Minden vállalkozás kisvállalkozásként vagy mikrovállalkozásként kezdi az életét, amelyek idővel növekedésnek indulnak, ehhez persze sok tényező együttes feltételére van szükség. Abban valószínűleg mindannyian egyetértünk, hogy van olyan vállalkozási szint, amikor már nélkülözhetetlen egy megfelelően működő és valós információkat biztosító háttér rendszer, azaz egy ERP, de vajon melyik ez a szint, és ha van ilyen szint egyértelműen meghatározható-e?

Ahogy nő egy üzlet úgy növekednek a különböző adminisztrációs feladatok, több számlát kell kiállítani, a banki és egyéb pénzügyi mozgások is megszaporodnak, a menedzsment számára szükséges információk, amelyek a döntések alapjai már nem nyerhetőek ki a számlázó és készletkezelő rendszerekből, így mindig a könyvelőt kell bevonni, de a könyvelés jellemzően több hetes csúszásban van a valós tevékenységhez képest, mivel mindent utólag dolgoznak fel.

Ez az az idő, amikor a vállalkozás valamilyen változás előtt áll, kihívásokkal szembesül, ezek a kihívások a munkaerőre, pénzügyi-tulajdonosi szerkezetre, a marketing tevékenységre és mindezek által a háttér adminisztrációra, azaz az informatikára is kihatnak. Egy ERP rendszer bevezetése nem könnyű, igen komoly erőforrásokat igényel minden szereplőtől, hogy elérje célját.

Rengeteg olyan hasznos funkció és információ érhető el egy integrált rendszernek köszönhetően, ami egy informatikailag alacsonyabb szintű rendszerben (számlázó program, Excel tábla, papíros alapú adminisztráció) nem. Annak eldöntésében, hogy erre szüksége van-e a cégnek számos kérdésre érdemes válaszolni (lásd keretes anyagunkat). Amennyiben ezekre a válasz túlnyomó részt igen, úgy biztos lehet abban, hogy az Ön cégének szüksége lenne egy vállalatirányítási rendszerre.

De vajon Ön és cége képes lenne-e arra, hogy befogadjon egy olyan változást, struktúraváltást, amely ahhoz kell, hogy az ERP bevezetés sikeres legyen?

A cél az, hogy minden vállalkozás felismerje: nem elég az igénynek meglennie az ERP bevezetéshez. Egy új informatikai szintre lépés esetén nem elég az, hogy kell, hogy szükség van rá.

Fel kell mérni azt is, hogy sikeresen tudná-e venni a cég ezt az akadályt. Ha úgy érzik, hogy szükségük van informatikai fejlődésre egy ERP bevezetés előtt, akkor először készüljenek fel Önök és készítsék fel kollégáikat is.

Milyen alapcsomaggal lehet nekiindulni egy komplex informatikai rendszerbevezetésnek?

Tömören pontokba szedve azok a lépések, amelyek elvezethetnek a sikerhez, segíthetnek abban, hogy célhoz érjünk:

• Határozzuk meg a rendszerbevezetés célját.
• Mérjük fel a szükséges erőforrásokat, tervezzük meg a projektet.
• Bontsuk lépésekre, szakaszokra a bevezetést.
• Legyen belső projektmenedzser, aki összefogja az egész folyamatot.
• Készüljünk fel vészhelyzetekre is.
• Legyen megfelelő szakember gárda, projekt csapat.
• Mérjük fel a kollégák számítógépes képzettségét, ha nem elég képzettek, vegyenek részt oktatáson.
• Alapozzuk meg a döntéseinket.