Az optimalizáláshoz azonban meg kell tudnia határozni, milyen IT-folyamatai képesek profitálni abból, ha kiszervezi őket egy szakértőhöz. Minimum az alábbi öt kérdésre tudnia kell a választ, mielőtt belevág a kiszervezésbe.
Miért szervezné ki az IT-t?
Rengeteg oka lehet annak, miért érdemes egy vállalkozásnak kiszerveznie az IT-tevékenységeit, a legfontosabb azonban mégis a költségcsökkentés. A szolgáltatók ugyanis jóval kedvezőbb árat tudnak kínálni, mint ha Önnek kéne felépíteni és működtetni egy szerverparkot, no meg fizetni a hozzá tartozó személyzet bérét. Azonban a költség nem minden. Az outsourcing segítségével a vállalat valóban erős, hatékony és profi adminisztrációs hátteret tudva maga mögött, teljes figyelmével összpontosíthat a fő tevékenységére. Mivel egy kisvállalkozás számára az IT csak ritkán tartozik a legfőbb tevékenységek közé, így az ezzel járó felesleges kiadásoktól és feszültségektől is megkímélheti magát. Sőt, az outsourcing segítségével mindig hozzájuthat a legfrissebb technológiákhoz és szoftverekhez különösebb kiadások nélkül.
A legfőbb indok, amiért a cégvezetők ódzkodnak az IT kiszervezésétől, hogy nem bíznak a szolgáltatókban. Valóban, a bizalom elengedhetetlen, ha kiszervezésre kerül a sor. Ha az IT-támogatás nem megfelelő, a rossz szolgáltatásra rámehetnek az ügyfélkapcsolatai, és komoly összegektől eshet el. A szolgáltatás sem mindig lesz olyan rugalmas, mint ha a szomszéd szobában ülne a rendszergazdája. Ráadásul minden bizonnyal időt és energiát kell szánnia arra, hogy megfelelő munkakapcsolatot alakítsanak ki a szolgáltatójával.
Mit kéne kiszervezni?
Ma már rengeteg tevékenységet lehet kiszervezetten végezni, kezdve a szoftverfejlesztéstől az alkalmazások futtattásán át a teljes hálózatok kiszervezéséig. A leggyorsabban fejlődő üzletág az üzleti folyamatok kiszervezése, ahol külső cégek végzik teljes front és back office-tevékenységek futtatását. De számos olyan IT-tevékenység is kiszervezhető manapság, amelyet hagyományosan házon belül intéztek a vállalatok, mint amilyen a helpdesk, a support, az IT-karbantartás, az IT-biztonság, a biztonsági mentés és helyreállítás, sőt akár a céges levelezés is futhat harmadik félnél a felhőben.(A bérszámfejtés például akár negyedével is olcsóbb lehet, ha külső szolgáltatóra bízzuk.)
Hogyan fogjak hozzá?
Ha eldöntötte, mit is szeretne kiszervezni, megtervezte a lépéseket, és készített rá egy tervet, keressen fel egy IT-szolgáltatót. Döntse el, mi a kényelmes Önnek. A nagyobb szolgáltatók általában általános szolgáltatásokat nyújtanak, a kisebbek inkább keresik a lokális ügyfelek kegyeit, és jóval személyre szabottabb szolgáltatásokkal igyekeznek magukhoz csábítani a cégeket. Pénzügyi szempontból azonban mindenképp érdemes a tárgyalások megkezdése előtt tisztába kerülni azzal, mennyibe is kerül a meglévő állomány és géppark fenntartása, hogy pontosan tudja értékelni, mit mennyiért kínál a szolgáltató.
A nagy szolgáltatók az egész bolygóra kiterjedően optimalizálják a szolgáltatásaikat, így könnyedén tudnak versenyképes árat adni. Érdemes azonban egy kicsit utánajárni a háttérnek, mielőtt egy olcsó külföldi szolgáltató mellett döntünk. Például ugyanolyanok-e az IT-biztonságra vonatkozó szabályok a célországban, mint Önnél? Mekkora probléma az időeltolódás? Ki fog foglalkozni az Önnek nyújtott szolgáltatással kapcsolatos problémákkal? Lesznek-e nyelvi problémák? Ahhoz, hogy a szolgáltatásokért fizetett összegből a legtöbbet hozhassa ki, időről időre át kell beszélni a partnercéggel a felmerült problémákat. Márpedig egy külföldi szolgáltatónál ez nehézkes lehet.
Az IT-folyamatok kiszervezése ma már egyre gyakoribb, egyre mélyebb és összetettebb területeket érint. Ahhoz azonban, hogy maximálisan ki tudja használni őket, mindenképp szükség van a saját folyamatainak feltérképezésére, egy, a folyamatokat összegző tervre, egy jó szolgáltatóra és persze bizalomra a két fél között.
