Az irodatechnika nem is olyan régen még az írógépet, a faxkészüléket, a számológépet, bizonyos munkahelyeken a számlázó-, illetve elektromechanikus könyvelőgépet jelentette. Mára az irodatechnika fogalma is robbanásszerűen kitágult. Az irodatechnikát – és az azt használó embert – befogadó irodának persze kellemes környezetet kell nyújtania, otthonosnak és ergonómiailag is megfelelőnek kell lennie. A tágan értelmezett ergonómia nemcsak a hőmérsékletre, páratartalomra, zajszintre ügyel, a fogalom része a környezet, a kapcsolattartás eszközrendszere is. Egy jól működő modern vállalat irodáinak gyakran a munka szempontjából meghatározó része az a sarok is, ahol egy kávé mellett mód nyílik kötetlen baráti beszélgetésre.

Teljesen és részben integrálva

Természetesen az irodabútor ergonómiai minősége, a képernyő és a számítógép kezelőszerveinek elhelyezése, szöge, magassága is az irodai ergonómia része. Ez év január elsejétől teljes egészében hatályba lépett az 50/1999. számú egészségügyi minisztériumi rendelet, amely előírja a képernyős munkahelyek ergonómiai kialakításával kapcsolatos minimális követelményeket.
Az irodatechnikának persze nemcsak a számítógép, hanem a benne működő programok is szerves részét képezik. Nem szólunk most a PC-s környezetben kvázi „ipari szabvánnyá” vált Microsoft Windows belső moduljainak tömegéről, amely szinte valamennyi irodai munka elvégzését segíti a táblázat- és adatbázis-kezeléstől a szövegszerkesztésen át a menedzsernaptárig. Hasonló lehetőségekkel a PC-k riválisa, a Macintosh gépek is szolgálnak.
A cég életét alapvetően befolyásolják a vállalatirányítási rendszerek. A programcsaládok modulonként épülnek fel, vállalatvezetési, döntés-előkészítési, ingatlangazdálkodási, gépkocsiflotta-fenntartási, biztonságtechnikai, ügyfélmenedzsment-, dokumentumkezelési stb. programcsoportokkal. Jellemzőjük, hogy a személyenként, beosztásonként szabályozott hozzáféréssel minden munkatárs rendelkezésére állnak az őt illető naprakész adatok, miközben az adatvédelem és -biztonság maradéktalanul megteremthető.
A „teljesen integrált” jelzőt viselő rendszerek sajátossága, hogy minden információt csak egyszer kell bevinni, a különböző szempontok szerinti feldolgozás jelentős része automatizált. (Például a benzinszámlát a járműkezelés, a költségelszámolás, számvitel, pénzügy stb. használja, majd az elektronikus irattárba kerül.) A részben integrált irányítási rendszereknél előfordulhat, hogy egy-egy információhordozó több fázisban kerül be az adattárba. (Az előbbi példával élve: a benzinszámla a pénzügyi-számviteli adattárban közvetlenül megjelenik, a gépjármű-elszámolási rendszerben ismét rögzíteni kell a túlfogyasztásban megjelenő karbantartási ütemezés céljából.)
Az integrált rendszerek ma még elsősorban a nagyvállalatok számára jelentenek megoldást, ezt a szállítók-fejlesztők a cég számára „testreszabják”. Az egyszerűbb, kisebb programcsomagok legószerűen, a cég tevékenysége bővülésének ritmusában fejleszthetők, és összeilleszthetők egy mind nagyobb rendszerré.

Kommunikáció felsőfokon

A tudásalapú új gazdaság is az emberek közötti kommunikáción alapul. Az elmúlt egy-két évtizedben a telekommunikáció, a nagy távolságú élőszó- és képösszeköttetés eszközei is alaposan átalakultak. A telefon már régóta az iroda szerves része, ám a mai készülékek jóval többet tudnak elődeiknél, s egy modern irodából ma már általában a mobiltelefon vagy kommunikátor sem hiányozhat.
A mai helyhez rögzített telefonok mozgóképet is továbbíthatnak (képtelefon), továbbá az internetrendszer segítségével (VoIP), némi hangminőségromlás árán a telefonköltség is – különösen tengerentúli hívásoknál – a töredékére csökkenthető.
A hordozható, rádióhullámok segítségével működő telefonkészülékek legújabb generációi olyan mennyiségben és gyorsasággal (sávszélességgel) képesek az adattovábbításra, hogy már nemcsak a hangos, hanem a képi információk is élvezhetők. Az új típusú készülékekkel már lehet beszélgetni, rövid szöveges üzenetet küldeni a világ bármely másik mobiltelefonjára, sőt barangolni is a világhálón, a szolgáltatók pedig nem pusztán a kapcsolat megteremtésének hátterét nyújtják, hanem különböző információkkal – aktuális pénzügyi adatokkal, térképpel, netán a legközelebbi gyógyszertár címével – is segítik a telefonálót.
Természetesen a telefonálás is gépesíthető. A számítógépek a sokat telefonáló munkatársaktól – például a call centerek ügyfélszolgálati alkalmazottaitól – megfelelő szoftverek (CRM, e-CRM stb.) segítségével átvállalják a tárcsázás, a gombnyomogatás feladatait, automatikusan a képernyőre juttatják az ügyfél adatait, a korábbi kapcsolattartás információit, ezáltal a telefonos vagy internetes ügyfélkapcsolat személyessé és hatékonnyá válik.
Más programokban előzetesen naptárszerűen rögzíthető, hogy az adott napon vagy időtartam alatt kikkel szándékozunk beszélni, s a gép automatikusan hívja és jó titkárnőhöz méltóan „beadja” a vonalat.
Egyébként is, a titkárnők korábbi fő feladatait – a főnök idejének, kommunikációjának lebonyolítását, programjának beosztását, a gépírást, levélküldést – átvette a számítógép és az internet. Tizenöt éve még köznevetség tárgya lett volna egy asztalán írógépet kezelő igazgató. Ma már nem képzelhető el vezető az asztalán lévő laptop vagy komputer nélkül. A menedzser – jól működő integrált vállalatirányítási rendszer esetén – közvetlenül van rajta a vállalati információcsatornákon (intranet), és nem a mindenható titkárnő közvetítésével.

Vizuális információk feldolgozása: minden egyben

Napjaink egyik leglátványosabb irodatechnikai folyamata a különböző, képalkotásra és -feldolgozásra szolgáló berendezések integrációja.
A legtöbb nagy cég már nem gyárt és még kevésbé fejleszt analóg képfeldolgozó rendszereket. A képeket, a vizuális információt digitalizálják, lehetővé téve ezzel a közvetlen számítógépes feldolgozást. A képek számsorokká alakításával az információ könnyen és gyorsan továbbítható, tárolása, archiválása során sem veszít információtartalmából. A különböző továbbítócsatornákon – hálózatba kötött komputerek kábelein, telefonjelek, illetve rádióhullámok kötegeiben, műholdakon, jelátalakító és -erősítő berendezések tömegén – fénysebességgel áthaladva az információ papíron vagy monitoron visszaalakítható képpé, megőrizve az eredeti minőséget.
A digitális képfeldolgozási technológia lehetővé teszi, hogy egyazon integrált készülék szolgáljon a képek beolvasására (szkennelés), a képet hordozó jelek továbbítására (faxolás), sokszorosításra (fénymásolás), kinyomtatásra (printelés). Sőt a legmodernebb készülékek közvetlenül az internetre vagy intranetre kapcsolódva távnyomtatást is végeznek.
A beépített karakterfelismerő szoftver segítségével a korábban nyomtatott dokumentumokat a számítógépekkel közvetlenül szerkeszteni, fel-, illetve átdolgozni is lehet. Az ilyen gépek lehetőséget nyújtanak arra, hogy a dokumentumok az archiválás után az elektronikus irattárban pillanatok alatt szavakra, kifejezésekre, cégre, témára, időpontra stb. visszakereshetők legyenek; az információ útja a feldolgozás során is követhető.
Az irodatechnika tehát alapjaiban feszítette szét azokat a kereteket, amelyeket még alig két évtizede a fogalom köré vontak, megkülönböztetendő a termelési technikától. Ez természetes, hiszen a termék értékének ma már gyakran kétharmadát, négyötödét az irodákban állítják elő, tehát az „irodista” fehérgalléros munkássá, az iroda meghatározó információtechnológiai termelőterületté vált. Korlátok, főképp informatikai és technikai korlátok nélkül.

Gépesített papírkosarak

Azok a korábbi elképzelések, amelyek a XXI. század elejére tették a papírmentes iroda kialakulását, nem váltak valóra. Ennek számos oka lehet, talán az egyik legfontosabb, hogy az információszerzés szokásai tízéves kor előtt rögzülnek, s a magyar közmondás szerint: „Amit Jancsi nem tanult meg, János már hiába tanulja.” A Gutenberg-galaxis még nem redukálódott aprócska naprendszerré. Talán majd a mai tinédzserek nemzedéke már kevésbé ragaszkodik a papírhoz, bár ők is könyvekből tanulnak még, s a leckét füzetbe írják…
A papíralapú információhordozók biztonságos megsemmisítését szolgálják az iratmegsemmisítők, amelyek egyenletes vékonyságú, általában 0,2–1 milliméteres csíkokra vágják a papírlapot, ezáltal összeragaszthatatlanná, olvashatatlanná teszik a benne lévő információt. Aztán lehet belőle „újrapapír”, s így talán megmenekülnek az erdők, a nyomtatás feltalálásának, az emberiség „okosodásának” nagy vesztesei…

Sz. Molnár János