A számlatömb, illetve minden olyan nyomtatvány vásárlásánál, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadás alá kell vonni. Ilyen nyomtatványok vásárlásakor az eladónak el kell kérnie a vevő adókártyáját,cége bírósági végzését vagy cégkivonatát, illetve amennyiben nem aláíró a társaságban, szükség van egy aláírási címpéldányra és egy meghatalmazásra az ügyvezetőtől.
A nyomtatványt forgalmazóknak azért van szükségük a fenti dokumentumokra, mert az adóhatóságnak folyamatosan jelenteniük kell az általuk értékesített nyomtatványok típusát,sorszámát, illetve sorszámtartományt (tól - ig), a vevő nevét és címét, a vevő adószámát és a vevőt a vásárlás során képviselő magánszemély nevét és adóazonosító számát.
Nyilvántartás vezetése, könyvelői tanácsok
A szigorú számadás alá vont nyomtatványokról – a személyi jövedelemadó törvény szerint - olyan nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza a következő adatokat: a nyomtatvány neve és számjele, a beszerzés kelte, a tömb(ök) sorszáma (tól-ig), a használatbavétel kelte, a felhasználás kelte, valamint a kiselejtezés kelte – hívja fel a figyelmet Holczer Ferenczné könyvelő. A nyomtatványokat készletre vételkor folyamatos sorszámmal kell ellátni. Az e nyomtatványokból beszerzett készletet jegyzék kíséretében kell a nyomtatványok megőrzésével megbízott dolgozó részére állományba vétel, illetve kezelés és őrzés céljából átadni. Az átvétel alkalmával meg kell vizsgálni, hogy az egyes füzetekben az űrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az űrlapokon a sorszámos és esetleges egyéb jelzések (pl. a számlavezető pénzintézet jelzőszáma) helyesek-e.
A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokat az egyéb nyomtatványoktól elkülönítetten kell tárolni és nyilvántartani. A nyilvántartásnak naprakésznek kell lennie.
Mivel a szigorú számadás alá vont bizonylatokra vonatkozó beszerzést a vállalkozás végzi, illetve ő tudja, hogy adott beszerzést mikor kezdi el rendeltetésszerűen használni, ezért a szigorú számadás alá vont bizonylatok nyilvántartása az ő feladata. Az ellenőrök általában elfogadják, ha egy cég, saját nyomtatványon, vagy elektronikusan vezeti a nyilvántartást. Súlyos következmények lehetnek
Az adóhatósági ellenőrzések tapasztalata szerint azonban a szigorú számadású nyomtatványok adózók által használt nyilvántartása gyakran hiányos adattartalmú, azaz nem tesz eleget teljes mértékben a következők szerinti jogszabályi előírásoknak. Egy eljárás során az adóhatóság szigorúan ellenőrzi a számlák és egyéb bizonylatok valódiságát, illetve azt, hogy a számlát tényleg az használta-e fel, aki vásárolta azt. Amennyiben a szigorú számadás alá vont bizonylatok, illetve az adóhatóságnál meglévő információk nincsenek összhangban, ez alapot jelenthet ahhoz, hogy az adóhatóság megállapítást tegyen vagy további kapcsolódó ellenőrzéseket indítson. A vizsgálat végződhet az adó-visszaigénylés jogtalannak nyilvánításával vagy bevétel-eltitkolás miatti becsléssel. A nyilvántartás hiánya, pontatlan vagy hiányos vezetése miatt akár 500 ezer forintig terjedő mulasztási bírságot szabhat ki a NAV. Amennyiben adóhiányt tár fel az ellenőrzés, akkor ehhez adóbírság és késedelmi pótlék társul.
