Mindenki időhiányban él, s egyre népszerűbb a "productivity hack" irodalma, amely hatékonyságra tanít, időnk és figyelmünk - mint véges erőforrások - okos kihasználására vezet rá.

Fontos a cég és a munkavállaló reputációja szempontjából, hogy ne teljenek napokba, míg az ember válaszol egy kliens, fogyasztó vagy beszállító emailjére, mert azzal rossz színben tünteti fel önmagát és cégét is. De tény, hogy ha állandóan az online kommunikációs csatornákat figyeljük, függőség alakulhat ki bennünk az újdonság, az szenzációk iránt (a jutalmazással és örömérzettel kapcsolatos hormonokat szabadít fel az agy, valahányszor megnyitunk egy új honlapot vagy emailt), s így könnyen elfecsérelhetjük az értékes munkaidőt.

Először is fontos, hogy amikor elkezdjük a munkanapot, legyünk tisztában vele, mik a fő céljaink aznapra, milyen teendőket akarunk elvégezni mindenképpen.

Pörgés kontra termelékenység

Charles Duhigg, a The New York Times újságírója értelemszerűen a szöveg alkotását és az ehhez kapcsolódó kutatómunkát érzi alaptevékenységének, mondhatjuk úgy is, hogy fő üzleti profiljának. De mivel a világ egyik legtekintélyesebb napilapjánál dolgozik, nyilván őt is bombázzák mindenféle sajtóközleményekkel, rendezvénymeghívókkal, interjúlehetőségekkel.

Duhiggnak 2016-ban könyve jelent meg a szakmai produktivitásról Smarter Faster Better (Okosabban, Gyorsabban, Jobban) címmel, s már a címe pontosan összefoglalja milyen elvárások zúdulnak ránk. Ma már nem lehet lötyögni. Főleg, hogy egyes multiknál szoftver elemzi az alkalmazottak ténykedéseit, az emailforgalmukat, a telefonhívásaik sűrűségét és hosszát, a fájlokat, amiket kezelnek, a jelentéseket, amiket leadnak a munkájukról, az irodán kívül töltött időt - és az algoritmus tesz ajánlatokat arra, hogy kit kellene kirúgni, mert nem elég hatékony.

Duhiggot akkor kezdte foglalkoztatni a munakvállalói termelékenység témaköre, amikor egyik munkanapja végén rájött, hogy egy csomó mindent csinált, csak éppen azt nem végezte el, ami a listáján szerepelt a nap elején. Pedig nem csevegett másokkal a büfében, nem is mozdult ki a napilap székházából: egész nap a komputerénél ült.

Könyvében annak a vélekedésének ad hangot, hogy a modern munkavállalók hajlamosak összekeverni a pörgést a termelékenységgel. Csak azért, mert egy rakás dolgot elvégzünk, és kiküldtünk 35 vagy 70 emailt egy nap, még nem jelenti azt, hogy valóban azt csináljuk, ami az elsődleges dolgunk lenne a munkakörünkben. "Egy egész életet le lehet így élni", magyarázta az újságíró egy konferencián, ami a Peak Work Performance Summit (Csúcsteljesítmény Csúcstalálkozó) nevet viseli.

Átfogó, stratégiai gondolkodás

A digitális, online összekötöttség azt is jelenti, hogy folyton érkeznek kívülről az inputok, szól a telefonon, egy céges partner ránk ír a csetappon, a főnök akar beszélni velünk, a kollégánk kérdez valamit és segítségünket kéri. Új, váratlan megoldandó feladatok elé állítanak minket. A listánk pedig, ami a nap prioritásait tartalmazta, igencsak háttérbe szorul.

Ramit Sethi, a GrowthLab vezetője úgy véli, hogy a gyors reakciókészség fenntartásával beáldozunk még egy fontos dolgot: hogy képesek legyünk a "nagy egészről" gondolkodni, összefüggésében nézni a dolgokat. Ez némi morfondírozást igényel, ami úgy tűnik, hogy nem produktív idő. Pedig nagyon is az.

Napi 5 email?

Laura Vanderkam azt írta I Know How She Does It (Tudom, hogyan csinálja) című 2015-ös könyvében, hogy sosem tudjuk maradéktalanul kigyomlálni az inboxunkból a felesleges dolgokat. Szerinte érdemes úgy kezelni a bejövő emailfolyamot, hogy ha valamit egy hétig nem válaszoltunk meg, az vagy elmúlt és nem fontos, vagy már ránk írtak emlékeztető emailt, hogy újra kérjenek reakciót rá.

Duhigg azt mondja, "ha egy nap 4-5 emailt küldtem ki, az azt jelenti, hogy egy csomó más dolgot elvégeztem". Bár nem mondja ki, hogy a napi 4-5 email nála az alapkvóta, de tény, hogy jobban tetszenek neki az ilyen napok. Elvégre ő újságíró, nem PR-asszisztens, aki állandóan kommunikál. Az is igaz, hogy neki nincsenek ügyfelei. Az ő célközönsége az olvasó. Azt pedig a végeredmény, az újságcikk érdekli.

Más munkakörökben bajosan érhető el az ilyen alacsony napi emailmennyiség. Mégis a legtöbb szakértő egyetért abban, hogy a multitasking nem tesz jót az agynak, egyik feladatból a másikba ugrándozni mindig holtidőket teremt, amikor újra fel kell vennünk a fonalat, rá kell koncentrálnunk az abbahagyott feladatra, hogy lássuk, hol is tartottunk vele. Ezek a kis lelassulások összeadódnak, s nagy elvesztegetett időmennyiséget eredményeznek.

Ezért célszerű az emailezgetést a nap egy vagy két pontjára adagolni, amikor fél órát rászánva megírunk és megválaszolunk sok üzenetet.

Félelem

Van egy olyan vélemény is, mely szerint azért aprózzuk el magunkat mindenféle kisebb jelentőségű tennivalókkal, mert sokszor a legfőbb tevékenység, amit el kéne végeznünk félelemmel tölt el. Túl sok múlik rajta, sőt talán újszerű tevékenység, amiben még nem szereztünk jártasságot, s kerüljük. Félelemből. Ezt vallja Leo Babauta, a Kevesebb ereje című könyv szerzője, aki a minimalizmus gurujaként híresült el.

Babauta is azt hangsúlyozza, hogy világosan kell látnunk, mit érzünk fontosnak és mit nem. Nem engedhetjük, hogy százmillió elvégzendő feladat miatt elveszítsük ezt a fajta éleslátásunkat.

Ha újra azon kapjuk magunkat, hogy mindenféle előre nem igazán vivő kis teendővel foglaljuk le magunkat, gondolatban lépjünk vissza egyet, nézzünk távolról a munkánkra, elemezzük, hogy mi az igazán fontos feladat, és ugorjunk rá arra. Ő is fontosnak tartja, hogy egyszerre csak egy dolgot végezzünk (multitasking nélkül), és a fontosabb részfeladatokra legalább 15 percig koncentráljunk.

Egér vagy antilop: fontos vagy nem?

Tim Ferris karrierguru, a The 4-Hour Workweek című 2007-ben megjelent bestseller írója, New Gingrich amerikai politikus két tanácsadója, James Carville és Paula Begala egyik könyvéből sajátított el egy fontos módszert arra, hogyan mérlegelje, mi az igazán fontos teendő, és mi nem.

Gondoljunk csak bele, hogy mire támad egy oroszlán. Hát nem egy egérre. Pedig tökéletesen képes lenne elpusztítani a mezei egeret. De az az energia, amit az elkapása megkíván, túl sok ahhoz, amennyi kalóriaértéket ki lehet nyerni az akcióból. Az egérke kicsiny testének elfogyasztásából.

Magyarán: ráfizetéses a dolog. Az oroszlánnak vele egyivású, nagytestű állatokat kell elfognia, hogy fedezni tudja teste igényeit.

Ferris szerint gyakrabban kellene megkérdeznünk magunktól: "Ma az egerek vadászatával töltöttem a napot, vagy az antilop becserkészésével?" Ez a mércéje egy hatékony napnak.

Ami nem azt jelenti, hogy egy email megírása már derogál, mert túl kis feladat nekem, hanem a fő célt szolgáló teendőket vegyük előbbre, s minden más feladatnak, ami egérüldözést szolgál, legfeljebb másodlagos fontosságot tulajdonítsunk.

Ez az egér vagy antilop dilemma a hosszútávú projektek kiválasztásánál is jó mérce tud lenni, véli Ferriss.

Forrás: Business Insider