Mielőtt sorra vehetnénk az informatikai lehetőségeket, érdemes áttekinteni a leggyakoribb hibákat.
A raktározás nem csak adminisztráció
Egyes cégeknél a raktározás egyet jelent az adminisztrációs feladatok precíz ellátásával. Ezzel nincs sok probléma, ha nem billenünk ki az egyensúlyból, vagyis nem fektetünk túl nagy hangsúlyt az adminisztrációra. Ebben az esetben meglepő dolgok történhetnek. Előfordulhat, hogy nagyon szép, rendezett raktárkészletünk lesz a nyilvántartásban, azonban a raktárban fél nap telik el, mire rálelünk egy ritkábban használt tételre.
A raktározás nem csak készletrendezgetés
Ez a másik gyakori hiba, és ez talán még veszélyesebb lehet. Ebben az esetben nem fektetnek hangsúlyt a nyilvántartásra, sőt, talán nincs is igazán nyilvántartás. Az árukészlet jobb esetben könnyen hozzáférhető, viszonylag könnyű megtalálni mindent.
Azonban az utánrendelések sok időt vehetnek igénybe, mert nem ismerjük igazán az árukészletünk alakulását. Több lesz a beszerzéssel kapcsolatos költség, van, amiből túl sokat rendelünk. Drasztikus példa erre az, amikor egy drága eszközből kétszer egymás után leadunk egy 50 darabos rendelést. A felesleges áru pedig ott fog tönkremenni a raktárunkban.
Mi lenne az optimális?
Nyilván az, ha egyensúlyba hozzuk az adminisztrációt, és a raktár rendben tartását. A hatékony készletgazdálkodás megvalósítása erőteljes nyomot hagy a költségvetésben, aminek persze számos pozitívuma lehet. Ezek közül csak néhány:
• a havi beszerzésre fordított összegünket hatékonyabban ki tudjuk használni, kevesebb lesz az utólagos utánajárás,
• a nyilvántartások sokat segíthetnek a garanciális ügyintézésben,
• időt spórolhatunk a keresgéléssel,
• ha beugrik egy nagyobb megrendelés, gyorsan tudunk reagálni,
...és még sorolhatnék oldalakon keresztül olyan eseteket, amikor egy raktárkészlet segítséget nyújthat.
Hogyan is valósíthatjuk ezt meg?
Azt mindig vegyük figyelembe, hogy minden vállalkozásnak, cégnek egyedi igényei vannak, tehát az optimális megoldások megtalálásához egyedi elemzésre van szükség. Kiindulásként azonban arra érdemes törekedni, hogy legyen egy kiegyensúlyozott, elemezhető, pontos nyilvántartás, a lehető legkevesebb adminisztrációs feladattal.
Mire lesz szükségünk ehhez?
• Adatbázisra. Ha nincs ilyen jellegű tapasztalatunk, bízzuk szakemberre. Az adatbázisnak képesnek kell lennie a legkisebb egységeket egyedileg kezelni. Ha sok műszaki cikkünk van, érdemes ezeket valamilyen azonosító, például szériaszám alapján nyilvántartani, de tömegáruknál ez csak felesleges többletmunka.
• Wireless hálózatra, ami elérhető a raktárhelyiségben. Ezt kisebb raktár esetében egy egyszerű Wireless Routerrel meg tudjuk valósítani, aminek a bekerülési költsége 10 ezer forint alatt van.
• Valamilyen mobil eszközre, erre a célra az okostelefonok megfelelőek lennének, azonban a kijelzők mérete miatt inkább valamilyen tabletet ajánlok. Bekerülési költsége 40–70 ezer forint.
• Szoftverre, ami lehetővé teszi az adatbázis távoli elérését, illetve kapcsolatot létesít a mobileszközünkkel. Talán ez tűnhet a legijesztőbbnek a felsorolásból, de erre is találhatunk kész megoldásokat ma már, illetve a kifejlesztése nem bonyolultabb, mint egy hagyományos nyilvántartási rendszeré.
Hogyan használjuk?
A mobileszközünkkel a kezünkben a raktár bármelyik zugában elvégezhetjük az adminisztrációt, nincs szükség közvetítőre, nem kell papírra jegyzetelnünk (ezzel bizonyos hibalehetőségeket el is kerültünk). Mindemellett pedig – és ez az, ami miatt igazán érdemes belefogni e munkába – automatizálhatjuk az adminisztrációt, az emberi beavatkozásra addig van szükség, amíg meghatározzuk a tétel nevét vagy cikkszámát, illetve a mennyiségét. Az adatbázis azonnal rögzíti a leltár dátumát, ha kell, kiálltja a szállítólevelet.
A legfontosabb, hogy minél pontosabban határozzuk meg, mit várunk el a raktárunktól. Ha egy ehhez hasonló rendszer fejlesztésére adjuk a fejünket, készüljünk fel a kezdeti nehézségekre, de lebegjen a szemünk előtt, hogy egy ilyen eszköz elkészítése már kézzelfogható értéket képvisel majd.
Maradjunk kreatívak, és törekedjünk az egyszerűségre. Ha egyszerűbbnek találjuk egy kész rendszer használatát, akkor használjunk ilyet, de azt ne felejtsük el, hogy az előre legyártott rendszerek korlátait nekünk is el kell fogadnunk.
Horváth Sándor Sunda Blogja
