• Kapcsolatfelvétel előtt tudjon meg minél többet a cégről (ha úgy küld bemutatkozó anyagot, hogy az nem illik cég látókörébe, inkább ne tegye. A szőnyegbombázás itt sem nyerő)
• Készüljön fel, hogy a szerződéses rugalmasság lényegesen korlátozott lehet (standard együttműködési feltételek, hosszú fizetési feltételek) (azaz felejtse el a 8 napos fizetési határidőt, és az egyedi feltételeket)
• Vegyen részt olyan szakmai eseményeken, ahol a nemzetközi cég megjelenik (bízzon a kiállításokban, járjon oda, nagyobb eséllyel kerül egy beszerzőhöz, mintha telefonon próbálkozik)
• Tudja meg, megéri-e egyáltalán dolgozni a cégnek? (ha a cég történetében már többször előfordult, hogy minőségi vagy egyéb problémák miatt nem fizetett beszállítóknak, esetleg nem megfelelő kondíciók közé kényszerítik, ne menjen bele egy win-loss szituációba)
• Közvetlen megkeresés esetén legyen előkészített (és a potenciális vevőre szabott) bemutatkozó anyaga (elektronikus formában) (ne a szórólapot szkennelje be, és küldje el a cégnek, hanem lényegretörő bemutatkozása legyen, konkrét névvel, és telefonszámmal kontaktként megadva-mindezt kevesebb mint 1MB-ban)
• A szerződéskötés folyamán egyeztessék az operatív- (pl. rendelés, számlázás, kifizetés) és stratégiai beszerzési (pl. szállítói minősítések) folyamatait, feltételeit (a multicégeknél elválik a szerződéskötés, teljesítésigazolás, kifizetés folyamata. Tudja meg, adott ügyben kit kell keresni)
• Informatikai fejlesztéseinél legyen figyelemmel a nemzetközi vevő által használt informatikai háttérre/fejlesztésekre (ha informatikai rendszérével tud integrálódni a multicég fele, mindig jó pont)
• Legyen aktív kapcsolattartó! (negyedévente keresse meg beszerzési kapcsolattartóját, és érdeklődjön a stratégiai beszerzési kezdeményezésekről, potenciális egyéb lehetőségekről. Nem csak az üzleti kapcsolattartóval kell jóban lenni!)
• Legyen türelmes, és kitartó! (ha egyszer nemet mondtak a megkeresésére, az nem jelen elutasítást örökké. Próbálkozzon fél-évente!)
• (Nem) csak az ár a döntő! (a multicégek egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek a különböző szabályoknak pl. saját környezetvédelmi előírásnak való megfelelésnek. Ebben is legyen jó, ne csak az árban.)
Az első lépés természetesen a kapcsolatfelvétel. Sokan gondolnák, hogy ez talán a legegyszerűbb része a folyamatnak, ám gyakran már itt hibáznak az ügyfélnek jelentkező kkv-k. „Nagyon fontos, hogy ne bízzuk a kapcsolatfelvételt direkt marketing ügynökségre, hiszen az személytelen, ilyenkor az is előfordul, hogy azt sem tudjuk, ki a megkeresés kezdeményezője" - vázolta a legelemibb problémát Ádám László, az SAP beszerzési vezetője. Szerinte egy, a témához kevésbé értő operátor hívása inkább elzárja a kapcsolat esélyét, mint javítja.
Ugyancsak gyakori probléma a szakember szerint, hogy a leendő beszállítók úgy keresik meg őket, hogy annak sem néznek utána, mivel foglalkozik a potenciális vevőjelölt. "A szőnyegbombázás jelen esetben nem nyerő taktika, ha a bemutatkozó anyag nem illik a cég látókörébe, inkább ne is küldjék el."
Hibák a bemutatkozó anyagban
„Mindenképpen kerülendő a túl hosszú cégismertető vagy a marketing-ízű szövegezés, ami inkább a rovására megy az elvárt terméknek, vagy szolgáltatásnak" - emelte ki Bocsárdi László Attila, a Siemens Zrt. SCM főosztály stratégiai igazgatója. A szakember szerint, aki 2007 óta vezetőségi feladatot lát el az Magyar Logisztikai, Beszerzési és Készletezési Társaság tagozataként működő Beszerzési Vezetők Klubjában, fontos, hogy az alkalmazhatóság peremfeltételei érthetően legyenek megfogalmazva és életszerű példával magyarázzák el egy-egy komplex megoldás előnyeit.
Egyetért kollégájával Ádám László is, aki szerint a cégek leginkább reklámot közvetítenek feléjük, pedig nem erre lenne szükség. „A vállalati ügyfelet nem lehet személytelenül megszólítani, úgy mint a végfelhasználót. Inkább azt kellene leírniuk, hogy milyen portfólióval, milyen referenciákkal rendelkeznek, és hogy tapasztalatukkal, szolgáltatásukkal, termékükkel hogyan tudnak hozzájárulni a potenciális vevő sikereihez" - mutatott rá az SAP munkatársa.
A McDonald's szerint a leggyakoribb hiba, hogy olyat ígérnek a kiscégek, amit később nem képesek megtartani - közölte érdeklődésünkre Pap Zoltán, a Supply Chain osztály vezetője. Szerinte ez rendszerint oda vezethető vissza, hogy a jelentkező kiscégek nincsenek tisztában a saját képességeikkel, így azt tanácsolja, hogy csak olyat ígérjenek, amit teljesíteni is tudnak, nem csak egyszer, hanem minden nap, folyamatosan. Másrészről Pap Zoltán állítja, hogy szükség van egyfajta kihívás vállalására, „mivel ha valaki tisztában van a képességeivel és annak megfelelően vállal kihívást, akkor ezzel felveheti a versenyt akár a nagy cégekkel szemben is."
Ami alapján döntenek
A McDonald's-nál a sztenderd termékeikre meglévő beszállítói kört rendszeresen értékelik, hogy minőségben és árban mennyire versenyképesek a piacon. Az így kapott adatokat elemzik és ha valamelyik szállítóval bármilyen okból elégedetlenek (akár kiszolgálással, akár minőséggel, akár magával az üzleti kapcsolattal), akkor keresnek új beszállítót egy adott termékre. „Ennek kiválasztásánál elsősorban a termékminőséget és az árat nézzük. Amennyiben ez megfelelő akkor auditáljuk a céget mind pénzügyileg, mind minőségbiztosítás és élelmiszerbiztonság, mind pedig társadalmi felelősségvállalás tekintetében. Ha az így kapott összértékelés megfelel az elvárásoknak, akkor válhat valaki a McDonald's beszállítójává" - adott képet cégének válogatási szokásairól Pap Zoltán. Hasonló ajánlat esetében mindig a meglévő beszállítót preferálja a gyorsétteremlánc.
A Siemensnél a beszállítók kiválasztása a teljes bekerülési költség (TCO: Total Cost of Ownership) elve alapján történik. Akárcsak a McDonald's, ők is elsősorban olyan cégektől kérnek ajánlatot a felmerülő új igényekre, akik már minősített vagy stratégiai beszállítói cégcsoportnak. „Amennyiben az új igény kielégítésére nincs ismert beszállító, akkor beszerzőink piackutatást végeznek és szállítót keresnek több színtéren, például az interneten, a szakmai portálokon, a régiós beszállítói piacon, valamint a Siemens cégcsoport világszintű adatbázisaiban" - közölte Bocsárdi László Attila. A stratégiai igazgató elmondta, hogy az ajánlatok kiértékeléskor sokat nyom a latban a műszaki megoldások korszerűsége, TCO mutatója, az alacsony energiafelhasználás és környezeti terhelés, továbbá az ár-, érték-minőség- és határidő- arányok. Emellett a Siemens figyel a beszállító ISO minősítésére, jó hírnevére és megfelelő pénzügyi stabilitására. Komoly elvárás, hogy az ellátási lánc üzleti partnerei betartsák a Siemens által nyilvánosságra hozott "Beszállítói magatartási kódex"-ben foglaltakat. A cég számára az is előnyös, ha a szállító társadalmifelelősség-vállalási (CSR) nyilatkozatban kötelezi el magát a fenntartható fejlődés mellett.
Az SAP-nál azt emelték ki, hogy gyakran olyan kkv-k is megkeresik őket, akiknél az is kérdéses, hogy a technológiai fejlettségük megvan-e ahhoz, hogy a cég beszállítóivá váljanak. „Nagyon fontos a mi esetünkben, hogy az informatikai megoldások csatlakozni tudjanak a rendszerünkhöz, ha ez adott, akkor az is elképzelhető, hogy a drágább ajánlatot fogadjuk el" - közölte Ádám László. „Az ár csak egy lényeges része az ajánlatnak, mellette ugyanúgy nézzük a kockázatot és a minősítéseket is. A kiválasztás során - ha nem derül ki számunkra egyértelműen - ne féljünk rákérdezni, hogy mi a fontos az adott multicégnek." - adott egy jó tanácsot az SAP szakértője.
A szakember szerint mivel a multik jellemzően hosszú távú szerződéseket akarnak kötni, megeshet, hogy ki kell várni a megfelelő alkalmat. „Éppen ezért nem szabad elszomorodni egy elutasítás után, félévente, évente érdemes próbálkozni, hogy ott legyünk a jelentkezők között, amikor a lehetőség megadatik." Ádám László szerint az is segítheti a kkv-kat, ha nem mindig vetélytársnak, hanem partnernek tekintik a saját szektorukban dolgozó társaikat, mivel összefogva akár sokkal komplexebb ajánlatot is tehetnek a nagyvállalatnak.
Egy jó ötlettel akár régiós beszállítókká is válhatunk
Amennyiben egy nagyvállalat beszállítóivá szeretnénk válni, úgy nemcsak az fent említetteknek kell eleget tenni, könnyebb utat is választhatunk, mégpedig egy innovatív megoldással. Ezeket jellemzően szeretik a multik, az általunk megkérdezett cégek is több olyan esetről számoltak be, amikor egy ilyen megoldással nyerte el valaki a kegyeiket.
A Siemensnél például azzal kapott valaki „piros pontot", hogy az irodai dokumentumkezelés területén előzetes felmérés alapján, saját kezdeményezésben egy innovatív szoftvermegoldást javasolt. Ez költséghatékonyabb működést és célzott monitoring lehetőséget eredményezett, lényegében többletköltség-ráfordítás nélkül - emelte ki Bocsárdi László Attila. Egy másik példát is említett, amikor egyik üzleti partnerüknél kártyás fizetést igényeltek. Ennek hatására a tervezettnél korábban vezetett be egy minden ügyfele részére elérhető többletszolgáltatást (bankkártya leolvasó terminálokat helyezett működésbe), és ezzel erősítette ügyfélkörének elégedettségét.
A McDonald's három példát hozott fel az innovatív megoldásokra: „A Veszprémtej két olyan terméket is kifejlesztett kifejezetten nekünk, ami nagyon sikeres lett - meséli Pap Zoltán. A 2000-res évek elején panírozott Camambert sajttal állt elő, ami akkor teljesen új termék volt a piacon. Hasonló újdonság volt 2009-ben a szintén kifejezetten a számunkra kifejlesztett panírozott krémsajtjuk, ami az egyik legsikeresebb akciós termékünk volt tavaly.„
Van olyan példa is, amikor valaki egy innovatív ötletnek köszönhetően nemcsak Magyarországra, hanem az egész régióra beszállítóvá vált. A Piringer Kft, a McDonald's szívószál beszállítója, 2000 környékén elsőként váltott a piacon az "ömlesztettről' az előre csomagolt szívószálra. Ez annyira sikeres lett, hogy onnantól kezdve a körülöttünk lévő országok McDonald's-ai is folyamatosan álltak át erre, és azóta is tőlük veszik az előre csomagolt szívószálat.
A gyorsétteremlánc harmadik példája a Kisteleki Sajtgyártó Kft, akik megoldották azt, hogy a törékeny Feta típusú krémsajtot szeletes kiszerelésben lehessen csomagolni. Ehhez speciális csomagolást fejlesztettek ki, amitől a szeletes kivitelű sajt szétomlás nélkül, szeletekben belekerülhetett a szendvicsekbe. Ezt szintén nem csak Magyarországra, hanem a térség más McDonald's-aiba is exportálni tudták.
