Amikor az ember bemegy egy cégvezető irodájába, akkor az első, ami feltűnik: milyen állapotban van az íróasztala. Kevés papír és rend van rajta, vagy pedig egy hatalmas, áttekinthetetlen papírhalmazt találunk. Nos, igen gyakori az utóbbi, és ez nemcsak cégvezetőkre igaz, hanem munkatársak egész sorára is.
Igen népszerű elgondolás, hogy a „zseni átlátja a káoszt”, de sajnos van vele egy kis gond. Lehet, hogy átlátja, és minden egyes papírról tudja, mit is tartalmaz, de mindezért nagy árat fizet.
Minden embernek meghatározott mennyiségű figyelmi egysége van, amelyet arra használ, hogy kommunikál a környezetével, aktuális feladatokra koncentrál, megold problémákat. Ebből értelemszerűen következik, hogyha kevés ilyen szabad figyelmi egysége van, akkor kevéssé tud koncentrálni, szétszórt lesz, egy 5 perces feladattal 25 percet tölt el, döntéseket odáz el. (A számítógép processzora is lefagy, ha túl sok feladatot akarunk elvégeztetni vele egyszerre. Miért lenne más az agyunk?)
Kép:Fotolia
Nem egyedi jelenség, sok cégvezető, munkatárs szenved tőle. Hogy mik a fő tünetek?
- A vezetőt láthatóan rengeteg befejezetlen üzleti ügy, napi feladat veszi körül
- Képtelen kezelni az időt, betartani a vállalt időpontokat
- Gyakran ingerlékeny és könnyen idegessé válik
- Képtelen már kipihenni magát, és nem képes kialudni a fáradtságot
- Sokszor az az érzése, hogy aznap sokat dolgozott, de nem végzett el semmit
- Képtelen egy dologra koncentrálni, figyelme szétszóródott, szétesett
- Sokszor elfelejt dolgokat;
- Rendszeresen nem szűnő nyugtalanság, belső feszültség gyötri.
A nyitott ciklus
Érdemes megtanulni a nyitott ciklus fogalmát. Nyitott ciklusnak tekintünk egy olyan feladatot, amelyet már elkezdtünk, de még nem fejeztünk be. Hol vannak ezek a nyitott ciklusok?
- az íróasztalon
- az email fiókunkban
- táskánkban
- naptárban
- telefonban
- autóban
- fejünkben – meg nem valósított ötletek formájában
- otthonunkban és még számos helyen.
Lássunk néhány gyakorlati tanácsot, amelyet az elmúlt 10 évben sok cégben alkalmaztunk és javította a vezetők és a munkatársak hatékonyságát.
1. Delegálja a feladatait, ahelyett, hogy mindent saját maga végez el. Szakítson azzal az elgondolással, hogy amíg elmondom, az alatt el is végzem. Ez egyszerűen nem igaz.
2. Ha kezébe vesz egy feladatot, fejezze be, ne halogassa és gyűjtse az asztalán. A hosszabb feladatokat tagolja belátható és egyben elvégezhető fázisokra.
3. Ne a fejében tartsa a feladatokat, készítsen minden napra egy feladatlistát, és nap végeztével pipálja ki azokat, amelyeket elvégzett. Ez remek érzés és erőt ad a továbbiakhoz.
4. Ha egy munkatárs nem végzi el a feladatot határidőre, ne fogadja el, keresse meg az okot és érje el a teljesítést. Könnyen hozzászoknak az emberek ahhoz, hogy majd a főnök befejezi, ha valami nem tetszik neki.
5. Ne javítsa ki a munkatársak hibáit, mutasson rá, és adja meg a lehetőséget számukra, hogy ők tegyék ezt. Ezzel megnöveli a felelősségérzetüket.
6. Kerülje a sok szóbeli utasítást, írásban adja ki azokat. Ezzel sok félreértést kerül el, a munkatársak is jobban megértik a kapott feladatokat.Vezesse írásban a kiadott feladatokat és követelje meg azok végrehajtását.
7. Használjon dossziékat az információi tárolására, ahol mindent rendszerez és gyorsan megtalál. Ne az asztalát használja tárolásra, ott csak azok a dolgok legyenek, amivel aznap épp foglalkoznia kell. A tornyosuló aktáktól nem fog elfoglaltabbnak tűni, csak feszültebb lesz.
Követelje meg a fentieket az összes közvetlen munkatársától is, sokat tud tenni azért, hogy ők is hatékonyabbá váljanak. Gondoskodjon arról, hogy a cégében jól rendszerezett dosszié rendszer legyen, minden iratot percek alatt meg lehessen találni.
Ha bevezeti életébe ezeket a szabályokat és eszközöket, sokkal több ciklust fog lezárni, mint korábban, és nem fogják annyira nyomasztani a nyitott ciklusok. Egy jó vezető arról híres, hogy gyorsan zárja le a ciklusait.
Bérczes István közgazdász www.businessa1.hu
