy a rendszer bevezetés során egyetlen felhasználónk sem lesz, aki a rendszer 100%-át ismerné, ezért a bevezetés után folyamatosan lesz még szükség képzésre is. Az is fontos, hogy aki vásárolt, az egy aktuális verzió számú rendszert válaszolt így valószínűleg nem lesz jogosult az újításokra, fejlesztésekre, neki ezeket majd külön kell megvenni, amennyiben szüksége lesz rá.
Tehát láthatjuk, hogy egy ERP rendszer ára több tényezőből tevődik össze, ezért mielőtt új rendszert szeretnénk bevezetni ezen szempontok alapján is elemezzük ki az egyes cégek ajánlatait, és ezen szempontok alapján kérjünk ajánlatot. Mindenkinek sikeres ERP rendszerbevezetést kívánok!
Giller Tamás
