Arról, hogy hogyan kell gazdálkodni, beosztani a pénzt és fenntartani egy családot vagy vállalkozást, nem tanultunk az iskolákban. Végzettségemet tekintve közgazdász vagyok, de – bevallom – ezt a témát az egyetemen sem jártuk körbe igazán. Nem csoda tehát, hogy egy cégvezető, aki természetesen nem a pénzügyeknek, a könyvelésnek vagy a jognak, hanem a saját szakmájának a mestere, meglehetősen gyakorlatlan lehet ezen a területen.
A legtöbb cég naponta figyeli, hogy mennyi pénz van a bankszámlán, és mennyi számla várakozik átutalásra. Szeretném nyugtázni, hogy ez a két információ tényleg fontos része a pénzügyi helyzet átlátásának – de ezek a folyamat végét mutatják. Ha a gazdálkodás kimerül ezek követésében, teljes joggal érezheti úgy magát egy vezető, hogy „semmit sem tud tenni”, és „nem tud tervezni a jövőre”. De ez nem igaz.
Nézzünk tehát néhány szerintem jól használható alapelvet! Figyelem! Csak akkor kövesse őket, ha ezt Ön is ésszerűnek látja!
Ez egyszerű gyakorlati tapasztalat. Amikor két ember (vagy több) felel a pénzügyekért, akkor valójában nem felel érte senki. Nincs senki, aki hajlandó lenne venni a bátorságot, és azt mondani: „Állj! Ezt nem vesszük meg!” Hányszor jártunk már úgy, hogy életünk párjával mentünk bevásárolni, láttuk, hogy megtetszett neki valami, és hagytuk, hogy megvegye – erre azt kívánta, mi is vegyük meg m
agunknak, amit szeretnénk. Az eredmény az lett, hogy két olyan új holmival tértünk haza, amelyeket nem vettünk volna meg, ha egyedül megyünk bevásárolni, igaz?
Ez céges méretben is működik. Érdekes, hogy valójában az ember sokszor érzi, hogy ezt nem is engedhetné meg magának a csoport. Ilyenkor megkönnyebbülés, ha van egy erőskezű pénzügyi vezető, aki képes az igények és vágyak fölé kerekedve egyszerűen azt mondani: „Nem! Nem vesszük meg.”
A pénzügyi tervezéshez szükség van információkra, és ezek összegyűjtésében valószínűleg részt vesz a cég pénzügyese vagy könyvelője és a cég vezetői is. De a végső döntést EGY személynek kell meghoznia és kézben tartania. Ez a pénz beosztásának legelső alapelve.
A tervezés első lépése: írja össze, mire van szükség a fennmaradáshoz!
Sok évvel ezelőtt végzős diákként számot vetettem: az akkori kezdő közgazdászi fizetések bruttó 30-40 ezer forint között mozogtak. Összeírtam a havi kiadásaimat: albérlet, rezsi, telefon, ennivaló, utazás, ruha, könyv, stb. – és a megnyirbált lista is 63 ezer forint lett. Elhatároztam tehát, hogy legalább ennyit fogok keresni.
Az első lépés a pénzügyi tervezésben: összeírni, hogy jelenleg mire van szüksége a cégnek ahhoz, hogy egyáltalán fennmaradjon. Érdemes ehhez megérteni, mit jelent az a szó, hogy „szükséges”: egy olyan dolog, ami valamely feladat elvégzéséhez vagy valamely cél eléréséhez nélkülözhetetlen. Tehát nem a munkatársak vágyait vagy véleményét kell összeírnunk, hanem egy korrekt listát mindazon dolgokról, amelyek nélkülözhetetlenek a cég termékének/szolgáltatásának előállításához és ennek elcseréléséhez a piacon.
Miután kész a lista, gyűjtsük össze, hogy jelenleg mennyit fizetünk ezekért havonta. Ez a lépés már önmagában is azt eredményezheti, hogy felbukkan néhány olyan terület, amelyet egy ideje elhanyagoltunk, és ránézésre tudunk valamilyen hatékonyabb vagy olcsóbb megoldást. A lista végén kapunk egy összeget.
Elképzelhető, hogy a listát korrigálni fogjuk (erről szól majd a cikksorozat következő része), de a végleges lista megadja, hogy legalább mennyi pénznek kell havonta befolynia a bankszámlára (vagy készpénzben a kasszába) ahhoz, hogy a cég egyáltalán fenntartható legyen.
Ha összeállítja ezt a listát, és a végösszeg esetleg a vártnál magasabbnak tűnne: ne keseredjen el! A cikksorozat további részeiben segítséget fog kapni ahhoz, hogyan vegye a kezébe a pénzügyi tervezést, és hogyan valósítsa meg.
A sorozat következő részét itt olvashatja.
Matovics Klára közgazdász, tréner www.megertesakonyvelesrol.hu
