Az egyre növekvő megrendelés szám egyre nagyobb erőforrást, logisztikát igényel. Annak érdekében, hogy ne csússzunk ki a szállítási határidőkből és ügyfeleinkhez időben megérkezzenek a megrendelések, automatizálni kell folyamatainkat. Szakértő partnerünk, a Webshop Experts blogjának segítségével mutatunk néhány olyan területet aminek automatizálásával rengeteg időt takaríthatunk meg magunknak és akár 80%-al is csökkenthetjük költségeinket.
Számlázás
Minden megrendelésről külön számlát kell kiállítanunk. Ami elég sok időt vesz igénybe, főleg ha egy külső számlázó programot használunk, mert akkor egyesével kell felvinnünk az ügyfeleink összes adatát. Megoldás ha automatizáljuk ezt a folyamatot és egy beépített számlázó program segítségével egy gombnyomásra elkészíti a program az összes számlánkat, minden adattal kitöltve. Ezzel rengeteg időt spórolhatunk magunknak.
Futárcímke
Minden csomaghoz amit futárszolgálattal küldünk ki egy futárcímkét is kell készítenünk. Vagy más néven etikett címkét. Van aki ezt kézzel írja meg, van aki a futárszolgálat szoftverébe egyesével gépeli be, majd nyomtatja. Nagy számú megrendeléseknél ez a művelet is sok időbe telik. Megoldás ha automatizáljuk ezt a folyamatot is és a számlák kiállítása után rendszerünk automatikusan elkészíti a címkéket ügyfeleink minden adatával kitöltve.
Riport a futárcégnek
Jobb esetben a futárszolgálat szoftvere amiben elkészítettük a csomag címkét, automatikusan küldi az összesítést a napi csomagok kiszállításáról szállítópartnerünknek. Ha mégsem, akkor a napi összesítést nekünk kell összeállítani és eljuttatni a futár cégnek akár elektronikusan akár a futár által. Mert ha ezt nem tesszük a saját bevételünk bánhatja vagy legalább is igen körülményesen lehet csak tisztázni a helyzetet. Ezért a legjobb ha ezt a folyamatot is automatizáljuk. Megbízzuk programunkat, ha már kiállította a számlákat és a csomagcímkét akkor automatikusan küldje a riportot szállító partnerünknek.
Ahogy növekszik a cégünk és webáruházunk forgalma, egyre kezelhetetlenebbé válnak termékeink tárolása és nyomon követése. Akár naponta több órát is elveszíthetünk azáltal, hogy a csomagoláshoz összekészítsük a megrendelt termékeket. Megfelelő készletnyilvántartó program nélkül, szinte lehetetlen hiba nélkül dolgozni. Elég kellemetlen helyzetté tud válni ha már több ügyfelünk csomagját is összekevertük, és nem azt kapta amit megrendelt. Ennek helyrehozatala igen költséges lehet számunkra, ezért ennél a folyamatnál a hibázás nem megengedhető. Ezt úgy automatizálhatjuk, hogy a programunk segítségével pontos, termék fotóval ellátott kiszedési jegyzéket kapunk a megrendelésekről, amiben szerepel, hogy mely termékünk, melyik polcon helyezkedik el és mennyit kértek belőle, melyik rendeléshez tartozik. Programunk automatikusan elkészíti a napi megrendelések összeállítását és ennek köszönhetően elküldhetjük bármelyik összekészítő kollégánknak akár e-mail-ben egy gombnyomásra.
Raktárkészlet kezelés és újrarendelés
Legnagyobb problémát és a legtöbb munkát mindig a raktárkészlet kezelése jelenti. Melyik termékből, mennyi van a polcon? Ezekből mennyi bizományos (ha van ilyen)? Melyiknek mennyi az ára, melyik van kirakva üzletünkbe, mennyi van a fő raktárunkban, stb. Az is előfordulhat, hogy ügyfelünk megrendelt három ugyanolyan terméket webáruházunkból de raktárunkban csak kettő áll rendelkezésre. Ilyenkor értesítenünk kell beszállítónkat, de ha beszállítónk nem tudja azonnal teljesíteni nekünk a megrendelést, akkor értesítenünk kell az ügyfelünket is a megrendelésének csúszásáról.
Automatizált raktárkészlet programunkkal lerövidíthetjük vagy akár teljesen meg is szüntethetjük ezt a problémát. Automatizálás révén beállíthatunk egy készlet-figyelő alkalmazást, hogyha lecsökken bármelyik termékünk a kritikus mennyiség alá a rendszer azonnali riasztást küldjön nekünk, és automatikusan elkészítse a termék megrendelését, és ha kell el is küldi beszállítónk vagy gyártónk felé.
