Kép: SXC

2015. március 1-je óta már élesben működik az EKÁER rendszer, a hatályban lévő EKÁER-szabályozás – a rendszer indulásakor tapasztalt jogszabály-módosításokat követően – már-már stabilnak tekinthető, és az elmúlt hónapokban módosított szabályok egyszerűsítették a rendszer alkalmazását.

Az adóhatóság az EKÁER-rel összefüggő kötelezettségeket egyrészt helyszíni vizsgálat alapján jogosult ellenőrizni (ennek klasszikus esete, amikor a terméket szállító fuvareszközt közúton ellenőrzés céljából átvizsgálják), másrészt utólagosan, dokumentumok alapján, 5 éves elévülési időn belül is jogosult ellenőrzést lefolytatni.

Kérdésként merül fel, hogy az EKÁER hatálya alá eső tevékenységet folytató társaságok hogy tudnak felkészülni egy esetleges adóhatósági ellenőrzésre. A BDO Magyarország az Adó Online-on megjelent szakcikkében összegyűjtötte, mire érdemes ügyelni, hogy ne fussunk bele egy méretes büntetésbe.

Javasolt az EKÁER rendszerben regisztrált EKÁER-számokat egy adatbázisban megőrizni, annak feltüntetésével, hogy ki, mikor és milyen tranzakcióval kapcsolatban regisztrálta az EKÁER-számot (megjegyezzük, hogy jelen állapot szerint az EKÁER rendszer nem tudja beazonosítani, hogy melyik regisztrációval rendelkező személy rögzítette az adott számot). Egy esetleges jövőbeni ellenőrzés esetére érdemes az EKÁER-dokumentációt oly módon kialakítani, hogy utólag is rekonstruálható legyen az, hogy az adott EKÁER-szám mely tranzakcióhoz, mely számlához, illetve fuvarlevélhez köthető.

Jelentős számú EKAER-köteles tranzakciót lebonyolító társaságok esetében javasolt lehet belső EKÁER-eljárásrend kialakítása. Az EKÁER-szabályzatban érdemes lefektetni, hogy kik azok a munkavállalók, akik EKÁER-rel összefüggő regisztrációt végeznek, mi az ő pontos feladatkörük és teendőjük az EKÁER-bejelentésekkel kapcsolatban. Érdemes belső eljárásrendet kialakítani az esetleges regisztrációs problémákkal, nem várt eseményekkel kapcsolatban is.

A gyakorlatban számos esetben kérdésként merül fel, hogy az EKÁER-számot a termék eredetét hitelt érdemlő módon igazoló dokumentumokon (különösen fuvarlevélen vagy számlán) szükséges-e feltüntetni. Külön erre vonatkozó jogszabályi előírás hiányában nem kötelező az EKÁER-számot kereskedelmi dokumentumokon feltüntetni. Az adóhatóság gyakorlatában az EKÁER-szám szerepeltetése a számlán nem kötelező, és nem is javasolt, figyelemmel arra, hogy a bejelentés időpontjában nem minden esetben áll rendelkezésre az ügyletről kibocsátott számla. Ettől eltérően az adóhatóság gyakorlatában javasolt, hogy az EKÁER-számot egyéb kereskedelmi okmányon (pl: fuvarokmányon) tüntessék fel, megkönnyítve a tényállásbeli körülmények tisztázását egy adóhatósági ellenőrzés során.

Fontos, hogy az EKÁER-rel összefüggő belépési, felhasználónévre és jelszóra vonatkozó adatokhoz kizárólag az érintett felek, a saját regisztrációval rendelkező személyek férjenek hozzá, hiszen az adózás rendjéről szóló törvény alapján az EKÁER rendszerben a bejelentéshez szükséges felhasználónévvel és jelszóval rendelkező személyek által teljesített valamennyi bejelentés „az adózó nevében tett jognyilatkozatnak” minősül.  Az EKÁER-szabályozás alapján tehát bárki jogosultságot kaphat az adózó nevében történő EKÁER-regisztrációra, ugyanakkor az adójogi jogkövetkezmények és szankciók mindig az adózót terhelik (ideértve az áruérték 40 százalékáig terjedő mulasztási bírságot, illetve áru adóhatóság általi zár alá vételét is).

Az adózót az ezzel kapcsolatos adójogi jogkövetkezmények terhelik, ettől függetlenül a felek polgári jogi jogviszonyaikban rendezhetik a felelősség kérdését ettől eltérő módon azzal, hogy  esetlegesen áthárítják a másik félre a másik érdekkörében felmerült, mulasztásból eredő jogkövetkezményeket (például kötbér, kártérítési igény és egyéb szankciók érvényesítésével).  Különösen fontos lehet ez akkor, ha az adózó „kiszervezi” az EKÁER-bejelentési kötelezettségeket, azaz amennyiben az EKÁER-regisztrációt nem az adózó saját munkavállalója végzi, hanem azzal például egy fuvarozó társaságot bíz meg. Ez utóbbi esetben javasolt megbízási szerződésben teljes körűen rendelkezni a feleket érintő egyes feladatokról, kötelezettségekről, illetve felelősségi körökről, annak érdekében, hogy a felek elkerüljék a vitás kérdéseket egy esetleges bírság kiszabása kapcsán. Hasonlóan javasolt szerződésben rendezni a felek kötelezettségeit és felelősségi körét abban az esetben is, amikor ugyan az adózó saját munkavállalója végzi a regisztrációt az EKÁER rendszerben, de „engedélyezett szállítmányozói” regisztráció kapcsán jogosultságot biztosít az adózó a fuvarozónak annak céljából, hogy egyes EKÁER-rel összefüggő adatokat (így például rendszám-, illetve áru-érkezés adatokat, ideértve az EKÁER-szám lezárását is) a fuvarozó regisztrálja az adózó helyett.

Jogszabály alapján az EKÁER-számot a bejelentésre kötelezett adózó köteles a fuvarozást végző vagy azt szervező rendelkezésére bocsátani, még a fuvarozás megkezdését megelőzően. A jogszabály nem írja elő, hogy ez a rendelkezésre bocsátás milyen formában történjen, így az EKÁER-szám a fuvarozóval bármely módon (szóban vagy írásban is) közölhető. Javasolt mindig írásban (például e-mail formájában) ezt megtenni, annak érdekében, hogy bizonyítható legyen, hogy az EKÁER-szám rendelkezésre bocsátása dokumentált módon megtörtént.

Az EKÁER-szabályozás részletesen rendelkezik arról, hogy milyen feladatok, teendők vannak abban az esetben, ha egy adózó EKÁER-regisztrációs kötelezettség hatálya alá esik. A jogszabály ugyanakkor nem rendelkezik arról, hogy abban az esetben, ha EKÁER-bejelentés alóli mentesség áll fenn, ez egy helyszíni vizsgálat során milyen módon igazolható, illetve bizonyítható. Erre az esetre javasolt lehet egy EKÁER-mentesség jogcímét igazoló nyilatkozatot a fuvarozónak átadni, abból a célból, hogy a fuvarozó egy helyszíni ellenőrzés során igazolni tudja, hogy a szállított termékegységet miért nem kíséri EKÁER-szám.

Érdemes a társaságnak részletesen átvizsgálni, hogy milyen típusú fuvarozási, illetve értékesítési tranzakciókat bonyolít le, különösen abban az esetben, amennyiben láncügylet-értékesítésekben érintett. Láncügyletekről beszélünk abban az esetben, ha a társaság olyan tranzakciókban vesz részt, ahol több társaság értékesít egymásnak terméket, ugyanakkor a termék közvetlenül az első értékesítő féltől a láncban utolsó szereplőhöz kerül fuvarozásra.

Az EKÁER-szabályozás eltérően rendezi az EKÁER-regisztrációra kötelezett felek pozícióját belföldi, illetve Közösségen belüli értékesítéssel érintett láncügyletek esetén, így ilyen tranzakciók kapcsán mindenképpen javasolt az EKÁER-megfelelést felülvizsgálni annak megállapítása érdekében, hogy a jogszabály alapján kit terhel EKÁER-regisztrációs kötelezettség. Előfordulhat az is, hogy jóhiszemű módon, ugyanakkor hibásan egy másik társaság végzi az EKÁER-regisztrációt a helyett, akit valójában az EKÁER-regisztrációs kötelezettség terhel. Egy ilyen helyzet egy esetleges jövőbeli adóhatósági ellenőrzés során nem várt következményekhez is vezethet.

Úgynevezett kockázatos termékekkel végzett közúti fuvarozás kapcsán az EKÁER-szám iránti regisztráción túl (az áru értékének 15 százalékáig terjedő) kockázati biztosíték nyújtása is megkövetelt. Mentesül az adózó a biztosítékadási kötelezettség alól, amennyiben szerepel az állami adóhatóság által vezetett köztartozásmentes adózói adatbázisban. Az adatbázisban történő regisztráció nem automatikus, azt külön kérelmezni kell, ugyanakkor a kérelem illetékmentes, tehát mindenképpen előnyös az érintett cégeknek regisztrálnia. Itt felhívjuk a figyelmet arra, hogy az adatbázisból viszonylag könnyen ki is lehet kerülni, ami nem várt következményekkel járhat, hiszen ebben az esetben, egy újabb sikeres regisztrációig EKÁER-számot kizárólag előzetes kockázati biztosíték nyújtása esetén állítanak ki. Az adóhatóság minden hónapban felülvizsgálja, hogy a köztartozásmentes adatbázisban regisztrált adózók továbbra is megfelelnek-e a köztartozás-mentességi regisztrációs feltételeknek (itt lényeges feltétel, hogy az adózó a megelőző hónap utolsó napjáig esedékes bevallási és befizetési kötelezettségének maradéktalanul eleget kell, hogy tegyen). Amennyiben a köztartozásmentes adatbázisban regisztrált adózó nem a jogszabálynak megfelelően teljesítette adófizetési, illetve bevallási kötelezettségét, az adóhatóság az adott hónap 10. napjáig az adózót törli az adatbázisból. Ezt követően, amennyiben az adózó újra megfelel a törvényi feltételeknek, legkorábban csak az adatbázisból kikerülés hónapját követő hónapban tud kérelem alapján regisztrálni, amely átmeneti időszakban jelentős finanszírozási problémát kell, hogy megoldjon. Emiatt javasoljuk az érintett cégeknek, hogy a köztartozásmentes adatbázisban történt regisztrációjukat követően még körültekintőbben járjanak el adózási és adófizetési kötelezettségeik teljesítése kapcsán, annak érdekében, hogy elkerüljék a pénzügyi biztosítékadás nem kívánatos, járulékos finanszírozási terhét.