Nem kérdés, hogy a vállalkozások számára a jövőben a „cloud" lesz a meghatározó szoftverelérési mód az üzleti alkalmazások terén. A szakemberek azt javasolják, hogy a bizalom kiépítésének érdekében a cégek ne egy csapásra költöztessék a teljes vállalati alkalmazás kört a felhőbe, hanem lépésenként, a kevésbé kritikus fontosságú programokkal kezdjék az átállást. (Erről itt olvashat bővebben.) A vállalatirányítási rendszer (ERP) felhőbe költöztetése esetén ráadásul az általános előnyként elmondható könnyebb skálázhatóság, a beruházási költségtől való megmenekülés mellett különösen fontos a karbantartás költségeitől való megmenekülés, amely ilyen bonyolult alkalmazások esetén jelentős tétel is lehet.
A vállalatirányítási rendszer felhőbe költöztetésének legmagasabb költségét azonban az jelentheti, ha az elkészült rendszer nem képes alkalmazkodni a cég változásaihoz, ezért folyamatosan külső erőforrásokra kell támaszkodni a szükséges kiigazítások elvégzéséhez. Ezért minden olyan vállalatnak, amely ERP rendszerét cloud alapokra kívánja helyezni, szükség van egy jó projekttervre és tesztelési módszertanra. Ezek segítséget nyújtanak az adatmigrációval és a vállalati munkafolyamatokkal kapcsolatban fellépő problémák megelőzésében.
A Unit4 szakértői szerint az alábbi 5 szempontot érdemes megfontolnia az ERP rendszerüket felhő alapra helyező vállalkozásoknak.
1. A felhőbe költözés mértéke
Egyszerre szeretné minden egyes rendszerét átköltöztetni, vagy előbb csak a nem kulcsfontosságú üzleti alkalmazásokat telepíti át, későbbre hagyva ERP rendszerét? Ez a hibrid jellegű megközelítés jelenti leggyakrabban az ideális megoldást a cloud computing-gal kapcsolatban azon vállalatok számára, amelyek olyan, magasan konfigurált rendszereket használnak, amelyeket egyedi, specifikus igényeiknek megfelelően alakítottak ki.
Az egyes alkalmazások értékének felmérésekor érdemes az alábbi kritériumokat figyelembe venni:
- Melyik IT alkalmazástól várható a legnagyobb haszon a cloud platformra költözéssel? Hogyan befolyásolja a költözés a versenyképességet és a versenytársaktól való megkülönböztethetőséget? Ha egy alkalmazást csupán néhányan használnak a vállalaton belül és karbantartása nem kerül sokba házon belül, megéri egyáltalán átköltöztetni? Valószínűleg nem. Az ERP rendszerek viszont, mint általában az IT portfoliók legnagyobb képviselői, érdemesek a költözésre mind az infrastruktúra, a frissítések, a karbantartás és a szükséges szakértelem szempontjából. Ha minden rendben zajlik, az átállás akár jelentős megtakarítást is jelenthet.
- Milyen nehézségeket jelent egy alkalmazás átköltöztetése egy új platformra? Felmerülhetnek specifikus teljesítmény előírások, adatvédelmi vagy szabályozási kérdések? Mik a hardver- és szoftver-igények? Szükség lesz az alkalmazások átprogramozására? Fontos mérlegelni a legnagyobb rugalmasságot kínáló cloud telepítési opciókat. Sokféle lehetőség létezik, köztük a „sok-felhasználós" modellek, ahol egyetlen szoftver fut egy adott szerveren, amely több kliens vállalatot is kiszolgál. Ez a skálázhatóság szempontjából jelent előnyt, de érdemes megfontolni a korlátait is, amelyek hatással lehetnek a versenyképességre. A másik lehetőség az „egy-felhasználós" modell, ahol teljes kontroll gyakorolható az alkalmazások felett. Nem minden vállalat és alkalmazás esetében ez a legmegfelelőbb választás, különösen az olyan komplex, kulcsfontosságú operatív rendszereknél, mint a nagyvállalati ERP-k. Az ERP rendszerek cloud alapra helyezése ugyanolyan megfontolásokat igényel, mint bármilyen szoftver-beszerzésé, függetlenül az elérés módjától. Fontos tisztázni, hogy mely üzleti folyamatok lesznek automatizáltak, az átköltöztetés eredményeképp mely folyamatok változnak majd meg idővel és milyen üzleti előnyökre tehetünk szert a költözéssel. A hosszú távú hatások elemzése pedig elengedhetetlen.
2. A meglévő rendszer megfelel a szoftveres függetlenséggel kapcsolatos elvárásoknak?
Minden technológiai döntés két kulcsfontosságú kérdése a költségkontroll és az üzleti változásokkal kapcsolatos igények kielégítésének képessége. A hagyományos, helyszíni ERP rendszerek nem mindig a legmegfelelőbb alanyai a cloud elérési modellbe történő átköltöztetésnek, mivel felépítésük gyakran korlátokat szab mindennek. Sok SaaS szolgáltató ígér sok-felhasználós modellen alapuló költséghatékonyságot és rugalmasságot. (Ld. fent) Az, hogy minden ügyfél ugyanazt a terméket használja, lehetetlenné teszi a program-szintű módosításokat, így fontos megbizonyosodni arról, hogy a rendszer elég rugalmasan alakítható-e egy esetleges vállalati átszervezéskor, vagy az évek során felmerülő egyéb olyan változások során, amelyek a vállalati célok megvalósulását szolgálják. A megfelelő funkcionalitás és az üzleti folyamatok támogatása csak a jéghegy csúcsa. Minden nagyszerűen működik majd az éles üzembe helyezéskor, de mi történik a reakcióképesség, a működési költségekre gyakorolt hatás és a működési zavarok költségei és hatásai szempontjából az első üzleti jellegű változás alkalmával?
Az SaaS alapú, egy-felhasználós megoldások, ahol a méretgazdaságosságot szem előtt tartva csak az IT infrastruktúra közös, akár minden egyes ügyfél egyedi termék-verziókkal és dedikált adatbázissal dolgozhat, így a módosítások igény szerint végrehajthatók. Egy nagyobb üzleti változás IT-re gyakorolt hatásainak felmérése meglehetősen bonyolult, így fontos, hogy a vállalat folyamatosan képes legyen a változásokhoz történő gyors alkalmazkodásra, és ne kelljen a merev számítástechnikai infrastruktúrával kapcsolatos problémák kezelésével foglalkoznia. Az olyan cloud opciók, amelyek -amennyiben szükségesség válik - könnyű megoldást kínálnak a privát cloud környezetekbe, vagy helyszíni rendszerekbe történő visszatelepítésre, egyelőre nagyon ritkák, de fontos szempontot jelentenek. Egy vállalaton belül megváltozhat az IT stratégia, jelentős átszervezések történhetnek, megváltozhatnak az üzleti követelmények, amelyek szükségessé tehetnek legalább egy részleges visszaköltöztetést. A felhőben tartózkodás nem kell, hogy tartós maradjon.
3. Állítsa fel az adatok átköltöztetésének fontossági sorrendjét - mi a kritikus adat?
Át kell költöztetni valamennyi korábbi adatot, vagy elegendő csak azokat, amelyek a napi működéshez szükségesek? Nincsenek konkrét szabályok. Sok vállalat úgy véli, kritikus fontosságú adatait inkább helyszíni adatközpontjaiban tárolja, azt gondolván, ott biztonságosabb helyen lesznek. Ez gyakran hibás lépés. A felhő alapú adatközpontok nagyon biztonságosak, minden olyan korszerű biztonsági rendszerrel és kontrolleszközzel el vannak látva, amellyel versenyképesek maradhatnak, ugyanis épp a megbízhatóság, a biztonság és a teljesítmény azok a tulajdonságok, amelyek alapján egymással versenyeznek az ügyfelekért. A cloud szolgáltatók több időt, erőforrást és dedikált szakértelmet fordítanak adatközpontjaik integritásának fenntartására, mint amire a legtöbb vállalat képes saját IT környezetében.
Köztudott, hogy a vállalati adatok csupán átlag 10%-a tekinthető kritikus jelentőségűnek (azon adatok, amelyekkel a leggyakrabban dolgoznak, vagy amelyeket a leggyakrabban módosítanak). Ezek azok az adatok, amelyek kritikus jelentőségűek a folyamatos működés szempontjából egy katasztrófa-helyzet esetén is. A maradék 90% védelme ugyancsak fontos, de ez lehet az egyik helyes megközelítés az adatok rangsorolása kapcsán. Ennek mentén a vállalatok eldönthetik, hány heti/havi adatra van szükség az egyes üzleti rendszerekből a biztonsági mentésekhez és az üzleti működéshez. Ez feltételezi azt is, hogy az adatok megmaradó része később is visszaállítható, anélkül, hogy ez komolyabb hatást gyakorolna a teljesítményre és a profitra.
4. A szolgáltatással és a biztonsággal kapcsolatos szempontok
Fontos tudni, mi is történik tulajdonképpen a felhőben, miként is válnak elérhetővé az alkalmazások és hogyan ellenőrzik és irányítják az adatforgalmat. Ha felmértük a cloud szolgáltatók biztonsági funkcióit, referenciáit és adatvédelmi nyilatkozatait, beleértve a biztonsági mentéseket és rendszer visszaállításokat biztosító programokat, illetve az egyes szolgáltatási szintekre vonatkozó szerződéseket is, gyorsan elvégezhetjük a szolgáltatók összehasonlítását. A cloud szolgáltatók általában nyilvánossá teszik a belső és külső biztonsági audit eredményeket, illetve a biztonsági incidensek statisztikáit és a biztonsági tanúsítványokat is.
A versenyképes cloud szolgáltatók szem előtt tartják a skálázhatóságot is, hogy megfeleljenek a szolgáltatás szintű megállapodásokkal kapcsolatos igényeknek, és igyekeznek a legmagasabb szintű minőséget biztosítani. Az az anti-vírus és az anti-spam intézkedések fontos szempontot jelentenek, de a legjobb központok fizikai biztonsági intézkedéseket is foganatosítanak, például biztonságért felelős személyzettel, biztonsági kamerákkal, szigorú belépési engedélyekkel. A biztonsági mentéseket tartalmazó adathordozókat házon kívül tárolják és AES 256 kódolással látják el. Az adatbiztonságot tekintve sokféle szempont szóba jöhet, beleértve a tűzfal-biztonságot, a hálózati-, rendszer-, alkalmazás- és adatszintű biztonságot, a kódolást és a szigorú autentikációt. Számos cloud szolgáltató a legújabb, legkorszerűbb biztonsági megoldásokat alkalmazza annak érdekében, hogy a biztonsági sztenderdek élvonalában maradjon.
Az ügyfeleknek érdemes megvizsgálniuk azt is, hogy a kiválasztott cloud, vagy hosting szolgáltató milyen minősítéseket tud felmutatni. Minden szolgáltató ISO27001 minősítéssel kell, hogy rendelkezzen, de fontos, hogy ez a minősítés a security management rendszer létrehozására, működtetésére és karbantartására egyaránt vonatkozzon. Le kell fednie az adatközpont minden eszközét, folyamatát és a vezetőségi folyamatokat is. Az SSAE16 type II szolgáltatás auditnak való megfelelés ugyancsak fontos.
5. Katasztrófa utáni helyreállítás (Disaster Recovery- DR)
Az olyan, valószínűtlen, nagyobb katasztrófák esetére, mint az áradások, hurrikán, tornádó, földrengés, terrorcselekmény, stb. a jobb cloud szolgáltatók katasztrófa-helyreállítási tervet készítenek, az üzleti működés folytonosságának és a folyamatos elérhetőség biztosítása érdekében és különféle biztosítékokat nyújtanak a kritikus, ERP-hez kapcsolódó IT infrastrukturális veszteségek és adatvesztések esetére. Minden cloud szolgáltatónak fel kell ajánlania olyan, szolgáltatás-szintű megállapodásokat, amelyek leírják a rendelkezésre állásra és a biztonságra vonatkozó garanciákat és biztosítékokat (beleértve a biztonsági kérdésekre vonatkozó intézkedési tervet és azok kezelését). Az ügyfelek szellemi tulajdonának védelmére vonatkozó eljárások és dokumentációk ugyancsak alapvető jelentőségűek. Az ügyfél tudomására kell hozni, ha az adatokat áthelyezték egyik adatközpontból a másikba, tájékoztatni kell a rendelkezésre állás idejéről, illetve az adatok tárolásának fizikai helyéről is.
