A számítógépeken használt szoftverek esetében a program megvásárlásával a felhasználó mindössze jogosultságot vesz annak használatára, de nem válik a termék birtokosává. A szabad vagy nyílt forráskódú szoftverek ezzel szemben bárki által használható, szabadon másolható, terjeszthető és módosítható számítógépes alkalmazások. Megjelenésük és elterjedésük mögött a valós igények mellett komoly, a szerzői jogok megváltozásáról és az emberek szabadsághoz való jogáról és önkéntes együttműködéséről szóló filozófia is áll.
Nincs költségek nélkül
A „szabad" nem feltétlenül jelent ingyenességet. Bárki bármennyiért árusíthatja a kérdéses programokat, ha egyébként teljesíti az előírt „szabadságjogokat". Bár a legtöbb esetben a szabad szoftverek ingyen letölthetők, előállításukért vagy terjesztésükért lehet pénzt kérni, és nemcsak jelképes összeget vagy költségtérítést, hanem bármennyit. Ez a fajta üzleti modell azonban elsősorban nem erre, hanem a kapcsolódó szolgáltatásokra koncentrál. A leggyakoribb nem ingyenes licencmodell az előfizetés, mellyel tulajdonképpen a technikai támogatásért és a szoftverek naprakészen tartásáért fizetünk. Bizonyos termékek pedig csak magáncélú felhasználás esetén ingyenesek, az üzleti alkalmazásért fizetni kell.
Egy cég számára megfelelő, összetett rendszerben jó eséllyel költségei lesznek a bevezetésnek, integrációnak. A mindennapi munkaeszköz megváltozása miatt elengedhetetlen az alkalmazottak oktatása a munka színvonalának fenntartásához, de pénzbe kerülhet a programok lefordítása, és az is gyakran megesik, hogy valaki egyedi fejlesztés, kiegészítés létrehozásáért fizet egy programozónak. Kétségtelen előny ugyanakkor, hogy a rendszer szabadon bővíthető, a szoftver kipróbálásának, használatának általában nincs költsége, és licencköltségekkel sem kell számolni, akárhány felhasználó számára kívánjuk elérhetővé tenni a programot. A szabad szoftverekhez is tartozik licenc, de ezek leginkább a szoftverfejlesztőket és nem a felhasználókat érintik.
Mindig mindenkinek?
A nyílt forráskódú szoftverek használata elvileg minden cég számára lehetőség. A terjedés egyik kritikus pontja viszont, hogy az alapvető munkaeszközök megváltoztatását jelenti. Ezért a váltást jól előkészítve és több lépésben érdemes végrehajtani. Az átgondoltság egyaránt fontos technológiai és költségszempontból is. Az OpenSKM ajánlása szerint a szükséges felmérések és a migrációs terv elkészítését követően első lépésben a vállalat a használatban lévő platformon alkalmazza a nyílt forráskódú irodai szoftvert. Az OpenOffice.org, StarOffice és az egyéb elérhető verziók minden elterjedt platformon (Linux, Mac OS X, Solaris, Windows) működnek, így ennek végrehajtása - a szükséges migrációs feladatok elvégzése után - semmiféle akadályba nem ütközik. Második lépésben kerülhet sor a választott nyílt platform bevezetésére.
Az azonban, hogy az átállás mindenki számára lehetséges, nem jelenti azt, hogy minden munkafolyamat elvégezhető a pillanatnyilag elérhető nyílt szoftverekkel. Például bizonyos pénzügyi feladatok vagy a cég esetleges külső partnereinek való megfelelés miatt lehetséges, hogy egyes munkafolyamatok esetében továbbra is a korábban használt szoftver mellett marad a cég. Bizonyos összetett rendszerek - például ERP - bevezetése esetén pedig akár hátránnyá is válhat a szabad szoftverek legfontosabb előnyeként hangoztatott tény, hogy sok nyílt rendszer nem konkrét céghez, hanem egy lazábban szerveződő fejlesztő csapat vagy kisebb cégek sokszor kissé informális együttműködésének az eredménye. Érdemes előre felmérni, hogy melyek azok a területek, ahol a nyílt szoftverekre való átállás gond nélkül megvalósítható. A tapasztalatok szerint az adminisztráció, a raktározás például tipikusan ilyenek, de egyre kevesebb a kizárólag zárt forráskódú alkalmazásokkal működtethető terület.
Az átállás másik, nem technológiai jellegű kritikus pontja az alkalmazottak képzése az új programra való váltás előtt. Ez a lépés kihagyhatatlan, hiszen tapasztalatok szerint még az azonos szoftver újabb verziójának használata is komoly nehézségeket okozhat, a teljesen ismeretlen felület használatának megtanulása - még ha sok esetben többé-kevésbé hasonlít is a megszokottra - szakértő segítséget és megfelelő időráfordítást igényel.
