A Ricoh Document Governance Index 2012 kutatás második része rámutat arra, hogy míg az európai cégek szerint az olyan új eszközök, mint az okostelefonok és tablet-ek segítenek az üzletileg kritikus dokumentum folyamatok kezelésében, nagyrészük nem tudja maximálisan kihasználni ezeket a technológiákat, mivel a back-end rendszereik nem képesek azokat teljes mértékben támogatni. A tanulmány rávilágít arra, hogy mennyire vonzóak lehetnek ezek az új technológiák, ugyanis az üzleti vezetők 78%-a elismeri, hogy még azelőtt beruháznak új technológiákba, mielőtt teljesen kiismernék a jelenlegi rendszereik funkcionalitását. Továbbá egy éles határ körvonalazódik a front office és back office technológiai beruházások között, mivel sokan a front office új technológiáira koncentrálnak, és nem integrálják azokhoz a back office technológiáit. A folyamat menedzsment ilyen csapongó megközelítése könnyen teremthet szűk keresztmetszetet, duplikációkat és biztonsági kockázatokat.

“Akár úgy gondolják a vállalatok, hogy a tablet-ek és okostelefonok a jövő új üzleti eszközei, akár úgy hogy okafogyottá válnak az innováció újabb hullámaival, az egyértelmű, hogy a technológia generálta változások folytatódni fognak és a kommunikáció újabb formáit hozzák magukkal. A cégek számára a kihívást az jelenti, hogy hosszú távra tervezzenek, és a vállalaton belül mindenki „ugyanakkor induljon el ugyanarra az útra”. Ezt a front és back office teljeskörű integrációjával, az emberek és információk összekapcsolásával, és a vállalaton belüli egyszerű tudásmegosztás biztosításával lehet elérni.” mondta David Mills, a Ricoh Europe alelnöke.

A felmérés arra is rámutatott, hogy elég nagy a bizonytalanság a cégeknél azzal kapcsolatban, hogy miképp tehetnek szert üzleti előnyökre a felhő alapú megoldások segítségével. Míg az vállalatok 70%-a használja a felhőt arra, hogy biztosítja a dokumentum folyamatok mobil elérését, csak 50%-uk gondolja úgy, hogy ez egyszerűbbé is teszi a dokumentum folyamatok menedzselését. Ez rávilágít azon üzleti vezetők hosszú távú terveinek hiányára, akik úgy ruháznak be felhő alapú megoldásokba,, hogy a kívánt eredmény eléréséhez szükséges eszközök még nem állnak rendelkezésre. Mindemellett ez azt is jelenti, hogy számos cég nem fog profitálni abból a 160 millió eurós  felhő programozás generálta növekedésből, ami az Európai Bizottság szerint 2020-ra az Európai Unió GDP-jét fogja növelni.

Mills szerint: “Az európai szervezeteknek át kell tekinteniük az üzletileg kritikus folyamataikat és technológiájukat azért, hogy biztosíthassák a maximális hatékonyságú működést.  A dokumentum folyamatok működésének alapos ismerete – hogyan áramlik az információ a vállalaton belül, és a technológia hogyan segíthet ezen áramlás hatékonyságának javításában – elengedhetetlen a kihívások megismeréséhez és a megoldások megtalálásához. A technológiai innováció továbbra is rohamléptekben folytatódik, ezért a vállalatoknak most kell cselekedniük, ha lépést akarnak tartani a konkurenciával.”

A tanulmányt a Ricoh megbízásából a Coleman Parkes Research készítette 1075 európai C-szintű döntéshozó, igazgató és egyéb alkalmazott megkérdezésével. Ez a felmérés a második része egy olyan tanulmánysorozatnak, melynek célja megismerni azt, hogy a vállalatok hogyan kapcsolják össze üzletileg kritikus dokumentum folyamataikat az üzleti technológiákkal és az alkalmazottakkal egy összekapcsolt vállalat létrehozása érdekében.